Разъяснения в части проведения предрейсовых и послерейсовых медосмотров
В сведениях о водителе, как и ранее, необходимо указывать дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинских осмотров водителя. Но теперь по поводу послерейсового осмотра водителя уточнено, что это надо делать, если обязательность его проведения предусмотрена законодательством РФ.
Согласно п. 15 Порядка даты и время проведения предрейсового и послерейсового медосмотров водителя проставляются медицинским работником, проводившим соответствующий осмотр, и заверяются его подписью с указанием фамилии и инициалов. Это условие не изменилось.
Однако добавлено, что по результатам прохождения предрейсового осмотра на путевом листе проставляется отметка «Прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен», по результатам прохождения послерейсового осмотра — отметка «Прошел послерейсовый медицинский осмотр».
Форма и порядок заполнения путевого листа
Обязательного для всех бланка путевого листа по-прежнему нет. Вы можете разработать его самостоятельно или доработать и использовать унифицированные формы, которые утверждены Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78. Доработка включает добавление всех обязательных реквизитов и исключение ненужных граф. Мы составляли подборку форм путевых листов для каждого вида транспорта.
Бланк, который будете применять, закрепите в учётной политике. Перед этим проверьте, чтобы путевой лист соответствовал всем требованиям к первичным документам (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ), а не только к обязательным реквизитам листа. Если у вас уже есть утверждённая форма путевого листа, не забудьте доработать её под новые требования.
Мы подготовили несколько образцов путевых листов, оформленных по новым правилам.
Новый раздел — сведения о перевозке
Первое важное изменение внесено в пункт 1, в котором перечисляются обязательные разделы любого путевого листа:
1. Путевой лист должен содержать следующие обязательные реквизиты:
Данный пункт говорит о том, что с 1 января 2021 года в каждом путевом листе будет присутствовать новый раздел «сведения о перевозке». Более подробная информация по содержанию данного раздела приведена в пункте 6:
6. Сведения о перевозке включают информацию о видах сообщения и видах перевозок.
То есть, в каждый путевой лист должна быть внесена информация о:
- виде сообщения;
- виде перевозки.
Напомню, что каждое из этих понятий раскрывается в
Таким образом, предусмотрена 4 варианта видов сообщения:
- городской;
- пригородный;
- междугородний;
- международный.
Также законодательство предусматривает 3 варианта вида перевозки:
- регулярная;
- по заказу;
- перевозка легковым такси.
Виды перевозок распространяются только на перевозки пассажиров и багажа и не распространяются на перевозку грузов. Поэтому во втором примере используется значение «отсутствует».
Оформление путевого листа на каждое транспортное средство
В данном пункте произошло довольно существенное изменение формулировки. Ранее в нем говорилось о том, что путевые листы требуются только в случае перевозок грузов, пассажиров и багажа. Новая редакция говорит о том, что путевые листы требуются на все транспортные средства юридических лиц и индивидуальных предпринимателей. То есть может показаться, что путевые листы становятся обязательными для всех автомобилей, в том числе и для тех, которые не используются для перевозок (например, легковых).
Однако на самом деле это не так. В первую очередь обязанность по заполнению путевого листа определяется Федеральным законом «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта», а в данном документе все осталось по прежнему:
То есть, если автомобиль не перевозит, пассажиров и багаж, грузы, то путевой лист по прежнему не является обязательным.
Кроме того, рассмотренный выше пункт 8 имеет и еще одно важное отличие. В старой редакции явно указывались 3 вида сообщения, для которых путевой лист был нужен
Что касается четвертого вида сообщения — международных перевозок, то для него путевые листы не требовались. Однако с 1 января 2021 года редакция пункта меняется и получается, что для международных перевозок путевые листы будут также необходимы.
Образец путевого листа личного автомобиля директора в 2024 году
- Серия и номер листа.
- Дата составления документа.
- Сведения о собственнике ТС. Для ЮЛ указывают: название, организационно-правовую форму, адрес, номер телефона, ОГРН. Для ИП — ФИО, почтовый адрес, номер телефона, ОГРНИП.
- Название организации, составившей документ, и ее адрес.
- Код по ОКПО.
- Данные о сроке действия путевого листа: число, месяц, год. Это период, в течение которого можно эксплуатировать ТС по данному путевому листу. Можно выдать лист и на несколько дней (при долгом маршруте) — тогда отмечают даты начала и конца периода эксплуатации.
- Сведения о перевозке. Этот реквизит введен с 2024 года. Об особенностях его заполнения, рассказываем ниже.
- Марка машины (если автомобиль иностранного производства, модель можно вписывать в русской транскрипции) и другая информация о ней (номера и т.д).
- Отметка о предрейсовом контроле техсостояния автомобиля. Реквизит также введен с 2024 года.
- Данные о водителе: его ФИО, табельный номер, номер водительского удостоверения, класс вождения. Сведения о лицензионной карточке необходимо вносить, если водитель работает с использованием лицензии. Сюда же входит информация о медицинском осмотре — предрейсовом и послерейсовом.
До 01.03.2022 выписать путевку можно было как на один день, так и на весь месяц, если машина совершает выезды не очень часто. С указанной даты путевка оформляется перед каждой сменой или рейсом. Водитель получает на руки документ перед выездом. В унифицированном бланке предусмотрена возможность продления срока действия, поскольку в рейсе может возникнуть задержка, а движение без путевого листа является нарушением.
Путевые листы нужны в первую очередь самой организации. С их помощью бухгалтерия рассчитывает заработную плату водителей, фиксирует расход ГСМ, начисляет амортизацию и учитывает общие затраты на транспорт. Другим отделам фирмы путевка нужна для контроля использования автотранспорта и планирования его работы. Кроме того, если водителя на такой служебной машине остановит инспектор ГИБДД, именно на основании путевки можно будет подтвердить законность и обоснованность рейса, а также право управления автомобилем. Отсутствие путевки является нарушением, за которое, по статье 12.13 КоАП РФ, положен административный штраф.
В январе 2024 года вступили в силу новые требования к заполнению путевых листов и обновились реквизиты. Новый приказ Министерства транспорта РФ имеет важные отличия, в соответствии с которыми форма путевого листа должна быть изменена. В статье мы расскажем о всех изменениях, а также вы сможете скачать образцы путевых листов.
Бланки путевых листов утверждены постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78. Но использовать типовые бланки необязательно. Владелец предприятия может сам выбрать бланк для путевого листа или взять готовую форму и дополнить ее нужными ему реквизитами. При этом обязательные реквизиты убирать нельзя.
4. ФНС проверяет в системе сведения о перевозчике и водителе, ГИБДД — сведения о транспорте. Если контролеры находят ошибки, то фиксируют их и сообщают через оператора ЭДО перевозчику. Последний должен устранить недочеты и заново отправить путевой лист. Если ошибок нет, то система «Суперсервис 22» присваивает путевому листу уникальный идентификатор. Оператор ЭДО сообщает этот номер перевозчику.
Минтранс намерен в течение нескольких лет перевести путевые листы в электронный формат. Ведомство уже подготовило соответствующий законопроект, который должен поступить в правительство РФ до конца 2024 года. Основой для документа стал пилотный проект по использованию электронных путевых листов. Что показал этот эксперимент и каковы дальнейшие планы Минтранса, рассказывает Игорь Голдырев, эксперт программы Контура «Путевые листы».
Во время эксперимента удалось воплотить не все запланированное. Контролирующие органы могли посмотреть ЭПЛ в единой базе данных: он отображался как фискальный документ типа кассового чека. Однако перед рейсом водитель все равно распечатывал путевой лист, чтобы предъявить инспектору ГИБДД. В электронном путевом листе нельзя было указывать сведения о заправках и другие важные данные.
Вводить электронный документооборот в сфере транспорта будут постепенно. Первыми на новый формат переведут транспортные накладные. Это произойдет уже в 2024 году (см. «Организации и ИП смогут обмениваться электронными перевозочными документами»). Путевые листы станут электронными позже. Изначально ЭПЛ были проработаны меньше, чем электронные транспортные накладные. А специфика регулярных пассажирских рейсов, работы спецтранспорта или строительной техники в ходе эксперимента вовсе не учитывалась.
Особенности заполнения листа
С введением новых реквизитов в 2021 году компаниям придется дополнять существующие формы, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 28 ноября 1997 года № 78, или разрабатывать собственные. Бланки, которые организация будет использовать, нужно закрепить в учетной политике.
Документ ведется в бумажном (распечатанном) виде, сведения в него вносятся шариковой ручкой любого темного цвета (другие средства письма – фломастеры, карандаши и т.п. применять не стоит).
При заполнении путевого листа следует избегать помарок и ошибок. Если какая-либо оплошность все же произошла, лучше заполнить новый бланк, но если это невозможно, исправлять неправильные данные нужно очень аккуратно. Можно либо замазать их с помощью корректора, либо зачеркнуть и сверху написать верную информацию (сделав рядом отметку «исправленному верить»). Все правки обязательно следует удостоверять подписью лица, их внесшего.
После оформления путевого листа бланк обязательно подписывается ответственными лицами, а также заверяется печатью предприятия (при условии, что использование штемпельных изделий для визирования подобных бумаг закреплено в учетной политике фирмы).
Прежде чем перейти к примеру заполнения документа, скажем несколько слов о порядке внесения в него информации.
Бланк заполняется ответственным лицом перед тем, как автомобиль выедет из гаража. В лист ставят свои подписи: механик, который осуществляет контроль за техническим состоянием транспортного средства, медицинский работник, который удостоверяет физическое состояние водителя, сам водитель и ответственный работник.
Важно! В период, на который выписан путевой лист, автомобиль могут использовать несколько водителей. В этом случае можно открыть несколько листов: для каждого водителя на одно ТС
Учет путевых листов в автопарке
Преимущества ведения учета путевых листов
- Позволяет отслеживать движение транспорта и контролировать его местоположение;
- Обеспечивает информацию о пройденном пути, времени и причинах задержек;
- Позволяет оперативно реагировать на аварийные ситуации и нештатные ситуации на дороге;
- Предоставляет возможность контролировать соблюдение правил эксплуатации транспортных средств;
- Позволяет оптимизировать маршруты и расходы на топливо;
- Обеспечивает возможность взаимодействия с государственными органами при необходимости предоставления данных о передвижении;
- Создает базу данных для анализа эффективности работы автопарка и принятия управленческих решений.
Процесс учета путевых листов
- Заполнение путевых листов водителями на основе предоставленных им маршрутов и графиков работы.
- Постановка путевых листов на учет в специальную программу или журнал, где водители могут указать информацию о пройденном пути, времени начала и окончания работы, а также о причинах задержек, если они возникли.
- Ежедневное сравнение данных, указанных в путевых листах, с фактическими показателями передвижения транспортных средств, полученными с помощью специальных систем GPS или других средств отслеживания.
- Фиксация отклонений от планового режима работы и принятие соответствующих мер по их устранению или предотвращению.
- Анализ данных, полученных в результате учета путевых листов, с целью выявления тенденций, оптимизации маршрутов и улучшения работы автопарка в целом.
Требования к ведению учета путевых листов
Учет путевых листов должен быть веден в соответствии с требованиями законодательства и внутренними документами организации
Важно соблюдать следующие требования:
- Каждый путевой лист должен быть заполнен четко и полностью, без исправлений и зачеркнутых пунктов;
- Водители должны предоставлять заполненные путевые листы в срок, указанный внутренними правилами;
- Путевые листы должны быть храниться в архиве автопарка в течение определенного периода времени, согласно законодательству;
- Доступ к путевым листам должен быть ограничен и предоставляться только уполномоченным лицам в интересах безопасности и конфиденциальности информации.
Ведение учета путевых листов является важной практикой для автопарка, позволяющей оптимизировать работу, повысить безопасность и снизить расходы на топливо. Правильное заполнение и ведение путевых листов обеспечивает полную и достоверную информацию о передвижении транспортных средств и является основой для принятия эффективных управленческих решений
Требования к заполнению путевых листов в 2024 году
Этот реквизит также нужно внести в «шапку» документа, чуть ниже строки с наименованием и номером. Если путевой лист оформляется на несколько дней, то обязательно указать дату начала и окончания срока действия. Обычно пишут так: «Путевой лист грузового автомобиля № … от …» или «Путевой лист грузового автомобиля № … (действителен) с … по …».
В «1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8» редакции 2 предусмотрено формирование путевых листов по унифицированным формам №№ 3, 3 спец, 4-П, 4-С, 6, 6 спец, ЭСМ-2, утв. постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78, а также по форме № 412-АПК, утв. приказом Минсельхоза России от 16.05.2003 № 750.
При ведении журнала в электронной форме предусматривается обязательная возможность печати страниц журнала на бумажном носителе. В случае ведения журнала в электронной форме внесенные в него сведения должны быть заверены усиленной квалифицированной электронной подписью.
Давайте посмотрим, как работают с путевыми листами организации без специальных программ. Водитель приходит на работу и идет к диспетчеру, тот вручную вносит данные в путевой лист, параллельно заполняя журнал учета. Дальше водитель идет к механику и медику, оба ставят свои подписи. Только после этого можно начинать смену. В течение дня водитель вносит данные о поездках в путевой лист, а в конце смены записывает показания с одометра. Дальше путевой лист снова попадает к диспетчеру. Он сверяет показатели, вносит данные о поездках и передает путевой лист бухгалтеру, который переносит сведения в программу бухгалтерского учета.
Получается, что в 2024 году оформит путевой лист придется, даже если автомобиль будет без пассажиров. Но тут есть одна нестыковка. В статье 6 Закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ сказано, что путевые листы обязательны только при перевозке пассажиров и грузов. Получается, что положения нового приказа противоречат Закону от 08.11.2007 № 259-ФЗ. Пока Минтранс этот момент никак не комментирует.
Заполнению подлежит и оборотная сторона листа. Здесь прописываются сведения о выполнении задания. Указывается название компании, которая играет роль заказчика. Дополнительно указываются время прибытия, показания одометра, маршрут передвижения. Эти сведения вносятся при помощи таблицы, которая уже присутствует в бланке. Также в соответствующую таблицу вносится информация о том, сколько горючего было израсходовано, прописывается размер заработной платы, которая полагается шоферу.
- Если ответственным за совершение данной поездки является непосредственно водитель, ему грозит штраф в размере 500 рублей. В отдельных случаях инспекторы могут ограничиться устным предупреждением.
- Если ответственным за перевозку груза является должностное лицо, обычно это директор компании, размер штрафа будет составлять 20 тыс. рублей.
- Если организация-исполнитель не оформила путевой лист, ей грозит штраф, размер которого может достигать 100 тыс. рублей. Стоит отметить, хотя ЧП не относится к юридическому лицу, в этом случае для него предусмотрено такое же наказание.
Кроме этого, с начала 2024 года у организаций появилась возможность вести электронный журнал регистрации путевок. Сведения, вносимые в этот документ, также должны быть заверены электронной подписью. В том случае, если компания пока не желает использовать электронный вид журнала, она может продолжать вести его на бумаге.
Еще несколько лет назад для оформления путевого листа необходимо было использовать унифицированную форму. Но в 2013 году это правило отменено. Таким образом, организациям позволено самостоятельно разрабатывать бланки. Естественно, они должны быть указаны в учетной документации. Кроме этого, в таких формах должны содержаться обязательные сведения, касающиеся какой-то конкретной транспортировки.
- показания счетчика ТС нужно снимать при выезде не с гаража, как это было раньше, а с места стоянки. Также показания снимаются и при въезде на парковку после совершения рейса;
- больше нет необходимости проставлять штампы, свидетельствующие о предрейсовом осмотре ТС. Теперь достаточно того, что специалист, выполняющий данную процедуру, поставит свой автограф, укажет ФИО и дату проверки. При этом специалист делает отметку о том, что выпуск авто разрешает;
- все «закрытые» листы должны храниться у арендатора или собственника ТС. Их данные учитываются при начислении зарплаты, списании расходов по эксплуатации авто и расхода ГСМ;
- в документ должен быть включен обязательный пункт «Сведения о перевозке». Здесь указывается вид перевозки и сообщения.
Какой штраф за отсутствие путевого листа в 2024 году
Однако запрета на использование унифицированной формы путевого листа (форма 3), утвержденной постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78, на сегодняшний день нет. Исходя из вышесказанного, организация вправе использовать как унифицированную, так и самостоятельно разработанную, но соответствующую всем требованиям форму. Но любой бланк нужно дополнять новыми реквизитами, которые периодически появляются.
Исходя из вышесказанного, получается, что все организации, применяющие транспортные средства в своей работе, должны использовать путевые листы. Здесь хотелось бы отметить, что путевой лист обязаны оформлять даже индивидуальные предприниматели, использующие в своей работе собственные транспортные средства и самостоятельно осуществляющие перевозку пассажиров или грузов.
Какой штраф за путевой лист в 2024 году будут платить водители и собственники транспортных средств? На сегодняшний день штраф за отсутствие путевого листа установлен в КоАП РФ. Инспектор ГИБДД вправе выписать штраф за езду без путевого листа в размере 500 руб. или ограничиться предупреждением (ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ). Штраф может налагаться не только за отсутствие путевого листа, но и за нарушение правил его оформления. Так, согласно ч. 2 ст. 12.31.1 КоАП РФ за нарушение требований медицинского осмотра водителя (отсутствие на документе соответствующей отметки медика) организацию могут оштрафовать на 30 000 руб., а ее должностных лиц — на 5 000 руб. Штрафы такого же размера предусмотрены ч. 3 ст. 12.31.1 за нарушение требований технического осмотра транспортного средства.
Мы рекомендуем в такой ситуации выдавать путевой лист сотрудникам, чтобы избежать споров с ГИБДД и, как следствие, возможных судебных разбирательств. Помимо этого, нельзя забывать, что путевой лист является документом, подтверждающим расход ГСМ. Это еще один очевидный факт в пользу выдачи путевых листов.
Возможна ситуация, когда сотрудник организации не является водителем, не перевозит пассажиров и грузы, а использует автомобиль в рабочих целях для передвижения. Грозит ли штраф за путевой лист в такой ситуации? Однозначного ответа на этот вопрос на сегодняшний день нет. Есть подтвержденное судами мнение, что в данной ситуации путевой лист не нужен (см., например, решение Ленинградского областного суда от 09.04.2013 № 7-161/2013). Однако стоит отметить, что сотрудники ГИБДД могут придерживаться иной точки зрения, поэтому существует большая вероятность того, что свою правоту придется отстаивать в судебном порядке.
Кто должен составлять путевой лист
Путевой лист — это документ для учёта и контроля работы водителя и транспортного средства (п. 14 ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ). В нём прописывается маршрут и техническое состояние машины, информация о проведённом медосмотре водителя и пр. Путевые листы нужны, чтобы обосновать необходимость аренды или лизинга, а также подтвердить расходы, связанные с использованием транспортных средств:
- зарплату водителя;
- надбавки водителям за разъездной характер работы;
- затраты на ГСМ;
- затраты на запчасти;
- затраты на парковку;
- компенсации за использование личных автомобилей сотрудников.
Путевые листы составляют индивидуальные предприниматели и организации всех форм собственности, которые используют транспорт в своей деятельности или для собственных нужд.
Отметки о техническом контроле и медосмотре
Согласно новым указаниями, ответственность за исправность автотранспорта несет контролер состояния ТС – должностное лицо, назначенное приказом руководителя. По завершении ежедневной проверки он ставит надпись в документе: «Выпуск на линию разрешен».
После осмотра шоферов медперсоналом отметки проставляются в таких видах: «прошёл предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен» и «прошёл послерейсовый медицинский осмотр».
Об особенностях учета медицинского обследования на предприятии читайте в нашей статье: “Для кого обязательны медосмотры? Учет и возмещение расходов”.
Размеры штрафов за неправильную перевозку опасного груза
Самые распространенные нарушения при перевозке опасных грузов — несоответствие конструкции автомобиля требованиям и отсутствие разрешительных документов. Штрафы прописаны в ч. 1 и ч. 2 ст. 12.21.2 КоАП РФ.
За нарушение правил перевозки опасного груза штрафы установлены в следующих размерах:
- для водителей: 2 000 — 2 500 рублей или лишение прав на 4-6 месяцев;
- для должностных лиц: 15 000 — 20 000 рублей;
- для юридических лиц: 400 000 — 500 000 рублей и задержание ТС.
К таким нарушениям относятся:
-
Отсутствие документов, которые необходимы для перевозки
Например, отсутствие свидетельства о подготовке водителя, свидетельства о допуске ТС, специального разрешения на перевозку, аварийной карточки с информацией о грузе. -
Несоответствие конструкции ТС требованиям перевозки опасных грузов
Например, отсутствие навигационной системы, тахографа, ремней для крепления груза. -
Отсутствие в машине знаков опасности и оборудования для ликвидации последствий происшествий
Например, отсутствие огнетушителей, знаков аварийной остановки, фонариков, защитных перчаток и очков. -
Несоблюдение условий перевозки опасных грузов
Например, неправильная маркировка и упаковка, неправильный порядок размещения знаков на упаковке.
За остальные нарушения, не указанные в ч. 1 ст. 12.21.2, предусмотрены следующие размеры штрафов:
- для водителей: 1 000 — 1 500 рублей;
- для должностных лиц: 5 000 — 10 000 рублей;
- для юридических лиц: 150 000 — 250 000 рублей.
К таким нарушениям относится отклонение от маршрута, указанного в спецразрешении.
Форма поиска по УИН штрафа (Проверить штрафы за опасный груз)
Требования к перевозке опасных грузов должны строго соблюдаться, чтобы обеспечить безопасность. Если в ТС при проверке обнаружат несоответствие требованиям, вынесут штраф, даже если исправить нарушение сразу же. Проверить это могут ГИБДД и Ространснадзор.
Так, инспектор после проверки автомобиля, перевозящего опасный груз, выставил индивидуальному предпринимателю штраф 15 000 рублей за отсутствие актуальной даты проверки огнетушителя. Это приравнивается к отсутствию средств ликвидации последствий происшествия. Предприниматель решил обжаловать постановление в суде. Он утверждал, что нарушение было исправлено незамедлительно, и никто при этом не пострадал. Но суд жалобу не удовлетворил, оставив постановление и штраф в силе.
Российское законодательство о путевых листах
Основные требования к путевым листам в России
- Путевой лист должен быть заполнен перед началом каждого рейса и содержать информацию о маршруте, времени и расстоянии перевозки, грузе и других важных деталях. Он также должен быть подписан водителем и представителем грузоотправителя или грузополучателя;
- Путевые листы должны содержать точные данные о погрузке и разгрузке груза, а также о промежуточных точках остановки и пробеге транспортного средства;
- Путевые листы должны быть хранены и предоставляться на проверку в течение определенного срока. В случае нарушения этих требований предусмотрены административные и уголовные санкции.
Ответственность за нарушение требований по путевым листам
Нарушение требований по путевым листам может повлечь за собой серьезные последствия для грузоотправителей, грузополучателей и владельцев транспортных средств. Согласно статье 14.9 КоАП РФ нарушение порядка ведения и хранения путевых листов может влечь наложение штрафа на грузоотправителя или грузополучателя в размере от 5 000 до 10 000 рублей.
Кроме того, статья 357 УК РФ предусматривает уголовную ответственность за подделку или использование подложных путевых листов или других документов при оформлении грузоперевозок. За такие деяния лица могут быть наказаны лишением свободы на срок до 3 лет или крупным штрафом.
Системы электронных путевых листов
В целях упрощения и автоматизации процесса ведения путевых листов с 2024 года в России вводятся электронные путевые листы. Это позволит ускорить процесс обработки данных и уменьшить административную нагрузку на грузоотправителей и грузополучателей.
Системы электронных путевых листов обеспечивают прозрачность и контроль за перевозками, а также позволяют значительно сэкономить время и ресурсы, связанные с оформлением бумажных документов.
Законодательство о путевых листах в России строго регулирует требования и ответственность за их нарушение. Грузоотправители, грузополучатели и владельцы транспортных средств должны быть внимательны и соблюдать все правила и нормы, связанные с оформлением и хранением путевых листов. Введение электронных путевых листов в 2024 году будет способствовать упрощению и ускорению процесса перевозок, а также повысит прозрачность и контроль в этой сфере деятельности.
Общие сведения
Документ оформляют, если товар транспортируется привлеченным перевозчиком (при договоре перевозки) или экспедитором и при этом в договоре прописано право экспедитора заключать договор перевозки. В последнем случае экспедитор является отправителем.
Накладная удостоверяет, что был заключен договор о перевозке. Нужно внимательно заполнять форму, указывать в ней правильные данные: точные адреса, регистрационные номера, наименования компаний, груза и т.д. Подписывать транспортную накладную должно только уполномоченное на это лицо. У него должна быть доверенность на право подписи таких бумаг. Если документ будет заполнен с недочетами, то налоговая может отказать в признании расходов на транспортировку и в вычете по НДС.
При внесении исправлений в бумагу они должны быть подтверждены подписями грузоотправителя, транспортировщика или доверенными лицами.
На каждый автомобиль нужно оформлять свою накладную.
К сведению! В настоящее время применяется также и товарно-транспортная накладная. В чем ее отличия от товарной накладной, можно прочитать в нашей статье.
Когда составлять путевой лист и сколько он действует
Срок действия и время оформления путевого листа зависит от продолжительности и количества рейсов. Мы собрали информацию в таблицу.
Время оформления |
Срок действия |
|
---|---|---|
Один или несколько рейсов в течение смены в пределах одного дня |
До начала первого рейса |
На один день |
Рейс превышает продолжительность смены |
До начала рейса |
На срок, соответствующий длительности рейса или На срок, соответствующий количеству календарных дней, к которым относится смена (рабочий день), приходящаяся более чем на один календарный день |
Если во время действия путевого листа транспортным средством посменно пользуется несколько водителей, то можно оформить несколько путевых листов для каждого водителя на один автомобиль.
Отрывной талон к путевому листу
Отрывные талоны нужны не во всех видах ПЛ, а только там, где для этого элемента предусмотрена конкретная функция — обоснование предъявления счета заказчику перевозки или работ, оказываемых с помощью спецтехники.
Талон в этом случае является подтверждением того, что конкретный исполнитель-собственник ТС:
- выполнил перевозку груза для заказчика;
- выполнил работы для заказчика.
В иных случаях в состав применяемой формы ПЛ отрывной талон не включают. Хотя это допустимо, если, например, получать талоны хочет постоянный контрагент-заказчик.
Талон вполне может быть заменен другими регламентными документами. Например, при перевозке груза достаточно оформить транспортную или товарно-транспортную накладную.
Еще одним фактом, говорящим о том, что отрывной талон — не самый важный элемент ПЛ, является отсутствие специальных указаний по его заполнению в НПА.
Например, алгоритм заполнения отрывного талона путевого листа может быть таким:
- При оформлении путевого листа в отрывной талон к нему исполнитель (собственник ТС) переносит:
- номер и дату ПЛ (если их продолжают указывать в самом ПЛ, так как с 01.03.2023 эти реквизиты необязательны);
- наименование собственника (владельца) ТС;
- марку, модель, государственный номер ТС;
- наименование и местонахождение заказчика, ФИО его ответственного лица;
- иные сведения, предусмотренные формой отрывного талона.
- При прибытии ТС к заказчику его ответственное лицо проставляет время прибытия и показания одометра.
- После оказания услуги ответственное лицо заказчика указывает время убытия, показания одометра и иные сведения, характеризующие оказанные услуги (например, количество перевезенного груза, наименование и реквизиты товаросопроводительных документов). Внесенные данные это лицо подтверждает своей подписью.
- По возвращении водитель сдает ПЛ ответственному лицу (например, бухгалтеру). Это лицо заполняет в отрывном талоне данные о стоимости оказанной услуги и заверяет их так, как предусмотрено применяемой формой отрывного талона.
- Далее заполненный отрывной талон прилагается к документам, выставляемым заказчику для оплаты оказанных услуг (выполненных работ).