Как оформить, хранить и уничтожить личное дело сотрудника

Способ подачи заявления

В зависимости от конкретной ситуации, существует несколько способов подачи заявления. Некоторые из них представлены в таблице ниже:

Способ подачи заявления
Описание
Личное обращение
Вы можете прийти лично в нужный орган или учреждение и подать заявление на месте. Этот способ позволяет вам получить мгновенный ответ и возможность задать уточняющие вопросы.
Почтовая отправка
Вы можете отправить свое заявление почтой

В этом случае важно убедиться в правильности заполнения всех данных и использовать надежное упаковочное материалы для безопасности отправления.
Электронная подача
Современные технологии позволяют подать заявление онлайн. Для этого вам необходимо заполнить специальную форму на официальном сайте органа или учреждения

Такой способ удобен, быстр и позволяет сэкономить время.

Необходимо учитывать, что в зависимости от конкретной ситуации и требований органа или учреждения, могут быть дополнительные способы подачи заявления

Важно ознакомиться с правилами и инструкциями, чтобы быть уверенным в правильности выбранного способа

Пример:

Помните, что правильный выбор способа подачи заявления может существенно повлиять на результат вашего дела и скорость его рассмотрения. Будьте внимательны и следуйте указаниям органа или учреждения!

Что должно лежать в личном деле сотрудника, кроме персональных сведений

Количество документов, касающихся трудовой деятельности персонала, неограниченно и может составлять несколько десятков листов. Для быстрого получения сведений в состав личного дела работника в 2017 г. можно включить личную карточку (Т-2 для коммерческих предприятий) или личный листок по учету кадров.

Форма Т-2 установлена Госкомстатом, но предприятиям предоставлено право самостоятельной разработки документа. По унифицированному формату карточка содержит все сведения, необходимые для полного ознакомления с квалификацией, трудовой деятельностью персонала. Основанием для заполнения граф служит личное дело сотрудника и документы в нем. Со слов записывается только состав семьи.

При приеме на работу указываются паспортные данные, номера ИНН и СНИЛС, сведения о квалификации и образовании, дополнительная информация. Правильность содержимого заверяется подписью работника. В процессе трудового периода карточку формируют на основании того, что входит в личное дело сотрудника – приказы, копии аттестационных свидетельств, справки.

Для контроля за поступлением, выдачей и возвратом личных дел заводится журнал учета. Перемещения сопровождаются обязательной проверкой по описи того, из чего состоит личное дело сотрудника.

Здравствуйте! В этой статье расскажем о таком понятии, как личное дело сотрудника.

Сегодня вы узнаете:

1. Что называют личным делом и в каких случаях его стоит вести;
2. Какие документы должны содержаться в нем;
3. Сколько и как хранить дела.

Не все категории работодателей обязаны вести личные дела своих работников. Но для эффективности управления коллективом, формировать их целесообразно. Как это делать правильно, обсудим сегодня.

Что такое лист ознакомления с локальными нормативными актами

Сведения о том, что сотрудник компании прочел тот или иной нормативный акт вносятся в специальный лист ознакомления.

Этот документ является очень важным, поскольку, в случае, если какие-либо разногласия и конфликты дойдут до трудовой инспекции или суда, он может стать доказательством правоты, причем как со стороны работодателя, так и со стороны подчиненного (в зависимости от того, как развивались события).

Именно поэтому подписи в лист ознакомления следует собирать тщательно и скрупулезно. Недопустимо пропускать кого-либо из работников предприятия, а тем более подделывать их автографы. Если кто-либо из сотрудников по какой-то причине не подписал лист ознакомления с нормативным актом (например, по причине болезни, отпуска или командировки), надо дождаться его возвращения и взять подпись.

Ведение

В основе составления перечня личного дела лежит принцип хронологии, и в соответствии с ним все бумаги должны подшиваться в дело по мере их появления или поступления. После увольнения сотрудников все их личные дела закрываются в соответствии с требованиями правил делопроизводства и переносятся в архив. Дела сотрудников, пребывавших на государственной службе, в течение 10-ти лет находятся на хранении в отделе кадров. Связано это с тем, что при переводе такого работника на новое место службы дело перемещается вместе с ним. Личные дела остальных сотрудников передаются в архив по истечении 3-летнего срока после даты их завершения.

Документы, находящиеся в составе дела, считаются важными, на них необходимо составлять внутренний перечень (опись) по установленной форме, а их нумерация производится отдельно. Перед отправкой дела в архив на хранение, количество его листов отражается в приложенном заверительном листе.

На каждого работника личное дело ведется как самостоятельный пакет документов. Только в условиях хранения позволяется несколько отдельных папок с личными делами сшивать в сгруппированный наряд под одним титульным листом. При этом внутренняя опись документов должна содержать перечень всех личных дел, находящихся в наряде, с указанием ФИО и номерами листов каждого пакета документов.

В большинстве случаев сформированные дела имеют существенные размеры, и гораздо удобнее каждое из них хранить как отдельную единицу, а не сшивать в толстые и неудобные пачки. При этом на каждого работника ведется самостоятельное личное дело, что определено нормативными актами.

Образец составления описи документов личного дела

В заголовке указывается наименование описи и данные сотрудника, документы личного дела которого описываются. Здесь же содержится название компании-работодателя.

Далее оформляют в таблицу список документов описи:

• номер документа по порядку,
• затем его индекс (или номер по внутреннему документообороту предприятия),
• дата составления и подписания,
• заголовок, т.е. название документа (здесь же пишется подлинник это или копия),
• номера листов,
• примечания, в которых обычно указывается состояние документа, даты и причины его изымания и возврата и т.п. информация.

Под таблицей прописью указывается количество документов в личном деле.

В завершение опись удостоверяется личной подписью ответственного за содержание и хранение личных дел работника (с указанием его должности и расшифровкой автографа).

Уведомление об ознакомлении с личным делом

В этом случае в бланке ставится подпись всего персонала организации, в перечне указаны классифицированные по категориям все нормативные акты.

Все записи, производимые в документах в процессе ведения личного дела, производятся от руки перьевой или шариковой ручкой черного, синего или фиолетового цвета, разборчиво и без исправлений. В необходимых случаях эти записи заверяются подписью уполномоченного должностного лица службы управления персоналом и печатью предприятия или службы управления персоналом.

Формирование документации Вне зависимости от того, в государственной или частной компании оформляется дело сотрудника, необходимо правильно оформить этот важный документ.

Для удобства из дела можно делать выписки, а страницы копировать или фотографировать. Данные мероприятия законом не запрещены, тем не менее, о том, что сторона собирается делать в процессе ознакомления с делом, необходимо поставить в известность суд.

Особенности составления

Во всех сферах, как коммерческих, так и бюджетных личные дела ведутся на всех без исключения работников. В некоторых случаях, в организации предусмотрено выборочное ведение ЛД. То есть, на определенных сотрудников. Например, только на ответственных материально либо на руководителей подразделений.

Оформляют, ведут и хранят документацию работники кадрового отдела. Эту ответственность за ними закрепляет руководитель соответствующим приказом.

Обязательным к утверждению является список сотрудников, которым разрешен доступ к ЛД. Такие служащие правомочны знакомиться с содержанием документа, получать дело на руки, с целью выполнения каких-либо работ.

Изменения в личных делах фиксируются по мере их возникновения. Для этого не нужно ждать приказа руководства, как для остальных внутренних документов. Так как личное дело представляет собой некое «хранилище» хронологической информации, все изменения прикладываются в обычном порядке, но с занесением в опись.

ЛД начинают формировать после приема человека на работу. Первыми документами, вкладываемыми в папку, являются личные сведения – анкетные. После создания документа, папка должна быть прошита и зарегистрирована.

Неотъемлемой частью папки является заверяющий лист. Его создают отдельно. А необходим лист для нумерации документации, входящей в состав дела. На листе-заверителе фиксируется состояние страниц, прописываются особенности по заполнению отдельных листов.

Комплектация досье

Личное дело – это папка, содержащая основную информацию о человеке.

Формирование личных дел обязательно для госслужащих. Такое решение было принято президентом в 2005 году, о чем свидетельствует Указ № 609 . Другие организации или предприятия не подчиняются данному указу и могут заниматься формированием личных дел гражданина по своему усмотрению. Такая форма хранения информации о людях очень удобна и практикуется даже индивидуальными предпринимателями.

Обычно ведением досье занимается ОК (отдел кадров) или бухгалтерия. В организации должен быть утвержден порядок формирования дела, который определяет:

1. На кого заводится дело.
2. Какие экземпляры важных бумаг должны быть в папке.
3. Где хранится картотека.
4. Как долго должны храниться личные дела.

Как оформить личное дело

Важная информация заносится в личное дело во время всего периода работы сотрудника.

Одинаковым для всех должен быть титульный лист. То, как его оформить, зависит от шаблона, выбранного для конкретного предприятия или ИП.

За образец можно взять любую форму, например ГОСТ 17914–72 . На титульной странице указываем:

• порядковый номер личного дела работника;
• название организации или ИП, где ведется личное дело;
• Ф.И.О. сотрудника в именительном падеже (Иванов Иван Иванович);
• дату рождения;
• дату принятия на работу и дату увольнения;
• срок хранения дела.

Все документы складываются в хронологической последовательности, и каждой странице присваивается номер.

Начинается любое дело с даты оформления сотрудника в организацию или муниципальное учреждение. Этой датой является информация, указанная в заявлении работника. Последней датой считается срок увольнения человека или перевода его в другое место. Тогда личное дело может быть передано на новое рабочее место с соответствующей пометкой о дате передаче и Ф.И.О. сотрудника, который эту папку принял.

Неотъемлемой частью любого личного дела является опись-лист, в которую заносится информация обо всех документах, содержащихся в досье. Вносить изменения в личное дело имеет право только сотрудник отдела кадра, которому доверено формирование и ведение личных дел работников.

Неотъемлемой частью любого личного дела является опись-лист, в которую заносится информация обо всех документах, содержащихся в досье.

Кто и как должен ознакомлять

Как правило, с ДИ вновь принимаемых работников ознакомляет сотрудник кадровой службы. Ознакомление уже работающих сотрудников в случае обновления документа осуществляет руководитель соответствующего структурного подразделения или работник канцелярии — в зависимости от заведенного порядка.

Для этого сотрудники приглашаются в канцелярию или иное подразделение, читают инструкцию (получают на руки ее копию) и ставят свою подпись:

• в журнале ознакомления с ДИ;
• или на листе ознакомления с конкретной должностной инструкцией (как правило, он прилагается к инструкции);
• или на листе ознакомления с ЛНА, являющемся приложением к трудовому договору (этот способ подходит для ознакомления вновь принятых работников).

Законом какой-либо конкретный способ не оговорен. Работодатель может использовать любой с учетом специфики организации делопроизводства.

В случае с обновленными инструкциями время, в течение которого работник должен быть ознакомлен с новой ДИ, определяется распоряжением руководителя организации.

Пакет документов для личного дела

Что же должно быть в личной папке работника? Наполнение папки зависит от того, чем занимается сотрудник и какая информация будет важной руководству или другим лицам. Перечислим лишь стандартный набор файлов, которые обычно встречаются в досье:

Перечислим лишь стандартный набор файлов, которые обычно встречаются в досье:

1. Титульный лист.
2. Приказ и заявление о приеме сотрудника на рабочее место.
3. Один экземпляр .
4. о материальной ответственности (при необходимости).
5. Копии паспорта и свидетельства о заключении или расторжении брака (при наличии).
6. Копия диплома или другого документа об образовании сотрудника.
7. Автобиография (на усмотрение работодателя).
8. Характеристика или рекомендации (если были предоставлены).
9. Копии приказов или выписок о повышении сотрудника или переводе на другую должность.
10. Документы о подтверждении квалификации, участии в разработках (если имеют место).
11. Информация о премии или взыскании (если имеются).
12. Заявление и приказ об увольнении сотрудника, если наступил такой момент.
13. Приказ о выходе на пенсию, если человек доработал до этого срока.

Личное дело государственного служащего

Процесс ознакомления с делом не сложный, но для этого необходимо написать соответствующее заявление, в котором указывается временной отрезок, в течение которого стороне будет предоставлено дело для ознакомления.
Отдел кадров коммерческой организации», 2010, N 4 Вопрос: Можно ли работнику предоставить на ознакомление его личное дело? Ответ: На практике основная часть персональных данных работника хранится в его личном деле у работодателя. В соответствии с Законом N 152-ФЗ работник как субъект персональных данных обладает определенными правами на защиту своих персональных данных, имеющихся у работодателя. Статья 89 ТК РФ конкретизирует такие права работника. В частности, работник имеет право на полную информацию о его персональных данных и обработке этих данных и свободный бесплатный доступ к своим данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей персональные данные работника, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом. На основании п. 3 ст.

Выделено место под графу подписей, которая подтверждает факт ознакомления. Обязательно проставляется отметка, удостоверяющая заверение документа руководителем подразделения. Стоит понимать, что законодатель никак не регламентировал, в какой конкретно форме должно проходить знакомство с документооборотом компании. Образец заполнения журнала Ответственный работник после записи информации о новом деле ставит свою подпись. Бланк журнала учёта здесь.

Как оформить документ

Лист ознакомления можно писать на простом листе А4 формата или на фирменном бланке предприятия – это роли не играет, как и то, от руки он будет составлен или на компьютере.

Важно, чтобы документ содержал оригинальные подписи тех сотрудников предприятия, кого он касается. Заверять бланк печатью организации не обязательно, поскольку начиная с 2016 года юридические лица имеют право не использовать для удостоверения своих бумаг штемпельные изделия (если только иное не прописано в учредительной документации фирмы)

Заверять бланк печатью организации не обязательно, поскольку начиная с 2016 года юридические лица имеют право не использовать для удостоверения своих бумаг штемпельные изделия (если только иное не прописано в учредительной документации фирмы).

После создания лист надо завизировать в журнале учета внутренних документов.

Документы в составе

Основные документы, которые должны входить в состав личного дела сотрудника:

• заявление о приеме на работу;
• документ, подтверждающий трудовые взаимоотношения между работником и предприятием (контракт, договор);
• листок учета кадров с дополнением;
• автобиографические сведения о сотруднике;
• дипломы, аттестаты, свидетельства и другие документы, подтверждающие образовательный уровень, а также различные сведения о повышении квалификации;
• приказы, протоколы, заключения конкурсных комиссий и результаты тестирований, либо другие документы, подтверждающие занимаемую должность;
• письма-рекомендации, характеристики, ходатайства;
• должностная инструкция;
• данные паспорта, свидетельство о браке (копии);
• копии приказов или выписок, представления, свидетельствующие о переводе на другие должности;
• документы, подтверждающие поощрения, награждения, благодарности, взыскания;
• документы, подтверждающие сведения о доходах, имуществе сотрудника (касается муниципальных и государственных служащих);
• прочие невостребованные документы (дипломы, свидетельства, трудовые и медкнижки и пр.);
• заявления об увольнении, переводе, в виде копий или выписок;
• иные документы, предусмотренные законодательством.

Сохранность персональных данных

Для достижения сохранность необходимо применить ряд мер:

• Лица, получившие официальный доступ к персональным данным сотрудников должны следить за их сохранностью и не допускать к ним третьих лиц. Чтобы систематизировать дела, можно выстроить их по алфавиту, либо по номерам, или по структурным подразделениям
• Также в целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у работодателя, сотрудники имеют право: на полную информацию об их персональных данных и обработке этих данных; свободный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи,

При отказе работодателя исключить или исправить персональные данные работника он имеет право заявить в письменной форме работодателю о своем несогласии с соответствующим обоснованием такого несогласия. Персональные данные могут быть переданы третьим лицам только с письменного согласия работника. Исключением является передача этих данных посторонним лицам в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в других случаях, предусмотренных федеральными законами.

Что должно быть в личном деле работника: образец

2. Трудовой договор

В личном деле необходимо наличие копии трудового договора, который заключен между работником и работодателем. Данная копия должна содержать все условия трудового договора, включая сроки, зарплату, должностные обязанности и другие условия труда.

3. Приказы о приеме и увольнении

Необходимо включить в личное дело работника приказы о его приеме на работу и увольнении. В таких приказах должны быть указаны дата начала и окончания работы, причины увольнения и другие детали.

5. Заявления и справки

В личном деле могут быть представлены различные заявления и справки, поданные или полученные работником во время его работы. Например, это могут быть заявления об отпуске, больничные листы, а также справки о доходах и стаже работы.

6. Свидетельства и награды

Если работник получал какие-либо свидетельства или награды за свою работу, то они также должны быть включены в личное дело. Это может быть свидетельство о прохождении служебных командировок, благодарственные письма от клиентов или награды за достижения в работе.

8. Личное фото

Вне зависимости от формата электронной системы хранения, принято включать в личное дело фотографию работника. Она используется для идентификации сотрудника и визуализации его личной информации.

9. Дополнительные документы

Образец личного дела работника представлен выше. Каждая организация может изменять список документов в зависимости от своих потребностей и требований закона.

Что должно быть в личном деле сотрудника

Состав личного дела не регламентируется на уровне нормативных актов. Строго утвержден он только для гос. служащих. Любая организация может воспользоваться утвержденным списком и решить, какую документацию включать в дела своих сотрудников, а какую нет.

Список таков:

• Ксерокопия паспорта (чаще всего первая страница, семейное положение и место регистрации);
• Ксерокопия диплома, документа о повышении квалификации и так далее;
• Ксерокопия СНИЛС;
• Если работник военнообязанный – копия подтверждающего это документа;
• Ксерокопия ;
• Документация о прохождении профосмотра и медосмотра (если это предусмотрено деятельностью компании);
• Справка о том, есть у гражданина судимость, либо отсутствии таковой (если это предусмотрено законодательством);
• Заявление о приеме на работу, написанное сотрудником лично;
• Автобиография;
• Экземпляр ;
• Ксерокопия трудовой книжки;
• Материалы об аттестации (если проводилась);
• Фотографии работника, которые периодически обновляются;
• Опись личного дела.

Этот список может изменяться, дополняться, в зависимости от того, какую деятельность компания ведет и какую кадровую политику осуществляет.

Помимо этого, все документы нужно расположить в деле в порядке хронологии: самые первые те, что были вложены во время приема человека на работу, затем те, что появились во время его деятельности.

Заполнение формы

Утвержденной законодательно формы листа ознакомления с ДИ не существует. На нашем сайте имеются бланк и образец листа ознакомления с должностной инструкцией, которые можно скачать и использовать для своих нужд.

Структура листа ознакомления, как правило, включает в себя:

1. «шапку», в которой указано название организации, название должностной инструкции и ее номер и, если лист ознакомления является приложением к трудовому договору, реквизиты самого трудового договора;
2. ФИО, должность, структурное подразделение работника;
3. дата доведения должностной инструкции до сведения работника (проставляется самим работником при ознакомлении). Также возможно собственноручное проставление надписи «ознакомлен»;
4. подпись работника.

Внутренняя опись документов дела

Ситуация: когда нужно составить внутреннюю опись документов личного дела?

Внутреннюю опись документов сразу вложите в дело и заполняйте ее по мере поступления в него документов. Перед сдачей дела на архивное хранение на описи сделайте итоговую запись, в которой укажите, сколько всего документов находится в деле и из скольких листов оно состоит. Подтверждают такой порядок положения пунктов 4.30 и 4.21 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

Внутренняя опись содержит сведения о порядковых номерах документов, их индексах, наименовании и количестве листов дела. При этом сами листы внутренней описи пронумеруйте отдельно.

Документы в личном деле располагаются в хронологическом порядке (п. 4.20 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526). Поэтому вначале во внутреннюю опись внесите документы, которые были приняты или оформлены при приеме на работу данного сотрудника, и далее — в хронологическом порядке их поступления в кадровую службу. Подписать внутреннюю опись должен сотрудник, ответственный за ее составление.

Для чего необходимы личные дела

В процессе трудодеятельности регулярно появляются различного рода решения, касающиеся управления персоналом. И всю информацию о работнике берут из его личного дела. Следовательно, подшивки со сведениями необходимы для руководства в первую очередь. Чтобы планомерно и эффективно управлять штатом. Ведь руководители предприятий должны иметь полное представление о том, какие люди трудятся в организации, каковы их заслуги, проблемы с болезнями и т. д.

Кроме этого, часто бывают ситуации, когда на конкретного служащего поступает запрос из государственных служб. Личное дело в таких ситуациях позволяет оперативно отреагировать и выдать требуемую информацию.

Личные дела создаются также с целью систематизирования сведений и поддержания порядка на предприятиях.

Преимущества ведения личного дела

• Наличие личного дела упрощает доступ к необходимой информации о работниках
• помогает систематизировать все данные об их трудовой деятельности.

Дело представляет собой сформированную папку, совокупность документов, относящихся к одному сотруднику и всех его личных данных.
Поскольку порядок формирования дела никак не регламентирован Законом, то кадровой службе необходимо разработать внутренне положение организации о ведении личных дел. В нем можно отразить ряд вопросов:

• Состав.
• Порядок их формирования и ведения.
• Перечень сотрудников, для которых необходимо вести такой учет.
• Режим хранения.
• Оговорить круг лиц, имеющих к ним доступ.
• Сроки передачи в архив.

Документы, находящиеся в папке сотрудника можно разделить на три группы:

Как сформировать документ

Унифицированные формы первичных кадровых и бухгалтерских документов с 2013 года отменены (за некоторым исключением), поэтому лист об ознакомлении с локальными нормативными актами может составляться работниками организации в произвольном виде или по внутреннему шаблону.

Единственное, что при формировании бланка необходимо соблюдать определенную структуру и правила русского языка.

В «шапке» листа следует обозначить:

• название предприятия;
• наименование документа;
• номер, дату и суть нормативного акта, о прочтении которого расписывается работник.

Далее рекомендуется сделать таблицу, в которую нужно внести:

• порядковый номер сотрудника;
• фамилию-имя-отчество сотрудника;
• должность;
• дату ознакомления с актом;
• подпись.

При необходимости сюда можно добавить и другие столбцы (к примеру, о структурном подразделении, в котором трудится работник или каких-то примечаниях).

Если сотрудников, которых касается нормативный акт много, то для их подписей может потребоваться несколько листов. Все их нужно скрепить (можно при помощи степлера, но лучше суровой нитью) и пронумеровать.

Хранение личных дел

Личные дела работающих сотрудников храните в отделе кадров. Дела уволившихся сотрудников передайте на хранение в архив. Документы личного дела подшейте на четыре прокола в твердую обложку из картона (скоросшиватель) или переплетите таким образом, чтобы можно было прочитать текст всех документов, в том числе даты, визы и резолюции. Перед тем как подшить (переплести), удалите скрепки со всех документов. Такой порядок следует из пункта 4.21 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

В начало дела подшейте бланки форм для внутренней описи документов дела, а в конец — бланки листов-заверителей дела (п. 4.21 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526).

Срок хранения личных дел, созданных до 2003 года, составляет 75 лет. А личные дела, созданные начиная с 2003 года, хранят 50 лет. Таковы требования статьи 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ.

Зачем ознакомлять

Законом на работодателя возложена обязанность ознакомлять как вновь трудоустроенных, так и уже работающих сотрудников с локальными нормативными актами (ЛНА), напрямую касающимися их деятельности и трудовой функции в данной организации (статьи 22, 68 ТК РФ).

Так, работники должны быть ознакомлены:

• с ПВТР и Коллективным договором;
• с правилами внутриобъектового режима и пропускного режима, если они существуют на конкретном предприятии;
• с положением о службе/отделе и должностной инструкцией;
• с издаваемыми в их отношении приказами по личному составу и ЛНА и т.п.

Если подпись работника об ознакомлении отсутствует, к примеру, на приказе о назначении ответственным за пожарную безопасность в подразделении или в должностной инструкции, то наказать его за неисполнение каких-то их пунктов будет невозможно. То же касается и других ЛНА.

Порядок ведения дел

Этот процесс включает в себя:

• Внесение записей в соответствующих разделах;
• Процедуру изъятия документации, которая стала неактуальной либо в ней больше нет надобности;
• Проверку личных делна сохранность документации;
• в составе личного дела.

Если у работника меняются персональные данные, обычно они сообщают об этом в кадровую службу. Лучше, конечно, делать это письменно. После того как сотрудник отдела кадров вносит в дело соответствующую запись, подлинный документ возвращают работнику. При необходимости нужно снять копию с документа и вложить ее в дело.

Все записи вносятся только основываясь на подлинниках документации либо на копиях, удостоверенных нотариусом. Записи вносятся от руки черными, синими или фиолетовыми чернилами, аккуратно, не допуская помарок и исправлений. Если нужно, записи заверяют, используя печать организации и подпись работника отдела кадров.

Все листы, которые подшиты в деле, нумеруют. А нумерацию отражают во внутренней описи. Такую опись составляют, чтобы учитывать документы, которые хранятся более чем 10 лет.

Сроки хранения личных дел

Так как личные дела сотрудников содержат конфиденциальную информацию в виде персональных данных сотрудников, то личные дела должны храниться в сейфах или специальном шкафу, которые должны запираться на ключ. Доступ к такой информации могут иметь только сотрудники, которые уполномочены на это. Такие сотрудники утверждаются приказом организации или индивидуального предпринимателя за подписью директора. Если какой-то сотрудник уволился, то его личное дело может храниться в организации в течение 3 лет после этого. По истечении этого периода, его личное дело передается в архив и хранится там. Все личные дела, которые не используются в работе, хранятся в архиве. Если личное дело сформировано после 2003 года, то срок его хранения составляет 50 лет, а если раньше 2003 года, то 75 лет, а личные дела руководящих сотрудников хранятся бессрочно. Срок хранения начинает отсчитываться с момента передачи дела в архив. Если в личное дело входят документы с разными сроками хранения, то все личное дело хранится по максимальному сроку.

Личные дела могут храниться, например:

1. по порядковым номерам;
2. по фамилии, имени, отчеству сотрудников (по алфавиту);
3. по табельным номерам сотрудников;
4. по филиалам, подразделениям;
5. по датам открытия личных дел;
6. другими способами