Как составлять счет-фактуру и упд по прослеживаемым товарам с 1 октября 2023 года

Как правильно оформить?

Форма, предложенная ФНС, не является обязательной к применению. Налогоплательщик может ей воспользоваться, как основой, и внести дополнительные показатели. При этом следует учитывать некоторые особенности:

реквизиты счета-фактуры, содержащиеся в УПД, должны соответствовать действующей форме счета-фактуры;
в части реквизитов первичных документов должны быть соблюдены требования Закона о бухгалтерском учете;
дополнить таблицу можно новыми графами, но не добавлять колонки между графами 1-11 (только слева от 1 и справа от 11);
не следует менять состав и последовательность реквизитов, а также удалять реквизиты счета-фактуры;
не следует переименовывать графы и строки формы.

После того, как форма откорректирована, необходимо закрепить ее в своей учетной политике и применять.

Заполняется УПД продавцом, в часть строк записи вносит покупатель. Составляется в момент совершения операции или сразу после нее. В зависимости от статуса:

регистрируются в книге продаж у продавца, в книге покупок у покупателя; посредники и застройщики – в журнале учета счетов-фактур УПД со статусом «1»;
не регистрируются УПД со статусом «2».

Продавцом указываются данные по следующим реквизитам формы:

Статус УПД.
Реквизиты счета-фактуры (если статус «1») в общем порядке (строка 5, графы 6, 7, 10, 10а, 11).
Сведения, которые должны содержаться в первичном документе, не указанные в части счета-фактуры:

ссылка на договор, являющийся основанием приемки-передачи;
должности, подписи и их расшифровки ответственных лиц от имени продавца;
дата фактической отгрузки товара, оказания услуг, передачи результатов работ;
дополнительные сведения, связанные с товаром, услугами, работами, уточняющими их.

Покупатель заполняет:

Сведения об ответственном за оформление операции лице со стороны покупателя (должность, ФИО, личная подпись), принявшем товар, услугу, работы.
Дата фактического получения товара, услуги, результата работы.
Иные сведения о приемке.

УПД заверяется оттиском печати продавца и покупателя, если они используются.

БЕСПЛАТНАЯ КОНСУЛЬТАЦИЯ С ЮРИСТОМ Тел. +7 (800) 302-65-54 Бесплатно по России

Как заполнить вручную

Образец заполнения бумажного УПД и xml-файла.

При формировании УПД в СБИС часть полей заполняется автоматически.

Для предоставления в качестве счета-фактуры (СЧФ) обязательно заполнить:

номер документа, дату создания;
название, адрес, ИНН участников сделки;
названия и адреса отправителя и получателя груза;
номер документа, который фиксирует аванс в счет предстоящих поставок;
состав поставки, единицу измерения содержимого, количество;
валюту расчетов;
цену за единицу измерения поставки, не учитывая налог;
стоимость поставки или имущественных прав без налога;
акциз, если это необходимо;
налоговую ставку;
налог для покупателя по действующим налоговым ставкам;
стоимость поставки с учетом налога;
страну происхождения товара;
номер таможенной декларации;
код вида товара по единой Товарной номенклатуре внешнеэкономической деятельности Евразийского экономическо союза. Указывать только для товаров, вывезенных из России на территорию Евразийского экономического союза.
название субъекта, составившего файл продавца. Поле заполняется, если продавец и составитель документа — разные лица. Например агент или сотрудник на аутсорсе.

Для предоставления в качестве документа об отгрузке (ДОП) обязательно заполнить:

название документа;
дату создания;
экономический субъект, который сформировал документ;
суть сделки;
сумму или объем поставки;
ФИО и подписи ответственных лиц.

Для значения СЧФДОП обязательно заполнить все указанные выше поля.

Дополнительно в УПД можно указывать иные сведения.

Порядок отправки документов в ЕИС

Приёмка товаров, работ и услуг с использованием функционала ЕИС осуществляется по уже сложившейся схеме. Порядок работы изложен в методических материалах, размещённых в системе.

Поставщик:

Формирование УПД, подписывает его электронной подписью (ЭП) и отправляет в адрес заказчика.
Поставка ТРУ.

Заказчик:

Направление поставщику бумажного подтверждения (расписка) получения ТРУ.
Направление в адрес поставщика извещения, подтверждающего факт получения акта о приёмке.
Осуществление приёмки и принятие решения о соответствии/несоответствии поставленных товаров (оказанных услуг) условиям заключённого контракта. От этого зависят дальнейшие действия, так как может быть:

осуществлена приёмка ТРУ в полном объёме
осуществлена частичная приёмка
отказ от приёмки ТРУ

Алгоритм действий заказчика в случае полной приёмки ТРУ:

Подготовка документа о приёмке товара на бумажном носителе.
Заполнение в УПД раздела «Приёмка товаров, работ и услуг» с приложением отсканированного документа о приёмке.
Направление поставщику передаточный документ, подписанного ЭП.
Размещение в реестре документов, подтверждающих факт исполнения контракта.

При частичной приёмке ТРУ:

Заказчик составляет на печатных носителях два документа: акт частичной приёмки; отказ от приёмки с указанием причин.
Вносит необходимую информацию в УПД в раздел «Приёмка товаров, работ и услуг», загружает отсканированные копии документов и посылает в адрес поставщика.
Поставщик подготавливает УКД, отмечая в нём лишь принятые позиции. Далее заверяет собственной ЭП и направляет заказчику.
Заказчик направляет в адрес поставщика уведомление о получении корректировочного документа. Затем изучает его и при отсутствии недочётов и замечаний — подписывает его ЭП.

В ситуации отказа от приёмки ТРУ:

Заказчик составляет акт отказа от приёмки ТРУ с указанием причин в печатном виде.
Вносит необходимые данные в УПД в раздел «Приёмка товаров работ и услуг», вместе с отсканированной копией отказа от приёмки отправляет поставщику.
Поставщик имеет законодательную возможность в определённый период устранить замечания и направить товар или представить работы (услуги) вновь. Тогда он формирует другой УПД, который отправляет в адрес заказчика.

Сведения о товарах, подлежащих учету в ГИС

В формат УПД введен типовой блок «Дополнительные сведения о товаре, подлежащем идентификации и учету в государственной информационной системе (СвГосСист)». К таким системам относятся федеральные и региональные информационные системы, которые формируются на основе законодательных актов. Для идентификации и учета указывается наименование ГИС и идентификационный номер учетной единицы в ней.

Например: ГИС учета отходов от использования товаров (оператор — Росприроднадзор). В ГИС передается информация о производителях, импортерах товаров, а также о товарах и упаковке, подлежащих утилизации после утраты потребительских свойств.

Можно ли использовать два документа одновременно?

Могут возникать ситуации, при которых встает вопрос об одновременном использовании УПД и СЧФ. Например, один контрагент требует оформить сделку счетом-фактурой и товарной накладной, а другой согласен на обмен УПД. С точки зрения законодательства, оба варианта вполне легитимны и могут применяться в одной организации.

Применение одного из вариантов оформления возможно в рамках одного договора, т.е. все отгрузки по одному договору могут, например, оформляться пакетом документов «СЧФ + накладная», а по другому договору – УПД, заполненным в соответствии со статусом «1». Разные партии в рамках одного договора могут оформляться как пакетом документов «СЧФ + первичный документ БУ», так и УПД со статусом «1» (по тексту письма №ГД-4-3/8963 ФНС от 27-05-15 г.).

В НУ эти суммы признаются и в целях расчета налога на прибыль, одновременно с учетом по НДС.

Применение УПД не накладывает ограничений на использование в документообороте других учетных форм. Теоретически нет законодательного запрета и на использование УПД со статусом «2» с одновременным оформлением счета-фактуры.

Главное

УПД целесообразно применять при ограниченном документообороте и объемах хозяйственных операций.
СЧФ может применяться в пакете с документами БУ подтверждающего характера практически повсеместно.
В ряде случаев заменить счет-фактуру УПД невозможно.
Применение двух видов документов в рамках разных партий по договору либо в рамках разных договоров законом не запрещено.
В законодательстве не содержится запрета также на одновременное использование УПД и любых иных документов.

Как заполнять новую строку 5а в счете-фактуре?

Данная строка заполняется только в «отгрузочных» счетах-фактурах.

К сожалению, подробных указаний по ее заполнению, Правила заполнения счета-фактуры не содержат. Единственный оговоренный нюанс: «в случае одновременного отражения нескольких документов, подтверждающих поставку (отгрузку) товаров (выполнение работ, оказание услуг), передачу имущественных прав, в этой строке указываются номера и даты таких документов через разделительный знак »;» (точка с запятой)».

Но представители ФНС, правда, пока устно, разъясняют, как это можно сделать на практике. Рассмотрим заполнение строки 5а счета-фактуры на примерах.

Если в счете-фактуре несколько наименований товаров (работ, услуг), отгруженных по одному первичному документу, например, 5 порядковых номеров, отгруженных по накладной № 437 от 01.07.2021, то в строке 5а нужно указать: Документ об отгрузке N п/п 1-5 № 437 от 01.07.2021.
Если в счете-фактуре несколько наименований товаров (работ, услуг), например, два, отгруженных по разным документам: № 1 — картофель, отгружен по товарной накладной № 437 от 01.07.2021 и № 2 -морковь, отгружена по товарной накладной № 438 от 01.07.2021. В строке 5а счета-фактуры будет указано:
Документ об отгрузке N п/п 1 № 437 от 01.07.2021; 2 № 438 от 01.07.2021.
Если выставляется УПД с функцией первичного документа и счета-фактуры, то в строке 5а следует повторить реквизиты счета-фактуры.

Например, счет-фактура № 5678 от 02.07.2021 г. и в нем указано лишь одно наименование товаров (работ, услуг), то строку 5а счета-фактуры можно заполнить так:

Документ об отгрузке N п/п 1 № 5678 от 02.07.2021 г.

Бухгалтерские, созданные в электронном формате документы, сокращенно УПД

Данная форма отличается от стандартной формы тем, что

В одном представлении имеется только один XML-файл с подписями и информацией о продавце.
Поскольку он двусторонний, данные и подписи продавца и покупателя содержатся в одном файле.

Обязательно указывается статус лица:.

Сотрудник,.
сотрудник организации, редактирующей файл поставщика, и
Член другой компании — если эта опция включена, информация должна быть введена в поле «База полномочий».
Уполномоченные физические лица.

Основное различие между бумажными и электронными формами заключается в том, что второй тип имеет больше преимуществ и гораздо проще в использовании в современных реалиях.

По крайней мере, вам не придется тратить деньги на курьеров или другие способы доставки. Скорость замены значительно увеличивается, а расходные материалы, такие как бумага, чернила для принтера и место для хранения, больше не нужны. Ничего не теряется, а процент ошибок практически равен нулю.

Подписи в УПД со стороны продавца:

Счета-фактуры и документы: подпись руководителя организации (или иного уполномоченного лица), главного бухгалтера (или иного уполномоченного лица). Если документ дополняется индивидуальным предпринимателем, то подпись предпринимателя и указание реквизитов свидетельства о государственной регистрации индивидуального предпринимателя; с 1 октября 2017 года в качестве дополнительной подписи необходимо заполнять поле для подписи лица, уполномоченного подписывать документ от имени предпринимателя.
Поле в таблице 10: подпись лица, которому были переданы товары, проект или услуги.
Поле в таблице 13: подпись лица, ответственного за надлежащее оформление документа. Это поле называется «ответственный за надлежащее оформление событий хозяйственной жизни». Если этот сотрудник уже подписывал документ, ему не нужно ставить подпись в поле 13 повторно. Достаточно перечислить должность и ФИО.

Что изменилось в бланке счета-фактуры и как это отразить в УПД

Посмотрим на новый бланк.

Скачатьбланк счета-фактуры

Как видно из новой формы, к прежнему варианту табличной части с/ф добавили графы 11, 12, 12а, 13. Это как раз те, что касаются отражения в с/ф прослеживаемых товаров. Также введена графа 1 для указания порядкового номера записи. А прежняя графа 1 «Наименование» переехала в графу 1а.

При этом появились новшества в «шапке» документа.

Строка 5а – предназначена для указания реквизитов отгрузочного документа в привязке к порядковым номерам записей в табличной части (из строки 1). Если такой документ не один, в строку нужно вносить все данные по всем документам через точку с запятой («;»). Причем внесенные данные должны идти в той же последовательности, что и порядковые номера записей в табличной части.

Например,

«№ п/п 1-5 № 20 от 10.07.2021; № п/п 6-10 № 25 от 11.07.2021»

Как быть с УПД? Ведь он сам по себе является отгрузочным документом?

Письменных разъяснений на эту тему пока нет. Есть только устные комментарии сотрудников ФНС, которые можно найти в СМИ.

По их версии, в случае, если строка 5а счета-фактуры входит в УПД, то в строке 5а нужно указать все порядковые номера строк в табличной части (можно через дефис от первой до последней) и сослаться на сам УПД.

При таком подходе можно сделать вывод, что, если УПД оформляется вместо счета-фактуры, то новая графа 1 «№ п/п» необходима, т.к. на нее ссылаемся, заполняя строку 5а. В «старой» редакции УПД, предложенной ФНС, для этих целей служит строка А.

Дата УКД

В форме УКД есть две даты (см. рис. 9):

Строка (1) — дата составления документа, которую заполняет продавец;
Строка — дата согласования покупателем предложенного изменения.

При заполнении УКД со статусом (1) в строке (1) указывается фактическая дата составления первичного документа и корректировочного счета-фактуры (п. 5.2 ст. 169 НК РФ, пп.«а» п.1 Правил заполнения корректировочных счетов-фактур, утв. Постановлением № 1137).

Корректировочный счет-фактура должен быть выставлен не позднее 5 календарных дней со дня составления документов, служащих основанием для изменения стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав.

Если в соответствии с договором согласия покупателя на изменения их стоимости не требуется, то продавец составляет УКД только для уведомления покупателя об изменении стоимости и в качестве даты выставления корректировочного счета-фактуры на бумажном носителе будет дата, указанная в строке (1).

Если согласие от покупателя требуется, то в качестве даты выставления корректировочного счета-фактуры считается дата, указанная в строке .

При указании даты составления первичного учетного документа нужно учитывать, что согласно статье 9 Закона № 402-ФЗ документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а при невозможности – непосредственно после его окончания (ч. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

В строке указывается дата согласования покупателем изменения стоимости отгруженных товаров (работ, услуг, имущественных прав) или дата получения покупателем уведомления продавца об изменении стоимости – в случае проставления:

дата составления УКД в cтроке (1) совпадает с датой согласования изменения стоимости (строка ) или
дата согласования изменения стоимости (строка ) более поздняя, чем дата составления УКД (строка (1)).

В таблице 2 приведены варианты проставления дат в УКД в целях учета НДС:

Таблица 2

Указание дат в строках (1) и УКД у продавца и покупателя в целях исчисления НДС в зависимости от факта хозяйственной ситуации

Факт хозяйственной жизни	Продавец	Покупатель
Увеличение стоимости по согласованию сторон	Начисление НДС в налоговом периоде согласования – показатель строки	Вычет НДС в налоговом периоде получения УКД и согласования изменения – показатель строки
Увеличение стоимости на основании уведомления	Начисление НДС в налоговом периоде составления УКД – показатель строки (1)	Вычет НДС в налоговом периоде фактического получения УКД (показатель строки при его заполнении)
Уменьшение стоимости по согласованию сторон	Вычет НДС в налоговом периоде составления УКД и согласования изменения – показатель строки	Восстановление НДС в налоговом периоде получения УКД и согласования изменения – показатель строки
Уменьшение стоимости на основании уведомления	Вычет НДС в налоговом периоде составления УКД – показатель строки (1)	Восстановление НДС в налоговом периоде фактического получения УКД (показатель строки при его заполнении)

Приемка на основании УПД

На основании УПД (универсальный передаточный документ) от поставщика можно сделать приемку товара, без ручного сканирования и ввода товара в документ приемки.

Акцептованные (подписанные) УПД от поставщиков хранятся в реестре: Документы -> Универсальные передаточные документы. Приемку можно сделать на основании подписанного УПД.

Ввод на основании

Находясь в реестре УПД откройте документ, на основании которого необходимо сделать приемку. В правом верхнем углу нажмите кнопку Операции, затем Создать приемку всех позиций. В шапке документа выберите Магазин, в который необходимо оприходовать товар. Это поле является обязательным. Поля Оператор и Комментарий являются справочными.

Табличная часть документа автоматически заполняется из накладной от поставщика: наименование товара, единицы измерения, себестоимость.

Сопоставление товара

После выбора магазина запускается сопоставление товара из накладной поставщика с номенклатурным справочником выбранного магазина. Поиск ведется по штрих-коду и наименованию товара. Найденные совпадения программа подставит в правую часть документа (на какие позиции будут оприходованы товары из накладной).

Если совпадений не найдено, вероятнее всего данного товара ранее не было в магазине или товар не содержит штрих-код или несколько позиций содержат одинаковый штрих-код. При необходимости можно выбрать соответствующий товар вручную, дважды кликнув на пустую ячейку в столбце Товар в принимающем магазине.

Создание нового товара

Если вы получили новый товар, которого ранее не было в продаже, его необходимо создать в справочнике магазина. Кликните дважды по пустой ячейке в колонке Товар в принимающем магазине и нажмите “+”. Создастся товарная карточка, в которую автоматически загрузится из УПД наименование товара, штрих-код, себестоимость, ед. измерения.

Для нового товара в карточке обязательно укажите соответствующий ему тип товара: Товар, Услуга, Маркированный табак, Маркированная обувь и пр. От этого параметра будет зависеть — запросит ли терминал при продаже отсканировать марку и отправит ли информацию о выбытии маркированного товара.

По желанию в карточке можно указать товарную группу, к которой относится позиция, описание, артикул. Данные поля не являются обязательными и могут быть изменены позже.

Приемка сигарет в пачках

Зачастую в УПД от поставщика сигареты указаны в блоках, но продается такой товар в пачках. Мы рекомендуем вести учет сигарет именно в пачках.

Чтобы оприходовать сигареты не блоками, а пачками, в документе приемки укажите правильное соответствие товара. Например, для позиции Сигареты MARLBORO TOUCH (БЛОК) укажите в колонке Товар в принимающем магазине, что приемку нужно сделать на позицию Сигареты MARLBORO TOUCH (пачка). Затем в поле Количество проставьте значение в пачках (было 3 блока, стало 30 пачек). Себестоимость за единицу пачки рассчитается автоматически исходя из себестоимости блока.

Отражение в учете

Когда для каждой товарной позиции из УПД будет проставлено соответветствие — проверьте актуальность розничной цены товара.

Для товара, который ранее был в наличии в документ подгружается последняя розничная цена из карточки товара.
Для нового товара розничную цену нужно указать вручную в документе. После чего она отразится в карточке нового товара.

Проверьте что соответствие товара указано верно, цены назначены, пустых полей в документе нет. Убедившись, что документ заполнен корректно и в полном объеме, активируйте бегунок Проведен в шапке документа и нажмите кнопку Сохранить. Документ отразится в учете с новым количеством и ценами, а в списке товара появятся новые созданные позиции.

Обратите внимание! Проведенный в учете документ изменить нельзя. После отражения документа в учете изменения сохраняются в облако ЭВОТОР автоматически, но обновление в терминале происходит с небольшой задержкой, как правило, не более получаса

Имейте это ввиду, если вносите изменения в рабочее время кассира. Если необходимо — можно сделать принудительную загрузку, нажав на терминале: Еще -> Обмен -> Загрузить в терминал

После отражения документа в учете изменения сохраняются в облако ЭВОТОР автоматически, но обновление в терминале происходит с небольшой задержкой, как правило, не более получаса. Имейте это ввиду, если вносите изменения в рабочее время кассира. Если необходимо — можно сделать принудительную загрузку, нажав на терминале: Еще -> Обмен -> Загрузить в терминал.

Варианты использования УПД

Существует два варианта применения УПД:

вместо счета-фактуры и передаточных документов. В этом случае при передаче товаров, услуг или работ оформляется только универсальный передаточный документ. Он используется и для расчетов по налогу на добавленную стоимость, и для признания расходов при налогообложении прибыли. Документу присваивается статус 1, он должен оформляться в бумажном и, при необходимости, электронном виде.
вместо передаточных документов. В этом случае УПД используется только для признания расходов, счет-фактура выписывается отдельно. Документу присваивается статус 2, его допускается оформлять только в электронном виде.

Правила заполнения бланка универсального передаточного документа

Большая часть бланка УПД совпадает с бланками счета-фактуры и товарной накладной или акта выполненных работ. Но заполнение некоторых полей формы, относящихся к реквизитам непосредственно универсального передаточного документа, может вызвать затруднения. Воспользуйтесь нашими рекомендациями:

Дата в УПД. В универсальном передаточном документе указываются три даты: дата оформления документа (строка 1), дата совершения акта хозяйственной деятельности (строка 11) и дата получения товаров или приемки работ/услуг (строка 16).
Статус УПД. Если универсальный передаточный документ выполняет функции счета-фактуры, то ставится статус 1. При этом должны быть заполнены строка 7, графы 6, 7, 10, 10а, 11. Если УПД выполняет функции только товарной накладной или акта, то в нем проставляется статус 2, а указанные строки и графы не заполняются.
Номер УПД. Универсальные передаточные документы со статусом 1 нумеруются в хронологическом порядке в соответствии с нумерацией счетов-фактур. Универсальные передаточные документы со статусом 2 нумеруются в хронологическом порядке в соответствии с нумерацией первичной документации.
Подписи в УПД. В верхней части универсального передаточного документа, соответствующей счету-фактуре, ставят подписи руководитель предприятия (или индивидуальный предприниматель) и главный бухгалтер. В нижней части бланка, соответствующей акту или товарной накладной, ставятся подписи лиц, ответственных за отгрузку товара/передачу услуг, за получение товара /услуг, за оформление фактов хозяйственной жизни продавца и покупателя.

Как исправить ошибку в УПД

Допущенные ошибки могут привести к проблемам, связанным с признанием доходов по налогу на прибыль или к сложностям с получением налоговых вычетов по НДС.

Способ исправления ошибки зависит от того, в документе с каким статусом она была допущена — 1 или 2, и станет ли ошибка помехой для специалистов налоговой в процессе идентификации важных данных (продавца, покупателя, товаров и их характеристик и др.).

Зависимо от ситуации:

ошибку можно зачеркнуть (пометив надписью «исправлено);
можно составить новый УПД;
при необходимости выставить дополнительный счет-фактуру.

Как заполнить УПД в сервисе КУБ24?

Чтобы свести к минимуму риск ошибок при оформлении универсального передаточного документа по новой форме и упростить этот процесс, воспользуйтесь бесплатным многофункциональным сервисом КУБ24. Автоматическое формирование УПД в нем займет всего несколько минут. Вам потребуется:

внести данные о контрагентах и сделке в соответствующие поля формы;
проверить правильность информации;

Ваш документ готов! Теперь вы можете сохранить его на жесткий диск своего компьютера или сразу отправить контрагенту по электронной почте.

Начните пользоваться сервисом КУБ24 и заполняйте универсальные передаточные документы по форме 2020 года в автоматическом режиме, систематизировано храните документы в личном кабинете и отправляйте контрагентам в один клик! Зарегистрируйтесь прямо сейчас и получите бесплатный доступ ко всем функциям системы на 14 дней.

УПД со статусом 1 (2)

Зависимо от назначения УПД присваивают статус 1 или 2.

Статус 1 присваивается УПД, выписанным в качестве и накладной, и счет-фактуры (для операций с НДС);
Статус 2 присваивается УПД, выписанным в качестве исключительно накладной или исключительно акта (для операций без НДС).

БЫСТРО И КАЧЕСТВЕННО

Удобное выставление счетов онлайн
Моментальная отправка счетов на e-mail вашему покупателю
Контроль задолженности по каждому покупателю

Хватит тратить время на заполнение шаблонов и бланков
Сервис КУБ24 помогает выставлять счета за 20 секунд и готовить другие документы без единой ошибки, за счет полной автоматизации заполнения шаблонов.
КУБ24 – новый стандарт выставления и отправки счетов покупателям.

Начать использовать КУБ24 прямо сейчас
14 днейБЕСПЛАТНЫЙ ДОСТУП