Как заверяется копия трудовой книжки: порядок по госту и частые ошибки

Срок действия заверенной копии

Срок действия копии соглашения зависит от того, в какую организацию предоставляется. Например, при формировании пакета бумаг в пенсионный фонд на оформление пенсии прикладывают экземпляр с отметкой, выполненной не позднее 30 дней. Если документ будет передаваться в финансовое учреждение, документ действителен в течение двух недель.

Мнение эксперта

Поляков Пётр Борисович

Адвокат с 6-летним стажем. Специализация — гражданское право. Опыт более 3 лет в составлении договоров.

Сроки устанавливаются в связи с тем, что в трудовой договор могут быть внесены изменения путем заключения дополнительных соглашений. Это обяжет участников контракта снова снимать с него копию и делать заверение.

ТРЕБОВАНИЯ К ЗАВЕРЕНИЮ КОПИЙ ДОКУМЕНТОВ ПО ГОСТ Р -2023 И ИХ ЗНАЧЕНИЕ ПРИ ОСУЩЕСТВЛЕНИИ ЗАКУПОК (44-ФЗ, 223-ФЗ)

Зная основные нюансы и частые ошибки, надо внимательно проверить выдаваемый документ

Также и сам сотрудник должен обратить внимание на то, как заверена копия, и все ли страницы книжки отксерокопированы. Более подробно об этом можете узнать из представленного видео

При неправильной организации делопроизводства им может грозить штраф, предусмотренный статьей 13.20 КоАП РФ, за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования документов, в том числе за несоблюдение нового ГОСТа. Его размер составляет от 300 до 500 рублей для должностных лиц.

1. В банк — для подтверждения занятости. Иногда кредитным организациям недостаточно справки по форме банка или 2-НДФЛ для того, чтобы удостовериться в стабильности заемщика.
2. В консульство — для получения визы. Особенно это касается бизнес-поездок.
3. В Управление по вопросам миграции — для получения загранпаспорта. В соответствии с Приказом ФМС РФ № 320 от 15.10.2012, такого требования уже нет. Но иногда сотрудники МВД действуют по старинке и все же требуют документ о занятости.

Представляется, что таким образом в сокращенной форме реализуется право лица получить обратно ранее приобщенные к делу подлинники (этим правом можно воспользоваться и до вступления в законную силу оканчивающего дело акта). То есть, соглашаясь на такой способ проверки верности копии, суды справедливо не видят необходимости требовать от желающего вернуть подлинник лица подавать особое заявление. Поэтому представляется несущественным, какая именно копия приобщена к делу в случае, если суд видел подлинник (причем некоторые судьи, увидев подлинник, сами учиняют удостоверительную надпись на копии, предназначенной для помещения в материалы дела).

Привычное сейчас понимание копии появилось с широким распространением изготавливающих их устройств. До этого копия изготавливалась путем переписывания или перепечатывания подлинника (в большинстве случаев; также копии могли создаваться одновременно с подлинником, например, с использованием копировальной бумаги).

Работник имеет право предоставить ксерокопию трудовой в течение месяца, с того дня когда она была заверена, если же в течение этих тридцати дней в основной трудовой документ человека были внесены новые записи и поправки, то в этом случае ранее полученная копия становится недействительной, так как не содержит всех данных, которые имеются в подлиннике.

Если речь заходит об институте Фемиды, значит, в большинстве случае спор перешел уже в иную плоскость, когда все меры мирного урегулирования исчерпаны. Следовательно, оценку каждому вашему действию теперь дает суд, и представляемые документы должны быть идеальны.

Обязанность по выдаче документов работнику установлена и иными нормами Трудового кодекса. В частности, в соответствии со ст. 68 по требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию приказа (распоряжения) о приеме на работу. В статье 84.1 говорится о документах, выдаваемых при увольнении. В частности, по требованию работника нужно выдать надлежащим образом заверенную копию приказа (распоряжения) о расторжении трудового договора, на основании письменного заявления – заверенные копии документов, связанных с работой. Ну и конечно, в день увольнения выдается трудовая книжка.

1. Отсканировать и(или) распечатать все заполненные листы. Изображение должно быть четким, контрастным и легко читаться.
2. Листы желательно пронумеровать и прошить, запломбировав концы нитки сзади. Если это не сделать, потребуется заверение каждой страницы в отдельности.
3. Поставить печать так, чтобы она не перекрывала текст заверяющей надписи.

Обычно организации уже имеют в своем документообороте шаблон трудового договора, который разрабатывается в соответствии с условиями труда, особенностями производства и спецификой предприятия. В форму договора вносится личная информация сотрудника, дополнительные условия, корректировки и итоговый вариант подлежит согласованию обеими сторонами.

Где заверить копию трудовой неработающим

Трудовая книжка у вас, а не у работодателя, но вам по какой-то причине необходима заверенная копия. Куда обратиться гражданину, в данный момент официально не трудоустроенному или уже являющемуся пенсионером? Заверить «дубль» своего трудового документа установленным образом он вправе:

• у последнего нанимателя, если тот согласен (в конце копии уполномоченное лицо укажет причину, по которой человек больше не является сотрудником данной организации);
• у любого нотариуса (они уполномочены удостоверять копии любых документов при наличии оригинала, содержание при этом не проверяется).

Кто вправе заверить копию ТК

Если в компании предусмотрен отдел кадров, копии заверяет и подписывает специалист или руководитель HR-службы. Если специального отдела нет, оформить документ вправе главный бухгалтер, на которого уставом или должностной инструкцией возложен кадровый учёт, руководитель компании или индивидуальный предприниматель. Заверение выписки лицом, не имевшим полномочий, делает документ недействительным.

Временно не работающие, занятые по договорам подряда и самозанятые граждане, чьи книжки на руках, вправе заверить копию или выписку нотариально. До конца не решена коллизия с индивидуальными предпринимателями – могут ли они заверять дубликаты документов сами себе? По логике — да, но если в банке или у потенциального работодателя возникнут претензии, придётся идти к нотариусу.

Нотариус, как и кадровик, копирует все или указанные страницы трудовой и заверяет подлинность каждого листа своей записью (она обычно заранее набрана на компьютере или на большом  угловом штампе), автографом и печатью. Затем помощник сшивает дубликат. Место сшивки также заверяется подписью и печатью нотариуса. Стоимость услуги зависит от количества заверенных страниц, содержание книжки значения не имеет. Если документ повреждён, находится в ветхом состоянии, отсутствует часть страниц, нотариус вправе отказать в услуге.

Автор статьи: Анжелика Петькина Бухгалтер, специалист отдела кадров.Образование: Уральский-Финансово-Юридический Институт. Экономист по специальности «финансы и кредит».

Рекомендуем воспользоваться калькулятором стажа:

Правила заверения документа

Прежде чем начинать заверение, следует разобраться, кто имеет право на простановку отметки на листе.

Доступ к трудовым книжкам на рабочем месте имеют только представители кадрового отдела и высшее начальство, и именно они имеют право на заверение бумаги.

Сам работник не может поставить соответствующую отметку на собственном документе, но если кадровиков нет, то данную задачу вполне может выполнить главный бухгалтер предприятия.

Много споров возникает вокруг вопроса, кто же заверяет трудовую книжку генерального директора, и в этом случае можно обратиться к учредителю всей организации, либо же к кадровику, работающему в главном офисе.

Для женщин, которые находятся в декрете, но все же не являются уволенными, можно обращаться к работодателю, и нормы для безработных на них не распространяются.

При этом запись “работает в настоящее время” не является нормативной, и обычно достаточно только копии той страницы, на которой указан прием на текущее место труда.

Но если необходима такая запись, ее можно подать более официально, к примеру написать “ведет трудовую деятельность по должности в настоящий период времени”.

Также можно указать короткую формулировку, но обязательно ее необходимо подтверждать официальной печатью и подписью.

Правда в 2023 году особенности заверения изменятся, и произойдет это 1 июля, поэтому следует разобраться, как это делают сейчас, и какие нюансы появятся впоследствии.

По старой схеме

Старая схема действовала и в 2017 году, по нормам ГОСТа Р 6.30-2003, который утверждался в постановлении Госстандарта под номером 65-ст.

Каждый из листов заверяется по отдельности, и на них ставится надпись “Верно”, либо то же самое, но в отношении копии.

Надпись делается либо от руки, либо же применяется особый штамп, который подтверждает то же самое.

Кроме того, на каждом листке должны быть реквизиты, подтверждающие проведение заверения ответственным лицом.

Среди таких данных присутствуют должность заверителя, его ФИО и подпись, а также дату заверения, но официальности документу придает печать организации, которую тоже ставят в обязательном порядке.

При этом печать может быть как юридического лица в целом, так и принадлежащая отделу кадров, в этом нет никаких различий.

На последнем листке не будет лишним упоминание о том, что сотрудник работает по настоящее время, указав при этом дату составления.

Данная отметка тоже должна быть заверена подписью, должностью и инициалами сотрудника, а также официальной печатью.

По новым правилам с 1 июля 2023 года

С 1 июля будет действовать новый порядок заверения, скрывающийся в ГОСТ Р 7.0.97-2016, который утверждает измененные нормы.

Согласно с ним, в отметке должны быть следующие данные:

• надпись верно или копия верна;
• должность человека, который занимался заверением;
• подпись этого специалиста;
• расшифровка автографа в виде фамилии, имени и отчества;
• дата заверения.

При запрашивании копии трудовой в другом учреждении отметка должна дополняться указанием места, в котором хранится оригинал.

Следует указать, что подлинник находится в конкретном учреждении, обязательно конкретизируется номер дела и год, в который оно заводилось.

Данный нюанс обязательно удостоверяется печатью. При организации процесса таким образом, что книжки хранятся не в деле человека, а в сборе и в конкретном сейфе, достаточно будет только компании, в которой возможно запросить оригинал.

Правила заверения копии электронной трудовой

Копией данных электронной трудовой является форма СТД-Р. Получить её работник вправе в любое время, по правилам, аналогичным тем, что распространяются на документы на бумажном носителе. Порядок заполнения формы СТД-Р:

Шаг	Пункт заполнения	Порядок заполнения
1	Информация о работнике	Ф. И. О. Дата рождения СНИЛС
2	Информация о работодателе	Регистрационный номер ПФР Название компании или ИП ИНН  КПП (для ИП не требуется)
3	Заявление о ведении бумажного экземпляра	Дата ознакомления и подписи
4	Подано заявление о предоставлении электронной копии	Дата составления и подпись

Если работник выбрал для себя бумажную версию трудовой книжки, он обязан предоставить 2 образца копии: в бумажном и электронном формате.

Заверение трудовой книжки с 2022 года: образец заверенной копии

• На каждом листе должна иметься заверительная надпись «Копия верна». Рядом с ней должна быть дата, подпись ответственного лица и печать (всего предприятия, бухгалтерии или отдела кадров).
• Копии снимаются со всех листов книжки, где есть записи, не исключая титульный лист и вкладыши в трудовую.
• На последней странице копии должна быть фраза «Работает по настоящее время в той же должности» или с указанием новой должности, если сотрудник был переведен.
• Листы копии могут быть скреплены степлером или сшиты. В последнем случае документ нумеруется, и на обороте указывается количество страниц в нем, ставится дата, подпись, печать и отметка «Копия верна».
• Страницы трудовой могут быть отксерокопированы или распечатаны. Единственное требование – высокое качество печати и нормальная читаемость документа. Если какие-то части дубликата будут неразборчивыми или стертыми, это может привести к его недействительности.
• Печать, проставленная на страницах копии, не должна размещаться на пустом поле документа – частично она должна охватывать подпись и заверительную надпись. Нарушение этих пунктов приведет к тому, что копия будет считаться недействительной.

Копии скрепляются и на завершающей странице ставятся отметки «Верно» или «Копия верна». При этом снятые копии нужно сшить и скрепить подписью и печатью с указанием количества листов. После этого ответственное лицо указывает свою должность ставит подпись и делает ее расшифровку.

Общие правила заверения бумажной трудовой

Право заверить ксерокопированную или сканированную копию трудовой книги имеет руководитель предприятия либо уполномоченный сотрудник:

• Назначенное ответственное лицо (в большинстве случаев эти обязанности возлагаются на секретаря или бухгалтера).
• Сотрудник отдела кадров (если таковой имеется в штате).
• Только руководитель предприятия в небольших организациях, ИП.

Порядок заверения трудовой книжки следующий:

1. Делается ксерокопия всех заполненных страниц (включая титульные).
2. Страница «Сведения о награждениях» к обязательным не относится, но работник имеет право запросить ксерокопию абсолютно всех листов, включая незаполненные.
3. Листы скрепляются, а на последнем делается заверительная запись, проставляется подпись ответственного, бумажная пломба и печать предприятия. Оттиск печати, при её наличии в организации, должен располагаться таким образом, чтобы он захватывал часть наименования и должности и бумажную пломбу, оставляя возможность прочтения подписи и расшифровки.

В некоторых организациях принято делать заверительную подпись на каждом листе трудовой. Хотя в законодательстве это не прописано. Документ имеет собственную нумерацию, и отсутствие одного из них сразу обнаружится.

Копия трудовой, предназначенная для внешних получателей

Копия трудовой может понадобиться во многих случаях: для получения кредита, оформления льгот, социальных выплат, по иным причинам. Особенностью её оформления является обязательное присутствие заверительной записи с указанием места хранения оригинала ксерокопии. Заверительная запись отображает:

1. Фразу «Верно» либо «Копия верна».
2. Ф. И. О., подпись и должность лица, ответственного за её оформление.
3. Дату оформления ксерокопии.
4. Бумажную пломбу, закрывающую скрепляющие нити документа и защищённую гербовой печатью предприятия (если оно ещё не отказалось от её использования).
5. Информацию о месте хранения оригинальной трудовой книжки.

Сведения о том, где находится документ, записываются в произвольной форме. Например, это может быть одна из таких фраз:

1. В личном деле работника №…
2. В кабинете руководителя организации, филиала, отделения…
3. В отделе кадров или ином месте.

Копия, предназначенная для внутренних нужд предприятия

Ксерокопия делается по аналогичному ранее описанному принципу. Отличие заключается лишь в отсутствии заявления работника, так как документооборот происходит не по его инициативе. И отсутствием отметки о месте хранения оригинала копии.

Для чего нужна копия трудовой книжки?

Получить копию трудовой книжки может каждый сотрудник. Для этого ему необходимо оформить специальное заявление и передать его специалисту, несущему ответственность за внесение записей в документ и его хранение. Чаще всего в качестве такового работодатель назначает кадровика.

В 62 статье ТК РФ указан промежуток времени, в течение которого сотрудник после подачи соответствующего заявления должен получить дубликат своей трудовой. Продолжительность данного срока равна трем дням.

Копия книжки может понадобиться в различных ситуациях. Наиболее распространенными являются следующие обстоятельства:

• необходимость предоставления документа в государственное учреждение, к примеру, в органы социальной защиты, с целью назначения каких-либо пособий;
• необходимость предоставления документа в банк для заключения кредитного договора;
• передача информации в Пенсионный фонд для расчета пенсии.

Основное предназначение копии трудовой книжки – документальное подтверждения стажа сотрудника и наличие постоянного места работы, а, следовательно, и дохода.

В заявлении, в котором работник излагает просьбу выдачи дубликата, ему не обязательно указывать точную причину появления такой необходимости.

Как правильно заверить работодателем?

Трудовая книжка представляет собой юридически значимый документ, поэтому подойти к вопросу оформления его заверенной копии необходимо с особым вниманием. Во время работы на официальной основе книжка хранится у работодателя, и именно от несет ответственность за его должное заполнение и сохранность

Если гражданин не работает по трудовому договору, трудовая хранится у него на руках.

Порядок заверения копии зависит от того, где она хранится.

Как правильно заверить:

• при хранении в компании книжка заверяется работодателем;
• при хранении у гражданина — заверяется нотариально.

Заверение трудовой работодателем осуществляется поэтапно, с учетом определенных требований.

1. Изначально сканируются и распечатываются все страницы документа, включая титульный лист.
2. Каждая страница должна быть распечатана на отдельном листе. Двустороннюю печать могут не принять в организации, для которой оформляется копия.
3. Распечатанный текст должен легко читаться, не допускается наличие исправлений и других помарок.
4. Каждая страница дубликата должна быть пронумерована и прошита. В конце дубликата клеится специальная наклейка и указывается количество заверенных листов.

В конце заверенной копии ответственный специалист ставит отметку «Верно», оставляет свою личную подпись и указывает дату оформления дубликата.

Также важно указать, где хранится оригинал документа. Согласно информации, указанной в ГОСТе Р 7.0.97.-2016, вместо указания слова «Верно», работодатель может поставить на копии специальную печать с текстом «Копия верна» и датой заверения образца

Если в компании разработана фирменная печать, ее также необходимо проставить на дубликате трудовой книжки

Согласно информации, указанной в ГОСТе Р 7.0.97.-2016, вместо указания слова «Верно», работодатель может поставить на копии специальную печать с текстом «Копия верна» и датой заверения образца. Если в компании разработана фирменная печать, ее также необходимо проставить на дубликате трудовой книжки.

Рекомендуем прочитать:

Как получить выписку из трудовой книжки?

Как самостоятельно через госуслуги получить сведения из электронной книжки?

Образец заверения для банка

Предоставление в банк – самая распространенная причина появления необходимости оформления копии трудовой книжки. Если в момент подготовки документа сотрудник официально трудоустроен, дубликат он получает в компании. Для этого им составляется заявление, на основании которого кадровиком заверяется и выдается копия, с учетом всей правил, указанных в предыдущем пункте.

Отличие в данном случае заключается в добавлении некоторой фразы. При необходимости может быть указано, что сотрудник, которому она выдается, работает по настоящее время. Такая фраза указывается по просьбе трудящегося. В остальном заверение копии осуществляется стандартным образом.

Заверение у нотариуса осуществляется аналогичным образом. При обращении следует помнить, что услуги данного специалиста являются платными.

Образец:

Как заверить трудовой договор для банка: образец 2023 года

1. В банк — для подтверждения занятости. Иногда кредитным организациям недостаточно справки по форме банка или 2-НДФЛ для того, чтобы удостовериться в стабильности заемщика.
2. В консульство — для получения визы. Особенно это касается бизнес-поездок.
3. В Управление по вопросам миграции — для получения загранпаспорта. В соответствии с Приказом ФМС РФ № 320 от 15.10.2012, такого требования уже нет. Но иногда сотрудники МВД действуют по старинке и все же требуют документ о занятости.

Вместо работника документы может получить и иное лицо, например, родственники. Для этого работник должен оформить доверенность на определенного человека – супруга, ребенка, мать и т. п. Причем в данном случае не требуется нотариальной доверенности. Чтобы доверенное лицо смогло получить документы, оно должно предъявить работодателю:

Отметим, что за документами может обратиться не только работающий сотрудник, но и уже уволенный. Причем бывший работник может обратиться к работодателю даже через два, три года, десять лет, и работодатель будет обязан удовлетворить требование работника (если документы нужны ему для реализации тех или иных прав) о предоставлении копий документов.

Требуемые документы ответчик направил в адрес бывшей сотрудницы заказным письмом на пятый день. Считая нарушенными свои права, предусмотренные ст. 62 ТК РФ, в связи с невыдачей ей указанных документов в течение трех рабочих дней, женщина обратилась в суд с иском о взыскании компенсации морального вреда.

Копирование документов ─ обычная процедура для любого человека. Но копия приобретает юридически значимый статус только после ее должного заверения. В чем заключается процедура запроса и оформления копий, и что меняется в этом процессе с 1 июля, расскажем в нашем материале.

Если срок пропущен, для «обновления» копии достаточно будет простого ее удостоверения уполномоченным лицом работодателя с указанием новой даты и проставлением печати организации. Или же, работник всегда сможет обратиться за изготовлением целиком новой копии. Выдать документ бесплатно – обязанность работодателя и никакие ограничения здесь не предусмотрены.

Копия книжки также может потребоваться при оформлении визы или в процессе поиска нового места трудоустройства (подразумевается, что сотрудник ищет новую работу, не увольняясь с текущей должности). Новый работодатель затребует трудовую книжку, как одну из составных частей необходимого пакета документов.

Ксерокопия трудовой, выданная по запросу работника, в нашем случае — это официальная бумага. Поэтому он должен соответствовать определенным требованиям. Разберем их подробно, чтобы узнать, как правильно заверить трудовую книжку, а затем приведем образец заверенного бланка.

1. Кадровик организации делает ксерокопии страниц, на которых есть записи, и прошивает их.
2. На страницах ксерокопии ставится отметка «Копия верна». Надпись может быть поставлена ручкой или штампом организации. Если сшить документ, допускается одна отметка о достоверности всего документа.
3. Прописывается информация о сотруднике, который заверил документ (должность и Ф. И. О.).
4. Ставится дата, подпись и расшифровка подписи кадровика.
5. На последней странице делается запись: «Сотрудник работает по настоящее время».
6. Все страницы нужно прошить и пронумеровывать.

По какой-то причине уже не работаете? Понадобилась копия трудовой, тогда нужно идти к нотариусу. Метод заверения трудовой такой же, как и в организации. Готовят копии отличного качества на ксероксе, чтобы чётко было видно каждое слово. С собой взять паспорт и оригинал трудовой книжки. Согласно заявлению, нотариус готовит копии отличного качества на ксероксе, чтобы чётко было видно каждое слово.

Основные правила

Основанием для выдачи копии является поданное сотрудником заявление. Но это правило больше относится к крупным и средним предприятиям с большой численностью работников. В малых предприятиях и предпринимателями копия может быть выдана по устной просьбе заявителя. Но чтобы вам не задержали выдачу такого документа, я рекомендую всегда составлять заявление о его выдаче.

Копировать необходимо все страницы, в которых сделаны записи. Копии нужно делать с самого первого листа, где указаны сведения о владельце книжки. А последней копией будет лист, где стоит отметка с последнего места работы.

Копии можно заверить 2 способами:

1. Заверить каждый лист по отдельности. Тогда необходимо на каждом из них поставить подтверждение «Верно» или написать «Копия верна». Также от заполняющего требуется написать свою должность, фамилию, расписаться и поставить печать организации. Кроме этого необходимо поставить дату заверения ксерокопий.
2. Скрепить все листы между собой прошивкой и прикрепить дополнительную бумагу, на которой будет указано количество листов. Также на нем ставится надпись о том, что «Копия верна» или «Верно». Обязательно надо указать должность заполняющего человека, его ФИО и поставить печать. Не забываем также ставить дату оформления копий.

После основного заверения на копии необходимо написать фразу о том, что человек продолжает работать. Обязательно укажите, что он работает по настоящее время.

Право подписи имеют:

• сотрудники отдела кадров;
• бухгалтер;
• директор;
• предприниматель.

Если в организации имеется печать, она обязательно должна ставиться. При ее отсутствии надо сделать запись «Верить без печати».

Выдача копии должна быть осуществлена не позднее трехдневного срока после получения запроса от сотрудника.

Основные положения стандарта ГОСТ Р 7.0.97-2016

ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартизации в области информации, библиотечного и издательского дела. Основные положения» устанавливает общие требования к информации и ее оформлению, используемым в процессе создания, хранения и распространения документов, а также при подготовке текстовых документов для публикации.

Основные положения стандарта

Стандарт ГОСТ Р 7.0.97-2016 включает следующие основные положения:

1. Определение формата документа. Стандарт устанавливает требования к формату документа, включая его размер, ориентацию, шрифт, поля и другие параметры.
2. Оформление заголовков и подзаголовков. Текстовый документ должен иметь ясную иерархию заголовков и подзаголовков, которая обеспечивает удобное чтение и понимание содержания документа.
3. Требования к тексту и абзацам. Стандарт определяет требования к оформлению текста и абзацев, включая отступы, выравнивание, шрифт и размеры текста.
4. Размещение иллюстраций и таблиц. Стандарт содержит рекомендации по размещению иллюстраций (рисунков, фотографий) и таблиц в текстовом документе, а также требования к их подписям и ссылкам на них.
5. Правила оформления списка литературы. Стандарт определяет структуру и формат списка литературы, включая требования к ссылкам на источники и их оформлению.
6. Нумерация страниц и абзацев. Стандарт устанавливает правила нумерации страниц и абзацев в текстовом документе, включая различные варианты нумерации.
7. Оформление сносок. Стандарт определяет требования к оформлению и размещению сносок в текстовом документе.

Применение стандарта

Стандарт ГОСТ Р 7.0.97-2016 применяется в различных сферах деятельности, связанных с созданием и обработкой текстовых документов, таких как издательства, библиотеки, организации, занимающиеся научной и научно-технической деятельностью, а также образовательные учреждения.

Соблюдение требований стандарта позволяет создавать документы, удобные для чтения и понимания, а также обеспечивает единообразие и качество информационных ресурсов.

Как составить заявление о выдаче нанимателем копии трудового договора: образец 2024

Для получения копии трудового договора у нанимателя необходимо составить соответствующее заявление. В некоторых случаях выдача копии трудового договора может потребоваться в кадровых или правовых целях. Чтобы избежать ошибок и необходимости повторной выдачи копии, следует правильно оформить заявление.

Основные обязательные действия при составлении заявления о выдаче нанимателем копии трудового договора:

1. Указать свои персональные данные в заявлении (ФИО, дата рождения, паспортные данные).
2. Указать название организации-нанимателя и адрес.
3. Указать дату составления заявления.
4. Сформулировать просьбу о выдаче копии трудового договора.
5. Указать срок, в течение которого наниматель обязан выдать копию, в соответствии с законом.
6. Подписать заявление.

Важно помнить о том, что заявление должно быть составлено на бумажном носителе. В случае необходимости выдачи копии трудового договора в электронном формате, это должно быть указано в заявлении

При составлении заявления о выдаче копии трудового договора следует избегать ошибок, чтобы избежать задержки в получении документа:

• Тщательно проверьте правильность указанных персональных данных.
• Укажите конкретные сроки, в течение которых наниматель должен выдать копию.
• Укажите все необходимые сведения о документе (название, дату составления и прочие детали).

При составлении заявления о выдаче копии трудового договора необходимо быть внимательным и внимательно следовать инструкции, чтобы избежать возможных ошибок. Составив правильное и точное заявление, вы увеличиваете вероятность получения копии без задержек и ошибок. Чтобы избежать мутных ситуаций и недоразумений, лучше обратиться к юристу или специалисту по трудовому праву.

Основные ошибки, которые встречаются

Несмотря на то, что установлены конкретные правила подтверждения рабочего документа, часто встречаются ошибки в этой процедуре.

Так, могут возникнуть следующие проблемы:

ФИО владельца были указаны неправильно	И даже одна неправильная буква может привести к недействительности копии, и даже оригинала
Там, где нужны подписи сотрудника, их нет	—
Печать стоит в пустом месте	Тогда как должна захватывать вписанный текст, дабы не произошло ситуации, в которой информация была дополнена лицами без такого права
На сделанной копии	Текст неразличим, либо же он располагается с двух сторон листа, а в нормах прописано, что сведения должны быть только на одной стороне и хорошо читаться
Сотрудник не оставил письменного заявления на заверение	А это является основанием для выдачи

Необходимость в копии

Потребность в таком документе может возникнуть у работника в различных ситуациях. Наиболее распространенными из них являются:

В качестве подтверждения наличия работы у человека для кредитной организации при оформлении запроса на кредит.

Для подтверждения сведений, указанных в анкете, например для получения определенных документов.

Для определения длительности общего стажа, а также постоянства работы на последнем месте. Эта информация часто является необходимой кредитным организациям.

Для определения причин увольнений с предыдущих мест

Такая информация может быть важной для нового работодателя, если человек пытается трудоустроиться на дополнительную работу.

Для подтверждения трудоустройства при оформлении льгот и пособий.

Раньше заверенная трудовая требовалась для получения загранпаспорта. В настоящее время этот документ не требуется, однако некоторые отделы иногда могут запрашивать ее. Знайте, что это незаконно, так как все государственные учреждения обязаны действовать по строго установленному регламенту, в котором обязательно прописывается перечень необходимых документов.

Иногда копия трудовой может потребоваться при оформлении визы для въезда в другое государство

Так как им важно знать, что вас что-то связывает с вашей страной, а также вы должны иметь постоянный источник дохода

Национальный стандарт ГОСТ Р 7.0.97-2016

Основные положения стандарта

• Структура документа. Стандарт определяет обязательные элементы, которые должны присутствовать в текстовых документах, такие как заголовки, абзацы, перечисления и т.д. Это позволяет создавать документы, которые легко читать и понимать.
• Оформление заголовков. ГОСТ Р 7.0.97-2016 указывает на требования к оформлению заголовков, включая их выравнивание, шрифты и размеры. Правильное оформление заголовков позволяет структурировать документ и облегчить его восприятие.
• Типографика. Стандарт определяет требования к использованию шрифтов, их размеров, интервалов между строками и т.д. Регламентация типографики позволяет создавать документы с единообразным и читабельным оформлением.
• Списки и перечисления. ГОСТ Р 7.0.97-2016 устанавливает правила оформления списков и перечислений, включая использование маркированных и нумерованных списков. Они позволяют представить информацию в более удобной и структурированной форме.

Почему важно соблюдать стандарт?

1. Облегчает чтение и восприятие информации. Правильное оформление текстовых документов позволяет сделать их более понятными и читабельными.
2. Создает единообразие. Стандарт обеспечивает единообразное оформление документов, что упрощает их восприятие и понимание.
3. Повышает профессиональность и качество документов. Соблюдение стандарта ГОСТ Р 7.0.97-2016 способствует созданию профессиональных и качественных документов, отражающих уровень компетенции и профессионализма их авторов.
4. Сокращает время на поиск и чтение информации. Единообразное оформление документов позволяет быстро находить нужную информацию и ускоряет процесс ее чтения и понимания.

Национальный стандарт ГОСТ Р 7.0.97-2016 является важным регламентирующим документом, который определяет правила оформления текстовых документов. Соблюдение стандарта позволяет создавать документы с четкой структурой и единообразным оформлением, что упрощает их восприятие и понимание. Кроме того, соблюдение стандарта повышает профессионализм и качество документов, а также сокращает время на их чтение и поиск информации в них.

«Копия верна»

Копию можно выполнить на ксероксе, также разрешается отсканировать, а потом распечатать или просто напечатать на компьютере вручную, но в таком размере, в каком оригинал.

Трудовая книжка может копироваться полностью или частично (лишь затребованные листы). Но в том и в другом случае обязательно наличие копии титульной странички. А также обязательно нужно указывать, где хранится подлинник (название фирмы, номер дела, дату).

Листы нумеруются, прошиваются, на месте прошивки ставиться печать, подпись ответственного лица, указывается количество страниц. Затем на каждой странице руководитель организации ставит свою подпись, ее расшифровку (имя, фамилию, отчество), пост, который он занимает в компании. Печать ставится так, чтобы она частично охватывала текст, но позволяла его прочитать.

В зависимости от места требования, дубликат трудовой может иметь разные периоды действия:

• для визы — три месяца со дня выдачи;
• ПФР, органы соцзащиты, банки – один месяц.

Однако ряд финансовых организаций ограничивают этот срок до 14, или до 3–5 дней.

В любом случае, чтобы избежать излишних трат времени и финансов, необходимо уточнять в организации, требующей предоставления копии, каким образом она должна быть оформлена, и каков период ее действия.