Минтруд ввел для кадровых электронных документов обязательные форматы

Часть 2

Во вторую часть командировочного удостоверения вносятся сведения, касаемые лично работника: полное ФИО, табельный номер, присвоенный ему при трудоустройстве, структурное подразделение или отдел, к которому он относится, должность. Здесь же следует указать место, в которое он направляется (страна, населенный пункт, организация). Чуть ниже вписывается цель командировки, а также ее сроки (по количеству календарных дней) с четким указанием даты ее начала и окончания – эта информация в точном соответствии копируется из приказа, подписанного руководителем.

Здесь же нужно внести удостоверяющие данные из какого-либо личного документа командированного (наименование документа, серия, номер).

Все выше написанное должен заверить руководитель организации или иное уполномоченное лицо.

Сведения о трудовой деятельности персонала

Трудовые книжки создавались с целью фиксации трудового стажа и условий работы человека, чтобы он мог подтвердить свою квалификацию новому руководителю, оформить полагающуюся ему пенсию и другие социальные выплаты. Документ велся исключительно в бумажной форме.

Перевод оформления трудовых отношений в цифру неизбежно приведет к исчезновению привычных трудовых книжек.

В настоящее время Пенсионный фонд России получает от работодателей сведения о трудовой деятельности по каждому работнику. Также утверждены формы для:

получения гражданами официальной информации из базы ПФР;
предоставления сотрудникам сведений об их трудовой деятельности работодателями.

Нормативное обоснование процесса обмена информацией о работе можно посмотреть здесь:

Наименование, дата, № документа	Краткая информация	Ссылка на документ
Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ	После внесения правок в ТК РФ появилась возможность вести данные о работе в электронном виде.	Ссылка
Федеральный закон 16.12.2019 № 436-ФЗ	Каждого работодателя обязали с 01.01.2020 предоставлять данные о трудовой деятельности персонала в Пенсионный фонд России.	Ссылка
Федеральный закон от 24.04.2020 № 136-ФЗ	Предоставление Правительству РФ права на установление порядка и сроков подачи в ПФР данных относительно трудовой деятельности.	Ссылка
Постановление Правительства РФ от 26.04.2020 № 590	Установление новых сроков предоставления информации в ПФР.	Ссылка
Форма СЗВ-ТД	Передача в ПФР сведений о трудовой деятельности сотрудника.	Ссылка
Форма СТД-ПФР	Предоставление работникам сведений из информационной базы ПФР.	Ссылка
Форма СТД-Р	Форма о трудовой деятельности, выдаваемая работнику работодателем.	Ссылка
Письмо Минтруда РФ от 05.03.2020 № 14-0/10/В-1704	Разъяснение по порядку заполнения формы СЗВ-ТД.	Ссылка
Письмо Минтруда РФ от 16.03.2020 № 14-2/В-267	Разъяснение относительно оформления записей в трудовых книжках.	Ссылка

Основная информация о работе подлежит централизованному хранению в информационных системах, созданных государством. В качестве ГИС, обслуживающей процесс цифровизации документации в сфере занятости и трудовых отношений, определена созданная в 2015 году единая цифровая платформа (ЕЦП) «Работа в России». Актуальные правила ее функционирования изложены в постановлении Правительства РФ от 13.05.2022 № 867.

Данные о работе, не влияющие на социальные, пенсионные выплаты и другие государственные программы, которые не имеет смысла хранить централизованно, должны архивироваться в ИС работодателей в течение времени, предусмотренного для хранения соответствующих документов в бумажном виде.

Обеспечение юридической значимости документов в КЭДО

Одним из важнейших компонентов сервиса КЭДО является возможность поддержки нескольких уровней ЭЦП, делающей цифровой документ легитимным.

ЕЦП «Работа в России»;
ИС работодателя.

ЕЦП «Работа в России» работает с ЭЦП, полученными через инфраструктуру электронного правительства (включая головной удостоверяющий центр Минцифры РФ, портал Госуслуг). Работодатели в этой системе получают право подписывать документацию усиленной квалифицированной и усиленной неквалифицированной электронной подписью (УКЭП и УНЭП). Работники имеют право подписывать все проходящие через ЕЦП «Работа в России» документы любой из имеющихся у них подписей – ПЭП, УНЭП или УКЭП.

Должностное лицо работодателя подписывает:

УКЭП – любые документы;
УНЭП – все документы, кроме:

o договоров и дополнительных соглашений к трудовым, ученическим, договорам на образование, о материальной ответственности;

o распорядительных документов о дисциплинарных взысканиях;

o уведомлений об изменении условий трудовых договоров.

Работники в таких ИС имеют право подписывать с помощью УКЭП и УНЭП (если они у них есть) любые документы. Для простой электронной подписи (ПЭП) и ЭЦП, сгенерированной работодателем в своей системе при приеме человека на работу, имеются ограничения. Их запрещено применять для подписания:

договоров и дополнительных соглашений к трудовым, ученическим, договорам на образование, о материальной ответственности;
заявлений на увольнение или заявлений об их отзыве;
согласия при переводах;
распорядительных документов о дисциплинарных взысканиях;
уведомлений об изменении условий трудового договора.

Готовые программные решения для КЭДО учитывают указанные требования, обеспечивающие юридическую значимость документов.

Часто задаваемые вопросы

1. Когда КЭДО станет обязательным для всех?

Сегодня решение о переходе бумажного кадрового делопроизводства в коммерческих компаниях на КЭДО является их добровольной инициативой. Пока Минтруда РФ не озвучивал дату тотального перевода кадровых процессов таких работодателей в цифру. Однако, регулятором в 2023 году уже созданы все условия для выполнения функций контроля. Поэтому работодателям рекомендуется вплотную заняться вопросом скорейшего внедрения КЭДО.

2. Кто должен платить за оформление ЭЦП работника?

Законодательство возложило на работодателя обязанность по организации получения каждым работником ЭЦП. Оплачивает процесс получения электронной подписи также работодатель. У него нет права ставить предварительные условия и/или отказывать соискателю в трудоустройстве по причине отсутствия у человека ЭЦП.

3. Нужно ли корпоративной ИС, содержащей персональные данные работников (ИСПДн), проходить аттестацию?

Согласно приказу ФСТЭК от 11.02.2013 № 17 обязательной аттестации на соответствие требованиям по безопасности информации подлежат только государственные информационные системы. Негосударственные корпоративные ИСПДн имеют право провести указанную процедуру подтверждения уровня защиты добровольно.

КЭДО: основные моменты

Оформление кадровых документов только в электронном виде, без бумажной копии, в России узаконили совсем недавно: с 1 сентября 2022 года.

К кадровым документам, которые теперь можно оформить в электронном виде, относятся, к примеру: трудовые договоры, графики отпусков, различные локальные нормативные акты, расчетные листки. То есть те документы, которые ранее выдавались сотруднику в бумажном виде и с ознакомлением под роспись.

Напомним об основных правилах применения кадрового электронного документооборота:

Переход на кадровый электронный документооборот (КЭДО) необязателен. Решение принимает сам работодатель, КЭДО в организации внедряется на основании локального нормативного акта.
Работодатель обязан предупредить работников о переходе на КЭДО (срок устанавливается локальным актом о переходе на КЭДО).
Все электронные документы подписываются усиленной квалифицированной подписью со стороны работодателя и простой электронной подписью со стороны сотрудника.
Для приема на работу достаточно подписать трудовой договор между работником и организацией, приказ о приеме не нужен;
Документы можно отправлять через систему «Работа в России» или через собственную программу работодателя.
Если работодатель использует собственную программу, то она должна соответствовать требованиям трудового законодательства: обеспечить подписание документа согласно ФЗ-377, хранение документа и фиксацию факта его получения.
Работник может отказаться от перехода на КЭДО. Отказ не может быть основанием для увольнения работника. Организация должна продолжить предоставлять сотруднику все документы в бумажном виде.
Все расходы на кадровый ЭДО, включая электронные подписи работников, несет работодатель.

Действия сотрудника после командировки

После того, как сотрудник вернется в родную организацию, он должен отдать командировочное удостоверение ответственному лицу, которое впишет в него сведения о прибытии с указанием даты, подписью и печатью.

Далее командировочное удостоверение вместе со всем остальным пакетом документов (приказ руководителя предприятия о командировке, чеки, квитанции и пр. платежки, подтверждающие командировочные затраты) передается в бухгалтерию предприятия. На основе них бухгалтер делает подробных расчет произведенных затрат и в случае необходимости возмещает командированному потраченные сверх выданного ранее авансом суммы или же принимает в кассу оставшиеся излишки. Эти же документы служат основанием для снижения налогооблагаемой базы по статье «расходы».

Какая польза от кадрового электронного документооборота

Преимущества КЭДО

Для работодателя польза заключается в повышении качества управления персоналом, снижении трудоемкости кадровых процессов, упрощении взаимодействия сотрудников с отделом кадров, контролирующими органами. Минимизируется риск утери документов, исключается возможность их подделки.

Освобождается место из-под громоздких бумажных архивов, снижаются затраты на бумагу, расходные материалы для печати и копирования документов.

поиск документов, ожидание их поступления – на 30 %;
утверждение, согласование документов – на 20 %;
организация передачи документов по подразделениям компании – на 10 %;
составление отчетности о движении документации – на 10 %.

КЭДО существенно снизить трудоемкость кадровых процессов компании

Рядовые сотрудники также остаются в выигрыше:

нет необходимости посещать отдел кадров для подачи заявления или подписания документов;
ускоряются все кадровые процессы: прием/увольнение, оформление отпуска, получения справок и другие;
выходящим на пенсию работникам не придется для подтверждения трудового стажа разыскивать бывших работодателей, писать и ожидать ответы на запросы: все данные могут быть получены из ГИС.

Обязательные документы в СУОТ

Внедрение системы управления охраной труда начинают с разработки Положения о СУОТ — локального нормативного акта, в котором устанавливаются структура и порядок функционирования системы. Документ:

направлен на достижение результатов в соответствии с принятой у работодателя Политикой в области охраны труда (п. 4 Примерного положения);
распределяет полномочия и ответственность руководителей организации, структурных подразделений, работников (п. 12, 13);
содержит порядок информирования персонала и порядок взаимодействия (п. 14-16, 44-46);
устанавливает основные процессы охраны труда у работодателя (п. 47, 54);
определяет порядок контроля и оценки результативности СУОТ (п. 61, 62).

При разработке Положения учитывают:

виды деятельности организации, государственные нормативные требования к ним;
численность персонала и оргструктуру;
принятые обязательства работодателя по межгосударственным, межнациональным и национальным стандартам в области охраны труда;
наличие на предприятии рабочих мест с вредными и опасными факторами (приложение 1 к Примерному положению), работ повышенной опасности (приложение 2) — результаты оценки профрисков и специальной оценки условий труда.

Организации, у которых до 1 марта 2022 года была внедрена СУОТ, не обязаны пересматривать свой внутренний документ. Учет требований приказа 776н, полностью или частично, — право работодателя (п. 77, 79).

Положение о допуске подрядных организаций

Работодатели разрабатывают и утверждают локальный нормативный акт, если они регулярно — не реже раза в год, заключают договоры подряда (п. 7). В Положении указывают:

порядок допуска подрядных организаций;
перечень документов, которые подрядчик представляет заказчику перед началом работ.

Политика (стратегия) в области охраны труда

Все работодатели утверждают Политику (стратегию) организации в области охраны труда (п. 4, 9). Локальный акт содержит:

цели и мероприятия по защите жизни и здоровья работников;
публичную декларацию руководства о намерении соблюдать государственные нормативные требования в области охраны труда, положения стандартов безопасности труда;
обязательства работодателя по устранению или снижению уровня опасностей на рабочих местах (профрисков); улучшению функционирования СУОТ.

Политика — локальный нормативный акт в области охраны труда. Ее обязательно согласовывают с профсоюзом в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ. Это требование закреплено в ст. 214 ТК РФ, п. 10 Примерного положения.

Цели в области охраны труда

Цели — конкретные результаты, которые планирует достичь работодатель для реализации Политики. Они должны быть измеримы. Например, «Обучить весь персонал по нормативным требованиям»— плохая цель, потому что ее невозможно оценить количественно. Пример хорошего планирования: «Обучить в 2022 году без отрыва от производства 2000 чел., с отрывом от производства — 300 чел.».

Минтруд в приказе 776н рекомендует:

планировать цели по результатам оценки профрисков;
учитывать мнение профсоюза и работников (п. 38);
при необходимости, ежегодно пересматривать цели по итогам оценки функционирования СУОТ (п. 39).

План мероприятий по охране труда

Мероприятия СУОТ планируют по результатам оценки профессиональных рисков (п. 17). Работодатель обязан систематически выявлять опасности на рабочих местах, проводить их регулярный анализ и оценку (ст. 214 ТК РФ, п. 25 Примерного положения). Он может проводить процедуру самостоятельно или поручить ее экспертной организации.

Меры по снижению уровня профрисков включают в План мероприятий по охране труда, со сроками реализации по каждому мероприятию. При разработке документа учитывают:

государственные нормативные требования;
приложение 1 к Примерному положению о СУОТ;
примерный перечень ежегодных мероприятий по улучшению условий и охраны труда… в ред. приказа Минтруда России от 29.10.2021 № 771н;
финансовые и производственные возможности;
передовой отечественный и зарубежный опыт.

Итак, обязательные документы для функционирования СУОТ по приказу 776н:

Политика;
Положение о СУОТ;
Положение о порядке допуска подрядных организаций;
Цели;
План мероприятий по охране труда.

Минтруд также рекомендует документировать порядок информирования работников; порядок контроля и оценки результатов функционирования СУОТ, разработки и реализации корректирующих действий. Но эти правила можно включить в Положение о системе управления охраной труда на предприятии.

Список использованных источников

Трудовой кодекс РФ, часть 3 статьи 22.1;
Федеральный закон 16.12.2019 № 436-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»;
Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде»;
Федеральный закон от 24.04.2020 № 122-ФЗ «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой»;
Федеральный закон от 24.04.2020 № 136-ФЗ «О внесении изменений в статьи 2 и 11 Федерального закона Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»;
Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации»;
Постановлении Правительства РФ от 13.05.2022 № 867 «О единой цифровой платформе в сфере занятости и трудовых отношений «Работа в России»;
Распоряжение правительства РФ от 28.07.2017 № 1632-р «Об утверждении программы «Цифровая экономика Российской Федерации»;
Приказ Минтруда РФ от 26.03.2018 № 194;
Приказ Минтруда РФ от 14.05.2020 № 240н;
Приказ Минтруда РФ от 20.09.2022 № 578н.

Какие кадровые документы нельзя оформлять в электронном виде

Не все кадровые документы допускается переводить в электронный формат. Некоторые из них по-прежнему оформляются только в бумажном виде.

Согласно письму Министерства труда, к ним относятся:

приказы об увольнениях сотрудников;
акты о несчастных случаях на производстве;
документы о прохождении инструктажей по технике безопасности.

Такие документы имеют слишком высокое значение для защиты прав сотрудников, чтобы переводить их в электронный формат, как указывает в письме Минтруд. Бумажная форма призвана защитить сотрудников от нечестного поведения со стороны работодателя – к примеру, изменения каких-то данных задним числом.

Также требования к кадровым документам не распространяются на трудовые книжки: они оформляются в соответствии с положениями статей 66 и 66.1 Трудового кодекса.

Порядок перевода кадровых процессов в цифровой формат

После выбора цифровой платформы для внедрения КЭДО работодатель должен:

подготовить положение о цифровом документообороте;
определить кадровые бизнес-процессы, которые он планирует оцифровать;
создать внутренние регламенты компании по использованию КЭДО.

Конкретный перечень процессов, подлежащих переводу в электронный вид в целом и на каждом этапе внедрения ЭДО, определяется работодателем самостоятельно преимущественно по критерию частоты использования в компании.

Анализ кадровых процессов в КЭДО по частоте использования

До введения в действие КЭДО следует внести изменения в коллективный договор компании, пересмотрев нормы трудовых отношений, которые затрагивает автоматизация кадрового делопроизводства.

Необходимо провести инструктаж (обучение) сотрудников, научить пользоваться возможностями сервиса КЭДО.

Методическое и документальное обеспечение перехода на КЭДО на примере 1С: Кабинет сотрудника

Перевод персональных данных в режим электронного взаимодействия возможен только в добровольном порядке с письменного согласия каждого сотрудника. Отсутствие такого документа приравнивается к отказу. Любое принуждение работника к переходу на КЭДО является правонарушением.

Единые требования к кадровым документам в электронном виде

В ноябре 2021 года в Трудовом кодексе РФ появилось уточнение, согласно которому кадровая документация в электронном виде должна оформляться по единым форматам. Разработку форматов поручили Минтруду. Сейчас электронные кадровые документы можно оформлять без соблюдения требований о единых форматах. Но как только правила вступят в силу, все не соответствующие требованиям документы будут считаться недействительными. Более того, за нарушение правил оформления электронных кадровых документов будут штрафовать.

Единые требования к составу и форматам кадровой документации в электронном виде установлены Приказом Минтруда от 20 сентября 2022 № 578н. Соблюдать требования о форматах нужно будет с 1 марта 2023 года.

Из всех разработанных требований выделим базовые. Новыми правилами установлен перечень структурных элементов электронного документа:

основная часть, содержащая текст договора, приказа или другого документа, — файл в формате PDF;
приложения (если они есть в документе) — создаются в любом формате для текстовых, графических данных или иного вида информации;
файлы электронной подписи, которой подписаны основная часть и приложения;
машиночитаемая доверенность (при необходимости);
описание электронного документа в формате XML.

Описание электронного документа содержит обязательные или необязательные для заполнения структурные элементы. Например, к обязательным относится элемент «employername» — полное название организации или Ф.И.О. индивидуального предпринимателя. Элемент «created» (дата создания электронного документа) является необязательным.

Кроме того, существует группа условно необязательных элементов. Они используются отдельными категориями бизнеса. Например, «kpp» (КПП работодателя) заполняется только юридическими лицами.

Новыми правилами также предусмотрены цифровые коды кадровых документов. Они указываются в описании электронного документа.

Часть 3

Оборотная сторона бланка Т-10 содержит сведения о всех городах и организациях, в которых побывал командировочный по служебной необходимости.

В верхнем левом углу пишется название организации, из которой сотрудник уезжает (т.е постоянное место его работы), дата отъезда, а также подпись ответственного лица с расшифровкой и печать предприятия.

Далее сотрудник, отправленный в служебную поездку должен по мере необходимости последовательно предъявлять данный документ на всех предприятиях, на которых он побывал в рамках командировки. Здесь уполномоченные работники этих предприятий оформляют обратную сторону его служебного удостоверения в нужных разделах (строки «прибыл в», «выбыл из»).

Таких организаций может быть несколько, но каждая из них обязательно должна указать свое полное название, дату прибытия и отбытия командировочного, печать и подпись ответственного лица.

Новый профстандарт «помощник по уходу» начнет действовать с марта 2024 года

Минтруд РФ обновил профессиональный стандарт «помощник по уходу», который должен заменить версию аналогичного документа от 2018 года. Новелла устанавливает квалификационные требования к трудовому опыту и образованию работника, а также более подробно описывает различные особенности деятельности помощника по уходу за нуждающимся, как в домашних условиях, так и в стационаре. Положения профстандарта вступят в силу 1 марта 2024 года и будут действовать в течение шести лет.

В проекте приказа Минтруда предполагалось, что документ вступит в силу с 1 сентября 2023 года. Авторы новеллы, общественное обсуждение которой проходило в ноябре-декабре 2022 года, в пояснительной записке указывали, что профстандарт актуализирован для решения задач кадрового обеспечения системы долговременного ухода. Изменения понадобились и из-за «разнородности участников, оказывающих помощь в уходе».

Согласно утвержденному документу, помощник по уходу должен пройти профессиональное обучение по программам подготовки рабочих профессий и должностей служащих. Среди особых условий допуска к работе – прохождение обязательных предварительных (при поступлении на работу) и периодических медосмотров и предоставление сведений о вакцинации (согласно Национальному календарю профилактических прививок). В проекте документа в список требований также входило прохождение учебного курса по оказанию первой помощи и отсутствие судимости, в итоговой версии приказа этих строк нет.

Графа профстандарта «Другие характеристики» дополнена пунктом об обязательном соблюдении помощником по уходу морально-этических норм и правил профессиональной деятельности. В трудовые функции планируется включить поддержание социального функционирования людей, нуждающихся в уходе, а также их мобильности. К примеру, работники должны помогать своим подопечным поддерживать когнитивные функции и пользоваться различными современными гаджетами.

В 2018 году в некоторых регионах России был запущен пилотный проект по долговременному уходу. Изначально в нем принимала участие 21 медицинская организация и 32 социальных учреждения из Волгоградской, Костромской, Новгородской, Псковской, Рязанской и Тульской областей. В июне 2021 года президент Владимир Путин поручил правительству в течение 2022 года внедрить систему во всех субъектах страны. В течение 2022 года проект расширился, сейчас в нем принимают участие отдельные муниципальные образования 34 регионов.

В июле 2020 года в 18 субъектах РФ также стартовали тестовые проекты по привлечению частных клиник к медико-социальному патронажу пожилых людей. На проведение эксперимента из средств нацпроекта «Демография» выделено 1,9 млрд рублей. В феврале 2022 года правительство направило еще 351,2 млн рублей частным клиникам из 15 регионов страны, принимающим участие в пилотном проекте. Средства пойдут на патронаж 3,7 тысячи пожилых людей.

В мае 2022 года вице-премьер Татьяна Голикова на заседании президиума Госсовета по вопросам соцподдержки рассказала, что на пилотный проект по долговременному уходу за пожилыми и инвалидами во второй половине 2022 года планируется выделить 17 млрд рублей для пяти регионов страны (каких именно, Голикова не уточнила).

Фото stock.adobe