Табель в зуп 3.1 - самоучитель 1с для начинающих от компании scloud

Формирование табеля учета рабочего времени автоматически: в чем преимущества?

С развитием компьютерных технологий и компьютерной оснащенности предприятий меняется и подход к ведению табеля учета рабочего времени.

Во-первых, появляется возможность автоматизировать все большее количество участков
учета, который ранее велся вручную и занимал много времени у уполномоченных на это сотрудников. Ведение табеля учета рабочего времени является
тому примером. Это объемный и подробный документ, который включает в себя сведения о количестве отработанного времени по каждому сотруднику
предприятия за каждый день месяца, что в условиях крупной организации превращается в трудоемкий процесс по отслеживанию и внесению статистических
данных (а если вспомнить, что помарки и корректировки, за исключением исправлений по установленной форме, в табеле не допускаются, то легко
понять, какую нервозность может вызвать ручное заполнение табеля у ответственных за него специалистов).
Во-вторых, автоматическое заполнение исключает человеческий фактор, когда сведения
могут быть намеренно или ненамеренно искажены.
В-третьих, меняется взгляд на тех сотрудников, данные о которых попадают в табель.
Теперь это в основном специалисты, работающие на компьютере. Для выявления добросовестных и недобросовестных работников, выполнения корректных
начислений становится недостаточно знать только время прихода на работу и время ухода с работы. Эти сведения устанавливают только факт посещения
сотрудником своего рабочего места, однако ничего не говорят о качестве его работы в течение дня. Теоретически, он может значительную часть дня
уклоняться от выполнения служебных обязанностей, однако руководитель подразделения или кадровик никак не смогут отследить эти факты, и в табеле
учета рабочего времени будет стоять отметка о явке сотрудника с указанием выработки стандартного времени (например, 8 часов), что означает,
что организация оплатит ему время, превышающее то, которое он отработал в действительности

Таким образом,
важность отслеживания действий сотрудников за ПК выходит на первое место в вопросе сокращения лишних затрат предприятия.

На помощь приходят автоматизированные системы контроля персонала, которые ведут подсчет точного количества рабочего времени, не акцентируя на
этом внимание самого сотрудника и экономя значительный объем времени и усилий специалистов, ответственных за заполнение табеля.,

Так, система Bitcop позволяет задать индивидуальные настройки графика работы каждого сотрудника. Программа фиксирует время начала и окончания
работы за компьютером, при этом возникшую переработку можно проанализировать с точки зрения ее обоснованности (проконтролировать, что сотрудник
действительно составлял срочный отчет сверх выполнения остальных служебных обязанностей в течение дня, а не потому, что днем «играл в танчики»,
и напротив — не задержался лишь для того, чтоб потратить время на интернет-серфинг).

С применением Bitcop решается проблема прерывания рабочего времени. Система отслеживает все простои сотрудника, строго подсчитывая их временные
рамки. Таким образом, в табеле будет учтено только реальное фактически отработанное время.,

При этом для сотрудников, работающих удаленно, можно задать только те интервалы суток, в которые должен осуществляться контроль. Все остальное
время агент Bitcop не будет расценивать как рабочее, приостанавливая мониторинг и ведение статистики.,

По итогам месяца в программе Bitcop будет сформирован встроенный отчет по использованию рабочего времени, который в точности отразит количество
эффективного времени по каждому сотруднику. Впоследствии эту форму можно выгрузить в удобный формат (PDF или Excel), распечатать и подшить к
бумажному документообороту организации.,

Табель учета рабочего времени — это только один из ряда наглядных и информативных отчетов по продуктивности сотрудников, которые формирует Bitcop
на основе собранных данных. Эти отчеты позволяют не только учесть количество отработанного времени, но и судить об его качестве. Чтобы ознакомиться
с полным функционалом Bitcop, программу можно попробовать бесплатно.

Кому и зачем нужен табель

Он, как первичный документ, нужен:

Бухгалтерии. На основании этого документа начисляется зарплата сотруднику. Табель подтверждает тот факт, что работник исполняет свои обязанности.
Налоговой инспекции. Проверяется правильность начисления или удержания налогов с зарплаты. Делается сверка данных отработанного времени, отмеченными в табеле, с данными по выплате зарплаты.
Табель могут потребовать специалисты Фонда социального страхования России. Проверяется правильность выплаты пособий из средств фонда.
Органам Федеральной Миграционной Службы. При проверке работодателей, которые привлекают, в качестве работников, иностранных граждан.
Специалистам Трудовой инспекции. Инспектор, проверяя табель, сможет установить факт нарушения трудового законодательства. Так, проверяя, соблюдение нормы сверхурочных часов, за выявленные отклонения предусматривается штраф. При повторном нарушении ТЗ руководителя могут освободить от занимаемой должности.
Табель может использоваться в качестве доказательства в суде при возникновении трудового спора. Например, правомерность увольнения работника за прогул.
Статистическим органам. Согласно табелю составляются ряд отчетов. Например, отчет по форме П-4.

Что это за табель?

учет времени, отработанного или неотработанного наемным сотрудником;
контроль соблюдения установленного режима работы (своевременность явки и ухода с работы, опоздания, преждевременные уходы, соблюдение обеденного перерыва и т. п.);
сбор официальной информации об отработанном каждым сотрудником времени для расчета заработной платы или составления статистической отчетности по труду для органов статистики.

Благодаря табелю бухгалтер сможет подтвердить корректность расчетов заработной платы и компенсаций каждого сотрудника, а кадровик – отследить явки и при необходимости обосновать штрафы, наложенные на персонал.

продолжительность ежедневной работы или смены;
время начала и окончания рабочего дня;
количество смен в сутки;
чередование рабочих и нерабочих дней.

длительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю, причем для некоторых категорий работников данный показатель не может составлять больше более 36 или 35 часов в неделю (ст. 91, 92 ТК РФ);
в течение рабочего дня или смены сотруднику нужно представить перерыв для отдыха и обеда, продолжительность которого не может быть меньше 30 минут, но и не больше 2 часов, причем данное время не учитывается как рабочее (ст. 108 ТК РФ);
еженедельный непрерывный отдых не может составлять менее 42 часов (в отдельные недели при суммированном учете рабочего времени продолжительность еженедельного непрерывного отдыха может уменьшаться, однако в среднем за учетный период норма должна соблюдаться; ст. 110, 104 ТК РФ).

Табель нужно хранить на протяжении 5 лет, однако, если условия труда тяжелые, вредные и опасные, то данный срок нужно увеличить до 75 лет.

Нюансы заполнения, связанные с нестандартными ситуациями

Жизнь человека не всегда может идти по заранее расписанному плану, так может внезапно посреди отпуска ухудшиться состояние здоровья или незапланированно понадобиться взять административный отпуск, то есть определенное количество выходных дней без сохранения заработной платы.

Если все эти форс-мажорные ситуации работники внутри отделов, как правило, могут отрегулировать самостоятельно, однако, ведь такие изменения в рабочем процесс должны быть отражены и в табеле кадровика, а о том какие встречаются нюансы в этой работе и как их нужно отразить в составляемом документе пойдет речь далее:

1. Болезнь во время отпуска

Если во время отпуска работник заболел и об этом впоследствии принес в отдел кадров больничный лист, специалистом этого подразделения должны быть внесены следующие изменения в табель:

Вместо ранее проставленных букв «ОТ» нужно написать символ «Б».
Затем, отпуск должен быть продлен на соответствующее число дней, в которых работник находился на больничном.

2. Праздничные дни во время отпуска сотрудника

Если в период отпуска сотрудника один или несколько дней совпадают с выходным нерабочим днем, то напротив граф этих чисел кадровик должен поставить буквы «В», то есть выходной. В таком случае, как и в предыдущем отпуск будет продлен.

3. Отпуск без сохранения заработной платы

Не во всех случаях работники могут за относительно небольшой промежуток времени решить сложные вопросы и задачи, в таких случаях, как правило, сотрудники обращаются за неоплачиваемыми отпусками, так, на сегодняшний день, сотрудники в таких случаях могут воспользоваться:

Отпуском по семейным обстоятельствам, который предоставляется руководством организации.
Отпуском в случае бракосочетания, который предусмотрен действующим трудовым кодексом.
Дополнительным отпуском, в который работник может выйти, при условии, что таковой прописан трудовым договором, который и регулирует отношения между работником и работодателем.

Несмотря на различные названия у всех этих вышеупомянутых «выходных» дней есть одна особенность, которая заключается в том, что работник при нахождении в нем не сохраняет заработной платы.

Кейс №7. Использование документа «Табель» при использовании обособленных территорий

Так как сотрудник по условиям задачи может работать целый или часть дня на разных территориях и при этом организация не планирует на это время менять ему подразделение, то в этом случае удобно использовать механизм обособленных территорий.

Для его подключения следует в учетной политике организации установить флажок Использовать обособленные территории:

После этого в программе появляется справочник Территории (Настройка – Предприятие – Территории). Территории – это независимая классификация, которая появилась в дополнение к справочнику Подразделения. Для каждой территории можно указать свои регистрационный данные и/или особые территориальные условия. Данный справочник настраивается для каждой организации отдельно.

В нашем примере создается новый элемент — Склад удаленный №2, в котором указываются регистрационные данные:

При использовании механизма территорий перемещение между территориями может осуществлять с помощью:

документа Кадровый перевод;
специального документа — Перемещение между территориями;
документа Табель, который незаменим в том случае, если сотрудник работает на разных территориях в течение одного дня.

Вид документа Табель при включении настройки учета по обособленным территориям меняется:

Надпись «Территории не заданы» означает работу сотрудника на своем рабочем месте.

Для того, чтобы зарегистрировать, что сотрудник работал в один день на разных территориях, следует щелкнуть по нужной дате и в открывшейся форме установить флажок В течение дня работа выполнялась в разных территориях и в таблицу Данные о времени внести информацию о работе на разных территориях. Так будут заполнены данные на 08 июля:

Для того, чтобы зафиксировать работу целый день (13 июля) на другой территории, следует щелкнуть мышкой по дате и в открывшейся форме в поле внести новые условия труда – Склад удаленный №2 и в реквизитах С и По указать день работы:

В итоге в документе Табель дни работы на разных территориях будут выделяться другим обозначением (в нашем примере буквами «С2»):

Документ Начисление зарплаты и взносов также меняет свой вид — в нем появляется дополнительная колонка Терр., условия труда. Расчет начислений за работы на разных территориях происходит пропорционально отработанному времени. Расшифровку расчетов можно получить, щелкнув по колонке Терр., условия труда.

Отдельные случаи табелирования

В таблице рассмотрены отдельный случаи:

Случай	Решение
Ежегодный и доп. социальный отпуск (сотрудников с детьми)	Все дни указываются как отпуск, включая выходные, поскольку продолжительность отпуска вычисляется на основании календарных дней
Сотрудник был уволен в середине месяца	Отмечаются рабочие дни до увольнения, остальные дни помечаются крестом. Табельный номер может передаваться другому служащему только через 3 года
Известно, почему служащего нет на месте	Прогулы не отмечаются, пока сотрудник не принесет доказывающие причину неявки документы
Было известно, почему работник не явился, однако до момента сдачи табеля он не принес доказывающие причину отсутствия документы	Ставится «НН(30)» (неявка по неизвестным причинам); когда бумаги будут предъявлены, код меняется на соответствующий данному случаю

Формат заполнения табеля рабочего времени в Т-13

В отличие от произвольных таблиц схожего содержания, Т-13 содержит данные о предприятии, включая форму собственности и ОКПО. Номер документа проставляется в соответствии с внутренними требованиями к ведению табелей.

В верхней части также указано название отдела. Нужно помнить, что руководителю этого отдела (даже если заполнять табель — не входит в его или ее обязанности) следует расписаться на заполненной форме.

Порядок сотрудников определяется решением ответственного лица. Чаще всего встречается сортировка по алфавиту, как в нашем примере, но возможен вариант расстановки по табельному номеру (графа 3).

В графе 4 ставим отметки по дням:

Я — (явка) рабочий день,В — выходной,ОТ — отпуск,РП — явка в выходной день (отработка),К — командировка,ПК — повышение квалификации,У — учебный отпуск с вызовом из образовательного учреждения,Б — больничный с больничным листом,Т — неоплачиваемый больничный без больничного листа.

Под отметкой Я ставим количество отработанных в этот день часов. В графе 5 суммируем количество Я в строке и количество часов. Получаем 4 значения для 2 половин месяца. В графе 6 суммируем значения и получаем итоговую цифру по работе за месяц.

Количество часов для В, ОТ, К, Б и других случаев в четвертой графе не указывается. Для этого существуют столбцы 10-13.

Учет больничных, отпусков или неявки по другим причинам

Коды обозначений могут быть другими (например, числовыми). Законодательно конкретный формат заполнения не предписан.

Обозначение Х показывает, что мы не учитываем этот день: для удобства месяц разбит на две строки с неравными значениями. Для месяцев, в которых 30 дней (к примеру, ноябрь, колонка будет выглядеть так (для удобства “несуществующее” 31-е число выделено красным):

Т-13 для ноября

По аналогии заполняется Т-13 для посещений в феврале.

В графах 7-9 указывается код оплаты, количество дней и тип начислений. В нашем примере используются коды:

2000 — обычный рабочий день,
2300 — больничный (пособие по нетрудоспособности),
2012 — отпуск.

Альтернативное решение

Некоторые предприятия утверждают слегка упрощенный вариант табеля без детализации причины пропусков. В графе 4 указываются только 2 кода:

Я — рабочий день,
Н — неотработанный день.

Этот способ может быть неудобен тем, что не фиксирует больничные.

Частные случаи

Как заполнять Т-13 для сотрудников, участвующих в конференциях и других учебных мероприятиях?

Зависит от позиции предприятия. Эти дни могут быть засчитаны как рабочие (Я), а могут — как повышение квалификации (ПК). Ставка оплаты также может различаться.

Может ли код Я иметь значение более 8 часов?

Да. Может, если есть специальное распоряжение о продленном рабочем дне. Сверхурочные часы можно помечать обозначением С.

В чем различие табелей Т-12 и Т-13?

Первый — форма для ведения посещаемости, заполняемая вручную. Вторая — электронным способом. Многие бухгалтерии сегодня перешли на Т-13, поскольку ее можно автоматически собрать с помощью специальной программы.

Инструкция по заполнению табеля рабочего времени по форме Т-12

При фиксировании прибытия персонала на работу в табель вносятся закодированные символы, с фиксированием лишь того персонала, который официально трудоустроен, в том числе – по внутреннему совмещению.

Не учитывается трудовая деятельность по следующему составу:

Работающим неофициально.
Устроенным по внешнему совместительству.
Оформленных по гражданскому соглашению.

Ведение табеля поручается либо кадровику, либо руководителю отдела, либо другому лицу, назначаемому распоряжением работодателя. На основе зафиксированных в табеле кодов, персоналу фирмы начисляется зарплата и прочие выплаты.

В зависимости от принятого на фирме способа контроля распорядка дня, табель может составляться, либо одним общим (для всего предприятия) бланком, либо отдельным бланком по каждому отделу.

Табель относится к регулярному бланку, сдаваемому ежемесячно в установленную на фирме дату. Правила оформления бланка предполагают корректное заполнение титульной страницы и табличного раздела бланка.

Титульный лист

В данном разделе бланка отображаются следующие данные:

Наименование фирмы.
Коды ОКПО и ОКУД.
Номер бланка, который присваивается фирмой самостоятельно.
Отчетный срок – т.е. месяц в течение которого фиксируются данные.
Дата составления бланка, который является, обычно, завершающей датой отчетного месяца.

В адресном разделе бланка отображается полное наименование учреждения, а впоследствии, в скобках — его краткое наименование.

В строке «Почтовый адрес» отображается название субъекта РФ, юридический и фактический адрес, с отображением почтового индекса.

Код фирмы (ОКПО) отображается исходя из Общероссийского классификатора, зарегистрированного в структурах Росстата.

Таким же образом отображается идентификационный номер фирмы.

Табличная часть

В этом разделе требуется заполнить все поля:

В первом столбике присваивается номер каждому сотруднику.
Во втором и третьем столбце отображаются личные данные о работающем (Ф.И.О., вакансия и табельный номер).
В столбцах 4-й и 6-й графы, содержащих даты месяца, фиксируются символы, обозначающие прибытие/отсутствие персонала на работе, в которых в числителе записывается код, а в знаменателе – число рабочих часов.
В 5-м и 7-м столбце заносятся итоги, отображающие число проработанных смен и часов, за соответствующую часть месяца.
С 8-го по 13-й столбец заполняются итоговые показатели трудовой деятельность за месяц, с отображением проработанных смен и часов на фирме.
В 14-й колонке фиксируются пропущенные смены, с отображением причин пропусков в 15-й и 16-й колонках.
И, наконец, в 17-й колонке отмечается число выходных и праздничных дней.

На этом работа с табелем завершается, и ответственный работник должен подписать заполненный бланк, заполнив дату и подпись.

Расшифровка обязательных кодов и условных обозначений: ночные часы, работа в день отгула и др.

Буквенные и цифровые обозначения унифицированной формы Т-12 утверждены Постановлением Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004 года. Все указанные обозначения имеют стандартную форму и содержание, при необходимости организациям разрешено создавать дополнительные сокращения в зависимости от специфики работы и вида деятельности.

Приняты следующие сокращения в буквенном и цифровом выражении по определённым параметрам:

Продолжительность рабочей смены

Я (01) — работа в дневное время.
Н (02) — работа в ночное время.
РВ (03) — работа в выходные дни.
С (04) — сверхурочная работа.
ВМ (05) – продолжительность смены при вахтовом методе.
УВ (12) – сокращенный рабочий график для студентов и лиц, проходящих обучение без отрыва от производственной деятельности с частичным сохранением зарплаты.
ЛЧ (21) – снижение количества рабочих часов в ситуациях, предусмотренных законодательно.
НС (25) – режим неполного рабочего дня по инициативе работодателя, если это не противоречит действительным нормам закона.

Командировка и служебные поездки

К (06) — командировка.

Повышение квалификационных умений

ПК (07) – с отрывом от производства
ПИ (08) – с отрывом от работы в другой местности (перевод наёмного служащего в другое подразделение организации, расположенное в ином населённом пункте, регионе и т.д.).

Отпуск

ОТ (09) — ежегодный основной оплачиваемый отпуск.
ОД (10) – дополнительный отпуск.
У (11) — учебный отпуск.
УД (13) – отпуск, гарантированный студентам и лицам, находящимся на обучении без сохранения заработной платы.
Р (14) – отпуск по беременности и родам. Эта же номенклатура применяется в связи с усыновлением новорождённых.
ОЖ (15) – отпуск по уходу за малышом в возрасте до 3-х лет.
ДО (16) – дополнительный отпуск, предоставляемый по согласованию с работодателем без сохранения заработка.
ОЗ (17) — отпуск без сохранения заработной платы.
ДБ (18) – ежегодный дополнительный отпуск без сохранения з/п.

Нетрудоспоосбность

Б (19) — больничный (период временной нетрудоспособности).
Т (20) – временная утрата трудоспособности без назначения социального пособия (для ситуаций, обозначенных в нормативной документации РФ).

Пропуск рабочей смены, неявка на работу

ПВ (22) – вынужденный прогул из-за перевода на иную должность, незаконное отстранение от работы, восстановление в занимаемой должности.
Г (23) – пропуск работы во время исполнения обязанностей государственного или общественного значения.
ПР (24) – прогулы без уважительной причины.
НН (30) – неявка на рабочем месте по невыясненным обстоятельствам. После определения причин прогула, код меняется на тот, который соответствует действительности.

Выходные и праздничные дни

В (26) — выходные и нерабочие праздничные дни.
ОВ (27) – оплачиваемые выходные, предоставленные работодателем.
НВ (28) – дополнительные отгулы без сохранения заработной платы.

Простой и забастовка

ЗБ (29) – невыход на работу из-за массовой забастовки (для ситуаций, предусмотренных законодателем).
РП (31) – простой по вине нанимателя.
НП (32) – обстоятельства вынужденного простоя не зависят от работодателя и наёмного персонала.
ВП (33) – прямая вина наёмного служащего.
НЗ (36) – остановка рабочего процесса из-за невыплаты (задержки) заработной платы.

Отстранение от исполнения служебных обязанностей

НО (34) – недопущение к выполнению профессиональных обязанностей с оплатой согласно законодательным нормам.
НБ (35) – недопуск к работе без начисления заработка за рабочую смену.

Компания имеет право разрабатывать дополнительные обозначения. В качестве примера приведём такие обозначения:

ЭК (37) – отсутствие на рабочем месте из-за прохождения медицинской или социальной экспертизы.
ДИ (38) – диспансеризация сотрудницы, находящейся в положении.
КР (39) – дополнительный перерыв для кормящей матери.

Порядок учета рабочего времени

Каждому работнику на каждый месяц в АвтоПарке сопоставлены табельщик (путем заполнения штатного расписания) и режим работы (указан непосредственно в приказе о приеме/переводе). На основе этой информации в конце месяца производится процедура подготовки так называемых бланков табелей на следующий месяц.

Бланк табеля — это печатная форма, содержащая в себе сведения о графике выходов на работу по каждому работнику на каждый день месяца, сгруппированная по табельщикам. Табельщик должен вести первичный учет рабочего времени, используя заранее подготовленный бланк табеля. Учет ведется путем внесения в бланк табеля (желательно с помощью цветных шариковых ручек) отклонений от предполагаемого графика по каждому работнику:
Неявки по временной нетрудоспособности, в связи с ежегодным отпуском и т.п.;

Внеплановые выходы на работу (работа в выходной день);

Работа сверх нормы времени (равно как и недоработка) в конкретный день.

Кроме того, в бланке должны отмечаться возможные переводы работника в течение расчетного месяца.

Все отметки в бланке табеля в течение расчетного месяца производятся табельщиком на основании:
Первичных документов — приказ о предоставлении ежегодного отпуска, справка о нетрудоспособности, повестка о необходимости исполнения гособязанностей, приказ о выходе на работу в выходной день и т.п.

Предположений табельщика о причинах неявки работника. На наш взгляд, в подобных случаях может быть всего два варианта:
У табельщика есть все основания полагать, что работник заболел. В этом случае рекомендуется использование отметки о так называемом «Неподтвержденном больничном листе».

У табельщика нет никаких конкретных предположений о причине неявки. В этом случае рекомендуется использование отметки о «Неявке по неизвестной причине».

По окончании месяца все табельщики должны сдать бланки табелей с внесенными в них отметками об отклонениях от графика в расчетную часть бухгалтерии.

В течение расчетного месяца бухгалтеры расчетной части и, возможно, другие пользователи АвтоПарка (например, нарядчики, табельщики) занимаются, в частности, вводом первичных документов о неявках работников

Обратите внимание, оформление в АвтоПарке документов (ДСр: приказов об отпуске, больничных листов, несданных больничных, прогулов и т.п.; приказов о приме/переводе/увольнении и т.п.) следует производить по мере их возникновения, а не в конце расчетного и/или в начале следующего месяца.

В начале следующего за расчетным месяца производится обязательная процедура сверки электронного табеля в АвтоПарке и бланка табеля с внесенными табельщиком изменениями. Процедура сверки заключается во взаимной проверке табельщиков и работников, пользователей АвтоПарка, занимавшихся вводом первичных документов, целью которой является достоверное заполнение электронного табеля

Что будет содержаться в электронном табеле к моменту сверки (при условии неукоснительного соблюдения правила о своевременном внесении первичных документов в АвтоПарк):
Сведения о работе по графику с учетом приказов о приеме/переводе/увольнении;

Сведения о неявках, автоматически попадающие в табель на основе введенных документов;

Сведения о работе вне графика, проставленные пользователями на основе соответствующих приказов.

По окончании процедуры сверки производится печать табеля с учетом всех отклонений от графика, который, собственно, и представляет собой первичный документ, соответствующим образом подписанный и являющийся одним из оснований для начисления заработной платы.