Образец заверения трудовой книжки 2024 год

Для получения кредита и декретнице

Если сотруднику требуется копия документа для предоставления в банк, то процедура заверения трудовой книжки не отличается от указанной выше. Алгоритм действий будет таков:

• Работником подается заявление в отдел кадров предприятия, где указывается необходимость получения копии.
• Уполномоченным лицом рассматривается поданное заявление в течение 3 дней, после чего выносится решение.

Если работнику отказывают в выдаче запрошенного документа, не мотивируя отказ в соответствии с законодательством — это является грубейшим нарушением, ущемляющим права гражданина.

В случае положительного решения уполномоченный сотрудник делает копии каждого разворота документа, затем на каждом листе проставляет отметки о верности копии, ставит печать организации, собственную подпись с расшифровкой, указывает занимаемую должность.
На последней странице, помимо вышеизложенной информации, должна быть указана текущая дата, а также проставлена отметка о том, что сотрудник работает на указанной должности в данной организации.
Затем работник ставит подпись, расшифровывает ее и проставляет дату.
В последнюю очередь документ заверяется проставленной печатью и подписью руководителя или иного уполномоченного лица.

Если такой документ понадобился сотруднице, находящейся в настоящий момент в декретном отпуске, алгоритм действий по оформлению заверенной копии отличаться от вышеуказанного не будет. В нем также следует указать, что сотрудник «Работает на момент выдачи копии».

Если же банк не допускает дополнительных надписей на предоставляемой копии, отдел кадров выдает декретнице справку на отдельном листе, где будет указана информация о работе.

Как устроиться на работу без трудовой узнайте у нас.

ТРЕБОВАНИЯ К ЗАВЕРЕНИЮ КОПИЙ ДОКУМЕНТОВ ПО ГОСТ Р -2023 И ИХ ЗНАЧЕНИЕ ПРИ ОСУЩЕСТВЛЕНИИ ЗАКУПОК (44-ФЗ, 223-ФЗ)

Зная основные нюансы и частые ошибки, надо внимательно проверить выдаваемый документ

Также и сам сотрудник должен обратить внимание на то, как заверена копия, и все ли страницы книжки отксерокопированы. Более подробно об этом можете узнать из представленного видео

При неправильной организации делопроизводства им может грозить штраф, предусмотренный статьей 13.20 КоАП РФ, за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования документов, в том числе за несоблюдение нового ГОСТа. Его размер составляет от 300 до 500 рублей для должностных лиц.

1. В банк — для подтверждения занятости. Иногда кредитным организациям недостаточно справки по форме банка или 2-НДФЛ для того, чтобы удостовериться в стабильности заемщика.
2. В консульство — для получения визы. Особенно это касается бизнес-поездок.
3. В Управление по вопросам миграции — для получения загранпаспорта. В соответствии с Приказом ФМС РФ № 320 от 15.10.2012, такого требования уже нет. Но иногда сотрудники МВД действуют по старинке и все же требуют документ о занятости.

Представляется, что таким образом в сокращенной форме реализуется право лица получить обратно ранее приобщенные к делу подлинники (этим правом можно воспользоваться и до вступления в законную силу оканчивающего дело акта). То есть, соглашаясь на такой способ проверки верности копии, суды справедливо не видят необходимости требовать от желающего вернуть подлинник лица подавать особое заявление. Поэтому представляется несущественным, какая именно копия приобщена к делу в случае, если суд видел подлинник (причем некоторые судьи, увидев подлинник, сами учиняют удостоверительную надпись на копии, предназначенной для помещения в материалы дела).

Привычное сейчас понимание копии появилось с широким распространением изготавливающих их устройств. До этого копия изготавливалась путем переписывания или перепечатывания подлинника (в большинстве случаев; также копии могли создаваться одновременно с подлинником, например, с использованием копировальной бумаги).

Работник имеет право предоставить ксерокопию трудовой в течение месяца, с того дня когда она была заверена, если же в течение этих тридцати дней в основной трудовой документ человека были внесены новые записи и поправки, то в этом случае ранее полученная копия становится недействительной, так как не содержит всех данных, которые имеются в подлиннике.

Если речь заходит об институте Фемиды, значит, в большинстве случае спор перешел уже в иную плоскость, когда все меры мирного урегулирования исчерпаны. Следовательно, оценку каждому вашему действию теперь дает суд, и представляемые документы должны быть идеальны.

Обязанность по выдаче документов работнику установлена и иными нормами Трудового кодекса. В частности, в соответствии со ст. 68 по требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию приказа (распоряжения) о приеме на работу. В статье 84.1 говорится о документах, выдаваемых при увольнении. В частности, по требованию работника нужно выдать надлежащим образом заверенную копию приказа (распоряжения) о расторжении трудового договора, на основании письменного заявления – заверенные копии документов, связанных с работой. Ну и конечно, в день увольнения выдается трудовая книжка.

1. Отсканировать и(или) распечатать все заполненные листы. Изображение должно быть четким, контрастным и легко читаться.
2. Листы желательно пронумеровать и прошить, запломбировав концы нитки сзади. Если это не сделать, потребуется заверение каждой страницы в отдельности.
3. Поставить печать так, чтобы она не перекрывала текст заверяющей надписи.

Обычно организации уже имеют в своем документообороте шаблон трудового договора, который разрабатывается в соответствии с условиями труда, особенностями производства и спецификой предприятия. В форму договора вносится личная информация сотрудника, дополнительные условия, корректировки и итоговый вариант подлежит согласованию обеими сторонами.

Для чего нужна копия трудовой книжки?

Получить копию трудовой книжки может каждый сотрудник. Для этого ему необходимо оформить специальное заявление и передать его специалисту, несущему ответственность за внесение записей в документ и его хранение. Чаще всего в качестве такового работодатель назначает кадровика.

В 62 статье ТК РФ указан промежуток времени, в течение которого сотрудник после подачи соответствующего заявления должен получить дубликат своей трудовой. Продолжительность данного срока равна трем дням.

Копия книжки может понадобиться в различных ситуациях. Наиболее распространенными являются следующие обстоятельства:

• необходимость предоставления документа в государственное учреждение, к примеру, в органы социальной защиты, с целью назначения каких-либо пособий;
• необходимость предоставления документа в банк для заключения кредитного договора;
• передача информации в Пенсионный фонд для расчета пенсии.

Основное предназначение копии трудовой книжки – документальное подтверждения стажа сотрудника и наличие постоянного места работы, а, следовательно, и дохода.

В заявлении, в котором работник излагает просьбу выдачи дубликата, ему не обязательно указывать точную причину появления такой необходимости.

Как правильно заверить работодателем?

Трудовая книжка представляет собой юридически значимый документ, поэтому подойти к вопросу оформления его заверенной копии необходимо с особым вниманием. Во время работы на официальной основе книжка хранится у работодателя, и именно от несет ответственность за его должное заполнение и сохранность

Если гражданин не работает по трудовому договору, трудовая хранится у него на руках.

Порядок заверения копии зависит от того, где она хранится.

Как правильно заверить:

• при хранении в компании книжка заверяется работодателем;
• при хранении у гражданина — заверяется нотариально.

Заверение трудовой работодателем осуществляется поэтапно, с учетом определенных требований.

1. Изначально сканируются и распечатываются все страницы документа, включая титульный лист.
2. Каждая страница должна быть распечатана на отдельном листе. Двустороннюю печать могут не принять в организации, для которой оформляется копия.
3. Распечатанный текст должен легко читаться, не допускается наличие исправлений и других помарок.
4. Каждая страница дубликата должна быть пронумерована и прошита. В конце дубликата клеится специальная наклейка и указывается количество заверенных листов.

В конце заверенной копии ответственный специалист ставит отметку «Верно», оставляет свою личную подпись и указывает дату оформления дубликата.

Также важно указать, где хранится оригинал документа. Согласно информации, указанной в ГОСТе Р 7.0.97.-2016, вместо указания слова «Верно», работодатель может поставить на копии специальную печать с текстом «Копия верна» и датой заверения образца

Если в компании разработана фирменная печать, ее также необходимо проставить на дубликате трудовой книжки

Согласно информации, указанной в ГОСТе Р 7.0.97.-2016, вместо указания слова «Верно», работодатель может поставить на копии специальную печать с текстом «Копия верна» и датой заверения образца. Если в компании разработана фирменная печать, ее также необходимо проставить на дубликате трудовой книжки.

Рекомендуем прочитать:

Как получить выписку из трудовой книжки?

Как самостоятельно через госуслуги получить сведения из электронной книжки?

Образец заверения для банка

Предоставление в банк – самая распространенная причина появления необходимости оформления копии трудовой книжки. Если в момент подготовки документа сотрудник официально трудоустроен, дубликат он получает в компании. Для этого им составляется заявление, на основании которого кадровиком заверяется и выдается копия, с учетом всей правил, указанных в предыдущем пункте.

Отличие в данном случае заключается в добавлении некоторой фразы. При необходимости может быть указано, что сотрудник, которому она выдается, работает по настоящее время. Такая фраза указывается по просьбе трудящегося. В остальном заверение копии осуществляется стандартным образом.

Заверение у нотариуса осуществляется аналогичным образом. При обращении следует помнить, что услуги данного специалиста являются платными.

Образец:

Необходимость в копии

Потребность в таком документе может возникнуть у работника в различных ситуациях. Наиболее распространенными из них являются:

В качестве подтверждения наличия работы у человека для кредитной организации при оформлении запроса на кредит.

Для подтверждения сведений, указанных в анкете, например для получения определенных документов.

Для определения длительности общего стажа, а также постоянства работы на последнем месте. Эта информация часто является необходимой кредитным организациям.

Для определения причин увольнений с предыдущих мест

Такая информация может быть важной для нового работодателя, если человек пытается трудоустроиться на дополнительную работу.

Для подтверждения трудоустройства при оформлении льгот и пособий.

Раньше заверенная трудовая требовалась для получения загранпаспорта. В настоящее время этот документ не требуется, однако некоторые отделы иногда могут запрашивать ее. Знайте, что это незаконно, так как все государственные учреждения обязаны действовать по строго установленному регламенту, в котором обязательно прописывается перечень необходимых документов.

Иногда копия трудовой может потребоваться при оформлении визы для въезда в другое государство

Так как им важно знать, что вас что-то связывает с вашей страной, а также вы должны иметь постоянный источник дохода

Когда нужно заверять трудовые

Запрашивать у работодателя полную копию ТК или фрагментарную выписку из неё приходится в следующих случаях:

1. Потенциальный заёмщик подтверждает факт трудоустройства и уровня дохода, достаточного для получения кредита в банке или покупке дорогостоящего товара (недвижимость, автомобиль, бытовая электроника) в рассрочку.
2. Гражданин обращается в Пенсионный фонд или органы социальной защиты за начислением или перерасчётом пенсии, выплатой пособия.
3. Налогоплательщик подаёт заявление в налоговую инспекцию для получения вычета или с иной целью, подтверждая основную занятость.
4. Гражданин обращается за иностранной визой, выдача которой предполагает подтверждение официального трудоустройства и платёжеспособности.
5. Работник желает сменить место трудоустройства или найти работу по совместительству, и документ нужен для размещения резюме или отклика на вакансию.

С какой бы целью сотрудник компании или ИП ни обращался к работодателю, последний, согласно статье 62 ТК РФ, не имеет права отказать. Однако правила заверения трудовой книжки отводят кадровикам на эту несложную операцию целых три рабочих дня.

Заявление

В первую очередь, для получения копии необходимо составить письменное заявление. Такая практика применяется в большинстве крупных организаций со сложными должностными структурами и объемным штатом. В скромных компаниях допустимо устно оповестить руководителя о необходимости получения подтверждения стажа.

Для заявления не предусмотрено унифицированной формы, оно может быть составлено произвольно, если в организации не принят внутренний единый образец, отвечающий требованиям устава. Заявление подают на имя руководителя или начальника отдела кадровой службы.

Важные характеристики заявления:

1. Требуемый формат листа бумаги — А4, заполняется он от руки лично заявителем.
2. В правом верхнем углу указывают адресата (в образце обычно уже отмечены должность и ФИО того, кому предназначается заявление).
3. Далее в том же месте указывают наименование компании, а также вписывают собственные ФИО и должность в родительном падеже.
4. Примерно в середине документа пишут его название — «заявление», а затем с новой строки указывают основания для получения копии трудовой.
5. Далее отмечают факт наличия бумаг, подтверждающих необходимость получения копии. К примеру, таковым может являться кредитный договор. При отсутствии подобных оснований, необходимо максимально доступно изложить причину, по которой копии потребовались.

При отсутствии образца, установленного Уставом организации, можно воспользоваться примером из сети, скачав его здесь.

Подавать заявление следует руководителю или кадровому работнику. В соответствии с текущим законодательством, ответ работнику предоставляется в течение 3 дней. Одобренное заявление визируется печатью, после чего направляется в личное дело сотрудника.

Где можно заверить документ?

Места, где можно заверить документы:

• Нотариальные конторы
• Отделы миграционной службы
• Государственные учреждения
• Банки
• Суды

Главным образом, заверение документов осуществляется нотариусами. Они имеют право заверять подписи на документах, а также удостоверять копии документов. Нотариальное заверение придаёт документу официальный статус и повышает его юридическую силу.

Примеры документов, которые часто подлежат заверению:

1. Договоры и соглашения
2. Заявления и заявки
3. Свидетельства о рождении, браке и смерти
4. Документы на недвижимость
5. Доверенности

Как правильно заверить документ?

Для того чтобы правильно заверить документ, необходимо:

1. Проверить требования организации, в которую предоставляется документ
2. Подписать документ лично, перед нотариусом или уполномоченным лицом
3. Предоставить необходимые оригиналы документов
4. Оплатить государственную пошлину или нотариальные услуги

Сколько стоит заверить копию трудовой книжки у нотариуса в 2020 году

Каждый нотариус выставляет свои расценки на работу с документами, и копии трудовой не исключение. Но некоторые тарифы регулируются на государственном уровне и не могут быть больше, чем это предусмотрено. Так плата за оформление документа состоит из нескольких частей:

1. Госпошлины. Размер этого показателя контролируется законом и периодически меняется зависимо от указки правительства.
2. Цены на рассматриваемую нотариальную услугу. Нотариусы могут сами устанавливать цены на свои услуги, которые зависят от их профессиональной компетенции и опыта, а также от средних показаний по региону. В Москве цены будут выше, чем в глубинке России.
3. Объёма требуемой работы. Если нужно сделать одну заверенную копию, цена будет меньше, чем если нужно заверять несколько копий разных трудовых книжек. Высчитывается этот показатель индивидуально.

Расценки идут на каждую заверенную нотариусом страницу. Чем больше копий нужно сделать, тем дороже обойдется услуга. Некоторые категории граждан за 2020 год имеют льготы на рассматриваемые услуги. Это касается инвалидов 1 и 2 группы, которые получают скидку на госпошлину в 50% от суммы. 100% скидки при оплате госпошлины могут получить защитники страны и госслужащие. Но на услугах нотариуса лучше не экономить, особенно в делах, где замешана трудовая книжка.

• Штамп «Копия» проставлен не на всех листах, а только на отдельных (например, первом и последнем);
• На всех листах, кроме содержащего последнюю запись, не проставлена заверяющая надпись с оттиском печати;
• На последнем листе копии не проставляется надпись «Работает по настоящее время»;
• При заверении проставляется только подпись, без указания должности и личных данных ответственного работника;
• Сотрудник, который производит заверение копии не обладает для этого необходимыми полномочиями (не имеет права подписи);
• С 1 июля 2021 года будет ошибкой отсутствие ссылки на место хранения оригинала документа;
• Оттиск печати на всех листах проставлен на «белой» части листа. Необходимо, чтобы он захватывал часть копии.

1. Штамп «Копия верна» указан не на всех листах, при условии, что они не прошиты и не пронумерованы.
2. Не на всех листа стоит подпись заверяющего, так же при условии, что все листы не прошиты и не пронумерованы.
3. Отсутствует надпись на последнем листе о том, что человек работает по настоящий день.
4. Отсутствует должность человека, заверившего копию.
5. Сотрудник, оформивший документ, не имеет полномочий для этого. Иные лица, кроме вышеперечисленных не могут делать копии.
6. Оттиск печати организации находится только на чистом листе бумаги и не затрагивает саму копию. Печать надо ставить таким образом, чтобы она касалась отксерокопированной книжки.
7. Отсутствует ссылка не место хранения самой книжки.

Как вести учёт бумажных трудовых

Если ваше предприятие все еще использует бумажные трудовые книжки, необходимо придерживаться определенных правил и процедур для повышения эффективности учета. В этом разделе мы рассмотрим некоторые важные аспекты ведения учета бумажных трудовых книжек и дадим рекомендации по их использованию.

1. Раскладка и структура книжки

Перед началом работы с бумажной трудовой книжкой необходимо аккуратно распределить страницы и секторы для различных записей

Обратите внимание на то, что определенные записи, такие как личные данные и данные о трудовом стаже, должны иметь свои собственные разделы и быть четко структурированными

2. Правильное заполнение информации

Очень важно заполнять все необходимые поля и разделы трудовой книжки четко и аккуратно. Убедитесь, что все данные, такие как ФИО, дата рождения, дата приема на работу и другие, записаны без ошибок и полностью соответствуют фактической информации

3. Защита от фальсификации

С целью защиты от возможных подделок и фальсификаций данных, рекомендуется использовать специальные меры безопасности, такие как нумерация страниц, печать организации и подпись руководителя. Это поможет предотвратить возможные изменения и вмешательства в трудовую книжку.

4. Хранение и охрана

Для сохранения целостности и надежности бумажных трудовых книжек необходимо обеспечить правильное и безопасное их хранение. Рекомендуется использовать специальные шкафы или ящики для архивного хранения, а также следить за тем, чтобы никакая посторонняя информация не попадала в книжку.

5. Переход к электронному учету

В контексте современных тенденций и цифровой трансформации рекомендуется перейти на электронный учет трудовых книжек. Он позволит облегчить процедуру ведения учета, ускорить доступ к информации и повысить общую эффективность работы. При переходе следует заботиться об импорте и сохранении данных из бумажных трудовых книжек в электронном формате.

Как заверить трудовую книжку в 2024 году

С 1 июля 2018 года заверение любых документов осуществляется по ГОСТу. В 2024 году появились новые правила заверения. Теперь порядок заверения напрямую зависит от того, для какой цели работнику требуется копия трудовой книжки. Итак, для заверения трудовой книжки в первую очередь нужно сделать копии всех страниц документа, где имеются записи. Листы должны быть хорошо пропечатаны и иметь хорошее качество. Все эти скопированные страницы нужно заверить. Делать это можно как вручную, так и с помощью штампов. Чтобы заверенный документ имел надлежащий вид необходимо прошить его страницы. Для этого нужно сложить листы пополам и прошить нитками по левому краю. Края ниток необходимо заклеить бумагой, на которой указать дату сшивания и поставить печать организации. По правилам печать должна немного затрагивать запись и немного лист документа.

Порядок заверения ТК для предоставления в организацию

Если копия книжки нужна для предоставления в банк, Пенсионный фонд или иную организацию, то заверять ее необходимо в особом порядке.

1. На документе обязательно должна присутствовать отметка “Верно”.
2. Документ непременно должен содержать ФИО человека, ответственного за оформление кадровых документов.
3. На документе должна быть указана дата заверения.
4. На документе необходимо указать место, где в настоящий момент хранится оригинал трудовой книжки.

Есть несколько особенностей при заверении трудовой книжки:

1. Это многостраничная копия. Поэтому заверительную надпись нужно делать на каждой странице.
2. Надпись “работает по настоящее время необходимо написать на самой последней странице документа.
3. Оригинал трудовой книжки хранится не в деле, а, как правило, в сейфе работодателя, поэтому указать номер дела не получится. Это не страшно, поскольку запись о месте хранения подлинника можно видоизменить. Например, так: “Подлинник документа находится в сейфе отдела кадров ООО ”ХХХ”.

Порядок заверения ТК для использования внутри организации

Когда копия трудовой книжки заверяется для использования внутри организации, местонахождение оригинала указывать не нужно. Тогда порядок заверения будет выглядеть следующим образом:

1. необходимо указать отметку “Верно”;
2. указать ФИО специалиста отдела кадров, его должность и подпись;
3. указать дату, когда документ был заверен.

Заверение электронной трудовой книжки

Если сотрудник перешел на электронную трудовую книжку, по его требованию ему выдается выписка из электронной трудовой. В зависимости от того, куда необходимо предоставить электронную трудовую книжку, работник выбирает, какая ему необходима выписка.

1. СТД-Р. Ее можно получить у работодателя, написав заявления. Эта справка “Сведения о трудовой деятельности” содержит данные лишь о последнем месте работе. Справка может выдана как в бумажном, так и в электронном виде. В бумажном виде она заверяется подписью руководителя организации и печатью. Документ в электронном виде визируется квалифицированной ЭЦП уполномоченного лица.
2. СТД-ПФР. Это уже выписка из электронной трудовой книжки, в которой указаны все места, где работал человек. Для ее получения необходимо обратиться в Пенсионный фонд или отделение МФЦ. Можно также сделать заявку на портале Госуслуг. При личном обращении выписка выдается в бумажном виде. Если же работник оформляет справку через Госуслуги, она придет к нему в электронном формате. Заверяется такой документ подписью уполномоченного должностного лица ПФР.

Ошибки при заверении

Ошибки могут возникнуть на любом этапе заверения. Если копия плохо пропечатывается, и не будет видно какой-то информации, данный документ сразу же становиться недействительным. Чаще всего ошибки допускаются в постановке печати. Она должна немного затрагивать запись и лист документа. Если печати совсем не будет видно, или она будет перекрывать записи, документ опять же будет являться недействительным. Кроме этого, ошибкой будет являться неправильная формулировка. Неправильно оформленная трудовая книжка, будет недействительна. У работника такую книжку просто не примут. В случае ошибки, необходимо заново сделать копии страниц и заверить по всем вышеуказанным правилам.

Где можно заверить трудовую книжку

Если человек является сотрудником организации, ему необходимо обратиться с заявлением в отдел кадров своего предприятия. Выдать копию трудовой книжки может и бухгалтер, если он выполняет обязанности кадрового документооборота, при этом отдела кадров в организации нет. В течение трех дней сотруднику обязаны выдать заверенный документ. Отказать ему в этом не имеют права, так как у работника есть право требовать заверенную трудовую книжку или выписку из электронной трудовой книжки в любое время.

Основные положения стандарта ГОСТ Р 7.0.97-2016

Стандарт ГОСТ Р 7.0.97-2016 представляет собой основной документ, определяющий требования к оформлению документов и их структуру. Данный стандарт применяется как в государственных органах, так и в частных организациях, где ведется официальная документация.

Основные положения стандарта:

• Установлены требования к шрифту, его размеру и стилю, что позволяет обеспечить единообразие оформления документов;
• Документы должны содержать информацию о наименовании организации, адресе, телефоне и других контактных данных;
• Введена четкая структура документов, где выделяются заголовки, подзаголовки и абзацы. Это позволяет улучшить читабельность и понятность текста;
• Стандарт содержит правила оформления таблиц, перечислений и цитат, что способствует удобству восприятия информации;
• Установлены требования к оформлению внутренней структуры документа, где должны быть указаны название и номер документа, регистрационные данные, источник информации и дата утверждения.

Цель стандарта ГОСТ Р 7.0.97-2016 заключается в обеспечении стандартизации оформления документов и улучшении их визуальной читаемости и понятности. Рекомендуется использовать этот стандарт при создании официальных документов, чтобы предотвратить возможные ошибки и упростить процесс их восприятия и обработки recipientами.