Составление при увольнении акта приема-передачи дел, документов, материальных ценностей + образцы

Акт приема-передачи ТМЦ — что это

Акт приема-передачи материальных ценностей это подтверждение передачи товаров, документов на хранение или на бесплатное пользование. В это понятие может входить оформление и приём ТМЦ на склад за определенную оплату либо бесплатно. На сохранение могут передаваться не только товары, но и документальные дела от одного материально ответственного лица к другому. К примеру, от уволившегося к приступающему к обязанностям.

В зависимости от того, что является предметом передачи документ имеет разное наименование:

• акты приема-передачи ценностей для их сохранения за определенную плату;
• акты приема-передачи ценностей на бесплатное сохранение;
• акты приема-передачи продукции т.д.

Когда нужно документально оформлять ТМЦ

Оформление перемещения ТМЦ проводят при определенных моментах:

1. . ТМЦ передаются на временное хранение за определенную плату либо бесплатно. В качестве объекта передачи может выступать как товар, так и документация.
2. Передача ценностей для продажи либо переработки. Сторона, которая принимает материальные ценности от другой в виде товара либо продукции, выполняет определенные действия по заказу другой стороны. К примеру, продажа товара либо переработка сырья. В этом случае право собственности на переданные ТМЦ остаются за собственником. При этом в основном договоре необходимо прописать размер комиссии за продажу товара либо переработку сырья.
3. Переход права собственности при продаже. Этот вариант предполагает два исхода:а)Подписывается расходная накладная. В основном договоре необходимо указать что обязательства, положенные на поставщика указаны в расходной накладной.б) Акт приема-передачи является дополнительным к расходной накладной. Такая ситуация происходит, если поставщику необходимо указать две даты — дату вывоза товара со склада (используется расходная накладная) и дату передачи покупателю (акт приема-передачи).  Это скорее необходимость для плательщиков НДС.
4. Подтверждение перехода права собственности на основании заключения договора дарения. Акт приема-передачи используется согласно договору дарения.

Акт закрепляет все предварительные договоренности, своего рода он подтверждает условия, которые были оговорены во время заключения основного договора. После его составления за имущество, которое перечислено в нем отвечает принявшая его сторона.

В случае нанесения ущерба имуществу, которое после использования полностью или отчасти испортилось, данный документ будет служить основой для подачи искового заявления в судебную инстанцию, чтобы компенсировать убытки.

Если после окончания срока договоренностей всё имущество возвращается в том же состоянии, в котором было передано, стороны заключают новый документ, свидетельствующий о передаче имущества в руки его законного собственника.

Документ всегда заключается в момент, когда происходит передача имущества, о чем свидетельствует дата его заключения.

Документ наделен законной юридической силой и является дополнением к основному договору. В результате нарушения договоренностей и порчи имущества его собственник имеет право на законных основаниях подать иск в суд для возмещения ущерба.

Составляют акт материально ответственные физические и юридические лица. Если одной из сторон выступает юрлицо либо частный предприниматель, кроме подписи, документ должен будет заверен печаткой либо штампом.

Срок хранения документа зависит от длительности основного договора либо соответствует срокам хранения документов согласно внутренней политики организации, которая заключает акт.

Чем отличается документальное оформление ТМЦ для юридических и физических лиц

Документ составляется в двух экземплярах. Если акт заключается между физическими лицами, достаточно подписей с обеих сторон.

При заключении документа с юридическими лицами право подписи имеет либо руководитель организации, либо его уполномоченное лицо. Если акт подписывает уполномоченное лицо, при подписи у уполномоченного должна быть нотариально заверенная доверенность, копия которого прилагается к акту.

Документ заверяется не только подписями, но и печатями организации. При формировании акта между юридическими лицами делается соответствующая запись в журнале учета документации.

Как передаются дела?

Довольно редко осуществляется полноценная передача дел.

Инициатором данной процедуры выступает руководитель отдела или принимающая сторона (новый работник).

На практике встречаются случаи конфликтного расторжения договора, в связи с этим, увольняющийся специалист отказывается передавать дела.

В такой ситуации необходимо зафиксировать при помощи акта приема-передачи данный факт. Работник, принятый на вакантную должность, во избежание ответственности за чужие огрехи составляет в одностороннем порядке опись принятой документации.

Принимать дела преемником до выхода на работу рискованно, претендент на должность может не выйти на работу.

Осуществить передачу правильнее в день увольнения.

Ответственные специалисты разбивают этот процесс на этапы, осуществляют заранее, в течение нескольких дней.

Дела лучше передать не новому сотруднику, а начальнику отдела.

При увольнении главного бухгалтера правильнее осуществить передачу главе предприятия, ведь он отвечает за правильное ведение бухгалтерского учета.

Нужно ли составлять распоряжение?

Работодателем требуется передача дел и материальных ценностей другому специалисту, если это предусмотрено в их должностных инструкциях.

Должности, для которых требуется данная процедура:

• директор;
• главный бухгалтер;
• кадровый специалист — порядок приема-передачи дел кадровика;
• материально-ответственный сотрудник (кассир, заведующий).

Если сотрудник выполняет функции с высоким уровнем ответственности, его увольнение всегда сопровождается процедурой приема-передачи дел.

На уровне законодательства не разработаны нормативно-правовые акты, регулирующие процесс расторжения трудовых отношений. Иногда пункт об обязанности передачи дел записывается в трудовой контракт.

При уходе главного бухгалтера

Перед увольнением главному бухгалтеру необходимо выполнить передачу дел в соответствии с алгоритмом:

• составление приказа с обозначением сроков и конкретных действий бухгалтера и лица, принимающего дела;
• осуществление инвентаризации;
• встреча бухгалтера с преемником;
• составление акта передачи с подробным списком дел.

Успешное проведение инвентаризации позволяет приступать к следующему этапу передачи.

Если же выявлены недочеты, ошибки, то бухгалтеру необходимо привести дела в надлежащий вид.

Приказ о передаче дел главного бухгалтера состоит из нескольких блоков:

• регламентный: название предприятия, заголовок документа, его номер и дата, подпись директора организации;
• индивидуально-персонифицированный: фамилии и инициалы принимающей и передающей стороны, их должности;
• дополнительный (перечисление дел, сопутствующих передаче): срок передачи дел, осуществление актов сверок, инвентаризации, оформление запросов и описей документации.

Ознакомительную подпись ставит на приказе главный бухгалтер.

приказа о передаче дел и документов при увольнении главного бухгалтера – word.

О передаче материальных ценностей и инвентаризации при расторжении договора с МОЛ

В приказе должны присутствовать все необходимые блоки, аналогичные при увольнении бухгалтера. В дополнительной части прописывается факт приема-передачи товарно-материальных ценностей, составляется необходимый акт.

В приказе расписываются все сотрудники, упомянутые в нем.

Приказ служит основанием для осуществления ревизии, которая состоит из ряда мероприятий:

• переучет материальных ценностей, вверенных сотруднику;
• проверка состояния, износа объектов, определение их стоимости с учетом амортизации;
• составление акта передачи имущества новому специалисту.

Это важно знать: Увольнение совместителя по соглашению сторон

В акте необходимо сослаться на оформленные отчеты по инвентаризации обязательств и активов.

Мнение эксперта

Лебедев Сергей Федорович

Юрист-практик с 7-летним опытом. Специализация — гражданское право. Большой опыт в защите в суде.

Следует отметить, что осуществить передачу ценностей при увольнении материально ответственного лица можно только новому специалисту, который включен в перечень лиц, утвержденный руководителем организации.

Общий порядок увольнения материально ответственного лица

Если работник пожелал уволиться с материально ответственной должности, к такой процедуре применимы общие положения Трудового кодекса об увольнении. В частности, работник должен предупредить работодателя за две недели о своем намерении уйти. Хотя договором о материальной ответственности может быть прописана процедура увольнения такого работника, положения договора не могут усугублять положение работника, в сравнении с указанными в Кодексе, нормами.

Увольнение сотрудника должно происходить по общему порядку, указанному в ст. 84.1 ТК РФ. То есть, после подачи заявления, отработав положенное время, сотруднику в последний день его работы, должна быть выдана трудовая книжка и все расчетные денежные средства. Поэтому, затягивать процедуру передачи товарно-материальных ценностей от одного сотрудника к другому, не допускается. Если положена инвентаризация, то она не должна происходить более, указанных двух недель.

Закон запрещает задерживать увольнение работника и выдачу ему расчета. За это работодателю грозит как финансовая ответственность, также и административная, вплоть до приостановления деятельности фирмы. К содержанию

Проведение инвентаризации — обязательно или нет?

Когда инициатором увольнения становится работодатель, он может предварительно провести инвентаризацию, а после заговорить о разрыве трудовых отношений. Если же желание уволиться выразил сам сотрудник, то ситуация осложняется. Особенно остро вопрос инвентаризации стоит в организациях, где МОЛ заведует большим объемом ценностей. Не секрет, что процедура может затягиваться иногда не на один месяц. А ведь срок отработки закреплен законодательно и касается ответственных лиц в том числе:

• 14 дней — если был заключен несрочный трудовой договор;
• 3 дня — если работник был на испытательном сроке или работал по срочному договору.

В такой ситуации работодатель может задаться вопросом, а как же правильно поступить ему — уволить сотрудника без проведения инвентаризации или задержать его до момента окончания проверки? Тут нужно помнить сразу о ряде важных моментов:

• Увольнение без инвентаризации сотрудников, имеющих материальную ответственность, не допускается. Работодатель, получив заявление об увольнении, должен сразу же начать процедуру инвентаризации. При наличии замены все дела передаются ему, в противном случае — временно исполняющему обязанности. Порядок проведения передачи закреплен в Приказе Минфина № 119Н от 28 декабря 2001 года.
• Задерживать работника более установленного законодательством срока работодатель не имеет права — это прямое нарушение законодательства.

Отсюда получается спорная ситуация: как уволить сотрудника, если 14 дней отработки прошло, а инвентаризацию завершить на предприятии так и не успели?
Действовать можно двумя способами:

1. Подписать приказ об увольнении, а закончить инвентаризацию уже после. Если в ходе нее будет обнаружена недостача, то за возмещением придется обращаться в суд и, более того, доказывать вину бывшего сотрудника.
2. Попробовать договориться с работником забрать заявление и после окончания инвентаризации сразу же уволить его по соглашению сторон, не дожидаясь еще 14 дней. Причем заключить соглашение можно заранее, прописав, что увольнение произойдет непосредственно в день окончания инвентаризации. Мотивировать на такой шаг можно, предложив сотруднику выходное пособие или премию. Правда, на такой шаг вряд ли пойдет работник, знающий о наличии недостачи.

Инвентаризация инициируется составлением соответствующего приказа. В документе обязательно прописывается состав инвентаризационной комиссии (члены, председатель). Здесь же указывается, какие именно ценности должны подвергнуться инвентаризации. Результаты же фиксируются в отдельном акте.

К сожалению, выявление недостачи — не редкость. Если обнаружилась нехватка денег или ТМЦ, работодатель фиксирует ее в документах, а работник может обжаловать недостачу на любом этапе. Работодатель также обязательно требует объяснения от сотрудника, почему возникла недостача. Эти причины и обстоятельства фиксируются в акт вместе с размером ущерба.

Самое сложное в такой ситуации — взыскать денежные средства, если речь идет об очень крупной сумме. Хорошо, если работник сам согласится возместить ущерб. Если же от выплат он отказывается, то работодателю придется решать вопрос в судебном порядке.

Не всегда ущерб связан с потерей ценностей. Иногда стоимость вещи может снизиться из-за ухудшения состояния вследствие неправильной эксплуатации или хранения.

Примечательно, что МОЛ, проходящие испытательный срок, иногда отказываются нести ответственность за ущерб именно потому, что не являются полноценными работниками. Такая причина основанием для освобождения от возмещения не является. Если стороны заключили соглашение и новоиспеченный работник получил ТМЦ или иные формы ценностей под свою ответственность, то с момента оформления документов именно он и отвечает за них.

Рекомендации по оформлению акта

Акт приема-передачи документов (образец простой формы можно использовать в качестве примера) оформляют на фирменном бланке организации.

Документ можно сформировать на компьютере или заполнить от руки.

Акт составляют в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон.

На каждом экземпляре должны стоять подписи должностных лиц и членов специальной комиссии (если она создавалась).

Заверение печатью не требуется, но при желании это можно сделать.

В акте следует прописать полный перечень передаваемых дел (папок). При необходимости отдельным приложением можно составить подробную опись вложений в них. Необходимо правильно указывать наименование и количество имеющихся экземпляров документов.

Если осуществляется передача ценных документов – в акте указывают полные реквизиты организации и паспортные данные заинтересованных лиц. При передаче стандартной документации можно использовать простую форму акта.

Так как генеральный директор и главный бухгалтер являются материально ответственными лицами, перед передачей дел они обязаны провести инвентаризацию имущества и документов. Об этом сказано в п. 22 Методических указаний, утв. приказом Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н.

Процедура увольнения МОЛ

Помимо передачи товарно-материальных ценностей процедура расторжения договора с МОЛ практически ничем не отличается от прекращения трудовых отношений с другими лицам. Это связано с тем, что регулируются они одними и теми же статьями ТК РФ.

При увольнении МОЛ по собственному желанию примерная схема будет следующей:

1. Подача заявления сотрудником. Уведомления работодателя минимум за 2 недели до даты фактического прекращения договора обязательно. Этого времени обычно достаточно для передачи имущества. По согласованию сторон срок отработки может быть уменьшен.
2. Подготовка приказа и ознакомление с ним сотрудника. Обычно занимаются этим сотрудники отдела кадров. Для составления приказа может использоваться как стандартная, так и свободная форма.
3. Передача ценностей. Она происходит другому МОЛ или новому сотруднику в зависимости от ситуации. Дополнительно сотруднику при необходимости нужно передать и текущие дела.
4. Выдача расчета. Сотруднику должны выплатить всю положенную зарплату, компенсации за неотгулянные дни отпуска и другие суммы, установленные законом. Расчет должен произойти непозднее дня увольнения.
5. Выдача документов. Сотруднику выдают заполненную трудовую книжку, справки о доходах и другие положенные по закону и договору документы.

Аналогично происходит увольнение МОЛ по соглашению сторон. Но в этом случае заявление сотрудника не требуется, а заключается письменное соглашение.

Сроки увольнения в этом случае полностью согласовываются работодателем и сотрудником. Дополнительно при увольнении по соглашению сторон работнику могут быть выделены дополнительные компенсации, сверх установленных договором и законом.

Передача материальных ценностей при увольнении — важная процедура, которая должна быть проведена правильно. Для обеих сторон трудовых отношений выгоднее сразу правильно оформить все документы.

Вправе ли работник передать дела?

В первую очередь требуется понимать, какие цели преследует рассматриваемый процесс. Под последними понимается постановка в известность заинтересованных лиц о состоянии дел к моменту расторжения трудового договора. Это своего рода отчет о проделанной работе и рекомендации преемнику. С помощью подобных советов гражданин, занявший должность, сможет быстрее освоиться, познакомиться со своим функционалом и продолжить начинания.

Комментарий специалиста

Каменский Юрий

Юрист

Сотрудник, разрывающий трудовые отношения с нанимателем и являющийся одним из руководителей обязан передать приемнику правовую, документальную и материальную базу предприятия. Обязанность отчета и ознакомления лиц, принимающих функционал на себя, необязательна согласно Трудовому кодексу РФ. Однако при наличии соответствующего положения в трудовом договоре игнорирование соответствующих действий расценивается как проступок. Чаще всего руководство организации указывает в соглашении с работником необходимость передачи дел при оставлении должности. Вместе с тем данный пункт относится к стороне, покидающей компанию, а соответственно при невыполнении требования привлечь человека к дисциплинарной ответственности вряд ли получится.

Порядок увольнения сотрудника

Действующее законодательство не содержит четкого регулирования процесса передачи сведений о проделанной работе и задачах, необходимых к решению, при расторжении трудовых отношений. Как правило, данное действие касается лиц, несущих материальную или имущественную ответственность. В процессе ознакомления коллег последние смогут понять, в каком состоянии находятся дела.

Увольнение из организации связано с необходимостью четкого последовательного соблюдения этапов. К таковым относятся:

1. Формирование заявления о расторжении договора.
2. Издание приказа предприятия об осуществлении инвентаризации дел, материальных ценностей, выданных работнику.
3. Проведение инвентаризации.
4. Сравнение данных по итогам проверки.
5. Передача дел новому сотруднику.
6. Подписание акта, свидетельствующего о согласии с приемом.
7. Расчет с сотрудником, выдача ему трудовой книжки.

В некоторых организациях для удобства составляются шаблонные планы передачи информации о проделанной работе. Они формируются в виде перечня. Информация вписывается в зависимости от занимаемой должности и функционала увольняющегося.

Требуется ли разрабатывать внутреннее положение?

Принятие указанного документа рекомендовано для организаций. Несмотря на формальность процесса на крупных предприятиях работает много лиц, ответственных за важные документы или имущество. На практике выделяется пять должностей, которые требуют обязательного распоряжения о передаче дел. В данный список попадают:

1. Директор. Указанная должность предполагает больше всего обязательств. Широкая сфера ответственности обуславливает формирование четкого перечня дел, передаваемых последователю. Преемник должен ознакомиться и получить печати, документацию, контракты, лицензии и т. д.;
2. Главный бухгалтер. Считается основным материально ответственным на предприятии лицом. Регламент предполагает обязанность сохранения гражданином всей отчетности организации, а также должное ведение регистров. Необходимость формальной передачи дел при увольнении главного бухгалтера установлена ч. 4 ст. 29 ФЗ от 06.12.11 №402;
3. Сотрудник кадровой службы. В его ведении находятся дела штатных единиц компании. Кадровая документация принимается через опись и составление соответствующего акта;
4. Начальник отдела;
5. Рядовой работник с функционалом, предполагающим наличие материальной ответственности (кассиры, кладовщики и пр.).

Приказ о приеме-передаче документов и основных средств должен оформляться до даты, совпадающей с последним днем сотрудника в организации. После разрыва трудовых отношений бывший работник не обязан выполнять распоряжения руководства компании и посещать прежнее место занятости.

Стандартная форма приказа содержит следующие сведения:

• дату составления;
• место формирования;
• причины, по которым издается акт;
• данные ответственных лиц;
• визу и печать.

Как составить акт приема-передачи материальных ценностей работнику

При оформлении этого документа нет необходимости придерживаться каких-то особых требований. Здесь рекомендуется придерживаться общепринятых правил составления документации подобного рода.

Сегодня компаниям дозволено самостоятельно разрабатывать фирменные бланки. Хотя многие используют унифицированную форму ОП-18.

Этот знакомый всем бланк уже имеет все необходимые графы, которые достаточно заполнить соответствующей информацией.

Сведения можно вносить от руки

Но здесь необходимо обращать особое внимание на разборчивый почерк

Мнение эксперта

Семенов Александр Владимирович

Консультант в области права с 10-летним опытом. Специализируется в области гражданского права. Член коллегии адвокатов.

Вся информация должна быть не просто достоверной, но и внятной. Необходимо постараться избегать размытых формулировок, но и важные подробности упущены быть не должны.

Многие компании выбирают печатный вариант оформления. Но при этом все подписи ответственных лиц должны быть «живыми».

После оформления документа он направляется в бухгалтерский отдел. Здесь он должен храниться минимум пять лет. Хотя разрешается, чтобы этот срок был увеличен внутренними правилами организации.

Содержание акта

Верхняя часть документа должна иметь так называемую «шапку». Здесь, как и в других официальных документах, пишется его название и суть составления. Также нужно указать дату и место оформления. Далее идет основная часть, которая должна содержать всю важную и подробную информацию.

Она состоит из таких пунктов:

Прописывается наименование организации, которая здесь выступает в качестве работодателя.
Указываются данные руководителя компании. Нелишним будет отметить, какой именно документ дает право ему занимать эту должность.
Дата и город, в котором составлялся документ.
Должность, ФИО и другие паспортные данные работника, который передает ценности.
Аналогичная информация о сотруднике, который эти ТМЦ принимает. Можно указать не только занимаемую должность, но и место регистрации.
Следует упомянуть о документе, на основании которой происходит передача. К примеру, это может быть трудовой договор с принимающим работником. Здесь может указываться, что на него возлагается ответственность за данные ценности. Также это может быть приказ, дополнение к договору и другая документация.
Далее перечисляются ТМЦ, у которых меняется ответственное лицо. Здесь указывается инвентаризационный номер, название, стоимость, количество. Чтобы не упустить важные характеристики, данный раздел рекомендуется заполнять при помощи таблицы. Именно так информация считается более удобной для восприятия. И при необходимости можно быстро найти всю необходимую информацию о конкретных ценностях. Большую часть таблицы будут занимать цифровые значения

Их правильному внесению необходимо уделить особое внимание.
Под таблицей нужно оставить информацию о том, что представители обеих сторон проверили правильность составления документа. При этом у них не возникло никаких споров и разногласий

По сути, этим пунктом участники данной сделки подтверждают, что одна сторона передала, а другая приняла все указанные материальные ценности.
Обычно здесь участие принимают два сотрудника: один передает, другой принимает имущество. Каждая сторона должна получить на руки юридически значимую копию акта. Соответственно, документ оформляется в двух экземплярах.

Немаловажное внимание стоит уделить завершающему этапу оформления документа. Здесь проставляются автографы всех ответственных лиц

По сути, один работник, подписывая документ, подтверждает, что снимает с себя ответственность за материальные ценности. Автограф второго сотрудника говорит о том, что он согласен со всей указанной информацией, и принимает на себя материальную ответственность за указанное имущество.

Подписи с расшифровками проставляются исключительно после того, как оба работника тщательно осмотрят передаваемые материальные ценности.

Согласно установленному порядку в случае увольнения материально ответственного лица проводится инвентаризация, после которой все активы передаются преемнику. Для выполнения этих операций руководитель компании издает соответствующий приказ. О том, как правильно подготовить данный документ, подробно написано в настоящей статье.