Приказ о замещении временно отсутствующего работника

Особенности и варианты регистрации признания временного перевода постоянным

Согласно разъяснениям на сайте ПФР признание временного кадрового перевода постоянным следует отражать в учете ЭТК как мероприятие ПЕРЕВОД. Но при заполнении СЗВ-ТД в этом случае есть свои особенности:

• выбор даты мероприятия. ПФР рекомендует указывать дату начала действия временного перевода, а не дату признания его постоянным;
• документы-основания. При признании временного перевода постоянным рекомендуется указывать реквизиты двух документов-оснований: исходного приказа о временном переводе и приказа о признании перевода постоянным.

Чтобы сведения о признании временного перевода постоянным заполнились в СЗВ-ТД с учетом этих нюансов, можно зарегистрировать мероприятие одним из двух способов.

Вариант 1. Для временного Кадрового перевода (Кадры – Приемы, Переводы, увольнения) ввести документ-исправление. В нем убрать дату окончания, установить флажок Отразить в трудовой книжке и вручную указать реквизиты второго документа-основания.

Вариант 2. Зарегистрировать мероприятие вручную документом Регистрация трудовой деятельности (Кадры – См. также – Электронные трудовые книжки). В кадровом учете постоянный перевод отразить отдельным документом Кадровый перевод. Дата действия нового перевода – следующий день после окончания временного перевода. Флажок Отразить в трудовой книжке в новом документе Кадровый перевод устанавливать не нужно.

Разберем на примерах оба варианта, как отразить в учете ЭТК признание временного перевода постоянным.

Когда можно уволить работника за прогул?

Согласно штатному расписанию организации – детской поликлиники она имела два здания, расположенные по разным адресам. М. А. работала в регистратуре одного здания поликлиники. Конкретный адрес рабочего места, где трудилась М. А., в трудовом договоре с ней не был указан.

Директор поликлиники принял решение переместить М. А. из одного здания в другое, в такое же отделение. М. А. на новое рабочее место не вышла и была уволена работодателем за прогул. Не согласившись с этим, М. А. обратилась в суд с исковым требованием о восстановлении на работе.

Но все три инстанции встали на сторону работодателя, основываясь в том числе на том, что в соответствии с Определением ВС РФ от 19.06.2007 № 475-0-0 из содержания ст. 72.1 ТК РФ в системной связи с другими положениями Трудового кодекса следует, что она допускает перемещение работника без его согласия лишь постольку, поскольку он продолжает выполнять обусловленную трудовым договором работу (трудовую функцию) и никакие установленные по соглашению сторон условия трудового договора не изменяются.

Если в трудовом договоре с работником либо локальном нормативном акте работодателя (приказе, графике и т. п.) не оговорено конкретное рабочее место этого работника, при спорах о том, где он обязан находиться при исполнении своих трудовых обязанностей, следует исходить из того, что в силу ТК РФ рабочим местом является место, где работник должен находиться или куда ему необходимо прибыть в связи с его работой, которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя (п. 35 Постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 № 2).

Исследовав материалы дела, суд сделал вывод, что на основании приказа работодателя состоялось перемещение М. А. на другое рабочее место, а это не требует согласия работника. Указанный приказ издан директором в пределах его полномочий и обязателен для работника М. А.

Также нашел подтверждение факт грубого нарушения М. А. трудовых обязанностей – отсутствия без уважительной причины на рабочем месте в течение всего рабочего дня, за что возможно дисциплинарное взыскание в виде расторжения трудового договора по инициативе работодателя (пп. «а» п. 6 ТК РФ). То, что она находилась в этот день на рабочем месте по старому адресу, М. А. не доказала.

Поскольку процедура привлечения к дисциплинарной ответственности работодателем была соблюдена, права и законные интересы М. А. приказом о расторжении трудового договора не нарушались, отсутствуют основания для восстановления на работе (Определение Второго кассационного суда общей юрисдикции от 14.04.2022 № 88-8870/2022).

Таким образом, если работник не вышел на новое рабочее место при перемещении его работодателем и не вышел на прежнее рабочее место (или, как в рассмотренном случае, не смог доказать, что он туда вышел), то работодатель может уволить работника за прогул.

Временный перевод без согласия работника

Иногда временный перевод возможен без согласия работника. Работодатель издает приказ, поскольку считает повод для такого решения веским и значительным. Самые частые причины — производственная необходимость и приостановление деятельности. В любом случае перевод заканчивается предоставлением работнику прежней работы.

Закон устанавливает месячный срок для временного перевода  работника без его согласия.

Временный перевод влечет изменение условий трудового договора: должности, оплаты труда, возможно, режима работы. Эти нюансы фиксируют в дополнительном соглашении. В нем же устанавливают срок действия перевода. Если работник будет замещать коллегу, то перевод завершится после его выхода на работу.

Перемещать работника можно только в пределах населенного пункта, где он работает.  При нарушении  этого принципа наказывать работника за невыход на работу нельзя (ч. 3 ст. 72.1 ТК РФ, определения Ростовского областного суда от 10.08.2015 № 33-11932/2015.

Если руководитель не уверен в новичке, то срок перевода лучше делать как можно короче. Тогда не придется договариваться с ним об уменьшении этого периода. Отменить перевод приказом, как это допускается при совмещении профессий не получится.

Переносить в трудовую книжку сведения из приказа о временном переводе  не нужно. Она предназначена только для постоянных переводов.

О возможности продления срочного трудового договора на срок, превышающий пять лет

Исходя из содержания ч. 1 ст. 58 ТК РФ, в случае изменения срока действия срочного трудового договора общий срок действующего срочного трудового договора не должен превышать пяти лет, если иной срок не установлен ТК РФ и иными федеральными законами.

Если ни одна из сторон не требует расторжения срочного трудового договора в связи с истечением срока его действия и работник продолжает работу после истечения срока действия трудового договора, существует риск признания условия о срочном характере трудового договора утратившим силу (ч. 4 ст. 58 ТК РФ). Как следствие, в этом случае трудовой договор может рассматриваться как заключенный на неопределенный срок.

Из совокупного толкования указанных норм следует, что в случае заключения срочного договора для исполнения обязанностей отсутствующего сотрудника на срок, превышающий пять лет (например, в результате продления договора), временный работник может требовать признания такого договора бессрочным.

Таким образом, пятилетний срок, обозначенный в ст. 58 ТК РФ, может рассматриваться как пресекательный. В этом случае по истечении пяти лет с момента заключения срочного трудового договора (например, в результате последовательных изменений условия о сроке трудового договора, общий срок которого в итоге превысил пять лет) такой трудовой договор может быть признан бессрочным.

Вместе с тем необходимо обратить внимание, что ч. 1 ст

58 ТК РФ прямо предусматривает исключения из правила о пятилетнем пресекательном сроке. К таким исключениям относятся случаи, когда ТК РФ или иными федеральными законами установлен иной максимальный срок, на который может заключаться срочный трудовой договор.

Ни нормативные акты, ни судебная практика не содержат ответа на вопрос, каким образом в ТК РФ или другом федеральном законе должен быть установлен иной срок — в форме конкретного периода времени или в неопределенной форме, подразумевающей возможность продолжения срочных трудовых отношений по истечении пяти лет.

Однако, по нашему мнению, системное толкование ч. 1 ст. 58 и абз. 2 ч. 1 ст. 59 ТК РФ позволяет сделать вывод, что срочный трудовой договор может быть заключен на срок, превышающий пять лет, если за замещаемым работником на законном основании сохраняется место работы в течение всего этого срока.

Кроме того, при решении вопроса о возможности признания срочного трудового договора договором, заключенным на неопределенный срок, необходимо учитывать, имело ли место продолжение трудовых отношений с замещающим работником после выхода отсутствующего сотрудника на работу. Суды отмечают, что работодатель утрачивает право расторгнуть с работником срочный трудовой договор при наступлении события, с которым связано истечение его срока, только если он не выразил своего желания прекратить трудовые отношения с работником до истечения срока трудового договора, а работник продолжает работу и после истечения срока договора.

Следовательно, для расторжения срочного трудового договора с работником:

1. работодатель должен выразить желание прекратить трудовые отношения в связи с выходом на работу отсутствовавшего сотрудника;
2. работник не должен продолжать трудовую деятельность по истечении срока трудового договора.

При соблюдении этих условий, а также с учетом положений ч. 1 ст. 58 и абз. 2 ч. 1 ст. 59 ТК РФ расторжение срочного трудового договора может быть осуществлено и по истечении пяти лет с момента его заключения.

Для минимизации рисков возникновения трудового спора с замещающим работником следует во всех документах (включая заявление о приеме на работу, договор, приказ, трудовую книжку, дополнительные соглашения о продлении срока и соответствующие приказы к ним) отразить срочный характер работы нанимаемого сотрудника, а также основание (причину) заключения срочного договора.

Приказ о замещении на время больничного листа

Когда сотрудник вынужден взять больничный лист, его обязанности необходимо переложить на другого сотрудника, чтобы обеспечить продолжение работы и сохранение бизнес-процессов компании. В таких случаях приказ о замещении на время больничного листа играет важную роль.

Кто может замещать?

На время, пока сотрудник находится на больничном, его обязанности и полномочия могут быть переданы другому сотруднику компании. Однако, необходимо учитывать, что замещение должно быть осуществлено сотрудниками, обладающими необходимыми квалификацией и компетенциями для выполнения этих обязанностей. Таким образом, замещение может быть произведено другим сотрудником того же отдела, либо сотрудником смежного отдела.

В некоторых случаях, особенно при замещении высокопоставленного руководителя, может потребоваться назначение временного исполняющего обязанности (ВИО). В этом случае, замещение осуществляется сотрудником, которому доверяются полномочия руководителя и который обладает достаточным уровнем авторитета и знаний для управления.

Оформление приказа

Приказ о замещении на время больничного листа должен быть подготовлен в письменной форме. В нём должны быть указаны следующие данные:

1. ФИО сотрудника, который находится на больничном.
2. ФИО сотрудника, который будет замещать первого сотрудника.
3. Должность замещающего сотрудника.
4. Период времени, на который будет производиться замещение.
5. Обязанности, которые будет выполнять замещающий сотрудник.

Приказ должен быть подписан руководителем компании и иметь печать компании. Замещающему сотруднику следует предоставить копию приказа, чтобы он мог ознакомиться с перечисленными в нём обязанностями и нести их исполнение в рамках замещения.

Таким образом, приказ о замещении на время больничного листа является неотъемлемой частью правильной организации работы в компании в период отсутствия сотрудника. Он позволяет обеспечить непрерывность бизнес-процессов и высокую эффективность труда во время отсутствия сотрудника на больничном.

Как прекратить замещение

Когда отпуск замещаемого закончится, и он вернется на свое рабочее место, ситуация «замещения» прекратится сама собой. Для возвращения на круги своя не нужно издавать специальных приказов или распоряжений – период, который подошел к концу, уже был указан в первом приказе «на совмещение». Когда отдохнувший работник приступает к своим обязанностям, его временный преемник прекращает получать дополнительные выплаты.

Когда коллеги в отпуске, а вы всех заменяете, это обидно и непросто физически. Иногда летом приходится работать за двоих, в худшем случае — за троих. Сколько вам должно заплатить начальство, если коллега уехал отдыхать и оставил вам на попечение не только свой кактус, но и заказчиков?

Работать приходится не только за коллегу-отпускника, но и сотрудника, который заболел или ушёл в декретный отпуск. В зависимости от формы замещения начальство будет начислять вам доплату за отсутствующего работника.

Обязательные налоги в связи с совмещением

Закон обязывает произвести с выплат в счет совмещения должностей обычные налоговые отчисления:

• налог на доходы физических лиц – положенные 13% (вычитается из начисленной суммы);
• взносы в фонды страхования – 30% (уплачиваются за счет средств работодателя).

Расчет доплаты

Порядок определения размера дополнительного вознаграждения в случаях замены может быть оговорен в коллективном договоре или специальном документе, а может решаться непосредственно между работодателем и работником, при этом получив отражение в приказе.

ВАЖНО! Доплата не может быть меньше, чем установленные нормы оплаты труда, иначе работодатель рискует административной ответственностью. Факторы, влияющие на размер доплаты:

Факторы, влияющие на размер доплаты:

• сложность принятых допобязанностей;
• объем дополнительной работы;
• фиксированная сумма или процентное соотношение в зависимости от результатов труда;
• режим занятости замещающего (полный или неполный рабочий день, свободный или строгий график и т.п.).

При регламентировании расчетов такой доплаты во внутренних нормативных актах может фигурировать конкретные суммы либо проценты от существующих окладов.

Пример расчета

Оклад экономиста Петровского Г.М., уходящего в отпуск в августе, составляет 35 000 руб. в месяц, а оклад Лукьянцева Р.Т., также экономиста, – 32 тыс. руб. в месяц. Р.Т.Лукьянцев назначен совмещать свои обязанности и обязанности Петровского Г.М. на время 20-дневного отпуска.

По положениям колдоговора за такое совмещение полагается доплата в размере 70%. Рассчитаем, сколько денег получит Лукьянцев в августе:

• 32 000 руб. – собственную заработную плату;
• 70% от 35 000 руб. – 24 500 руб. – положенная доплата за полный месяц;
• поскольку совмещение проходило не весь месяц, а только 20 дней, то доплата положена за 2/3 от положенных 70%: 16 333 руб.;
• итого Лукьянцеву положено 32 000 + 16 333 = 48 333 руб.;
• с этой суммы нужно отчислить НДФЛ: 13% от 48 333 = 6283 руб.;
• на эту сумму нужно начислить страховые взносы: 30% от 48 333 = 14 499,90 (не удерживаются из зарплаты, работодатель перечисляет из своих средств);

итого на руки: 48 333 – 6 283 = 42 050 рублей.

Запомнить

Если работодатель заставляет вас идти в отпуск, проверьте, принят ли вообще в организации график отпусков.

Минимальный срок уведомления работника об отпуске — две недели.

Если вы учитель, вы можете, но не обязаны идти в отпуск во время всех каникул, если только такой отпуск не указан в графике.

Даже если на работе нечем заняться, работодатель не может заставить вас уйти в отпуск.

Если у вас есть вопрос о личных финансах, правах и законах, здоровье или образовании, пишите. На самые интересные вопросы ответят эксперты журнала.

Жизненные обстоятельства и Трудовой кодекс нередко предусматривают возможность законного отсутствия сотрудника на работе в течение длительного времени. Например, работник пребывает в очередном отпуске, проходит плановое обучение, надолго заболел или уехал в долгую командировку – все это время он не может выполнять свои основные обязанности. Однако, далеко не всегда работа может быть просто оставлена на означенное время, чаще ее прекращение нерентабельно, и тогда сотруднику необходима временная замена.

• Как оформить ВРИО ­– временное исполнение обязанностей отсутствующего на законных основаниях работника?
• Каким образом оплачивается такая деятельность?
• Какие моменты не стоит упускать из виду?

Рассмотрим ниже все эти вопросы, а также поможем в составлении соответствующего приказа.

Можно ли заключать срочный трудовой договор на время исполнения обязанностей отсутствующего работника?

Что говорит закон о замене временно отсутствующего работника

Основными законодательными актами, регулирующими кадровый вопрос на время отпусков и других причин не присутствия на работе, являются Трудовой Кодекс РФ и специальные акты, такие как разъяснения Минтруда.

Вопрос: Работник, который помимо основной работы выполняет работу по вакантной должности в порядке совмещения, с письменного согласия привлекается к работе в выходной или нерабочий праздничный день по основной должности. Учитывается ли доплата за совмещение должностей при оплате работы в выходной и нерабочий праздничный день? Посмотреть ответ

В Трудовом кодексе эта проблема рассматривается в следующих статьях:

• ст. 60.2 – процедура совмещения должностей;
• ст. 72.2 – временное замещение работников;
• ст. 74 – возможность работодателя перевести одного сотрудника на должность другого на время;
• ст. 149 – оплата труда, когда условия отличаются от обычных;
• ст. 155 – доплата за совмещение в рамках одной организации.

Вопрос: Правомерно ли установить работнику в качестве компенсации за совмещение должностей не денежную доплату, а иные виды компенсации (например, предоставление дополнительных дней отдыха либо оплату в неденежной форме)? Если нет, то каков минимальный размер такой доплаты? Посмотреть ответ

Письма Минтруда РФ вносят ясность в определения совмещения, замещения и расширения круга обязанностей.

Перевод на временную работу

Итак, под временным переводом работника понимается временное изменение трудовой функции или структурного подразделения. При временном переводе за работником сохраняется его прежнее место работы.

В силу ч. 1 сотрудник может быть временно переведен на другую работу у того же работодателя по соглашению сторон, заключаемому в письменной форме на срок до одного года. Если перевод осуществляется для замещения временно отсутствующего работника, за которым в соответствии с законом сохраняется место работы, – срок перевода закончится с выходом этого работника на работу.

Предложить перевод может и сам сотрудник, когда, например, освобождается другая должность в том же подразделении либо должность в другом подразделении. Как правило, при этом изъявляется желание перевестись на постоянной основе. Если работодатель не возражает, сотрудника переводят. Однако Трудовым кодексом установлены случаи, когда работнику полагается временный перевод на другую должность в силу определенных причин и работодатель не может ему отказать.

В соответствии со такие гарантии перевода на временную работу предоставляются:

1. Беременным женщинам, если в соответствии с медицинским заключением они не могут выполнять работу по занимаемой должности. На основании заявления беременной работодатель должен снизить ей нормы выработки, нормы обслуживания либо перевести на другую работу, исключающую воздействие неблагоприятных производственных факторов.

2. Женщинам, имеющим детей в возрасте до полутора лет, в случае невозможности выполнения ими прежней работы. Под этим следует понимать случаи, когда такая работа несовместима с кормлением ребенка и надлежащим уходом за ним либо когда такая работа имеет определенный режим рабочего времени, относится к работам с разъездным характером или удаленным от места жительства и т. п. (абз. 3 п. 22 Постановления Пленума ВС РФ от 28.01.2014 № 1 «О применении законодательства, регулирующего труд женщин, лиц с семейными обязанностями и несовершеннолетних»).

Если эти женщины переводятся на нижеоплачиваемые должности, за ними сохраняется средний заработок по прежней работе.

Тем не менее инициатором перевода на временную работу чаще является работодатель. И здесь Трудовым кодексом установлены случаи, когда:

1. Работодатель обязан предложить работнику перевод.

2. Работодатель может перевести работника без его согласия.

Случаи, когда работодатель обязан предложить временный перевод работника	Случаи, когда работодатель может временно перевести работника без его согласия
Медицинские показания согласно медицинскому заключению на срок до четырех месяцев ()	Катастрофа природного или техногенного характера, производственная авария, несчастный случай на производстве, пожар, наводнение, голод, землетрясение, эпидемия или эпизоотия и любые исключительные случаи, ставящие под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения или его части (ч. 2 )
Истечение срока действия, приостановление специального права (ч. 2 )	Простой (временная приостановка работы по причинам экономического, технологического, технического или организационного характера) (ч. 3 )
Необходимость предотвращения уничтожения или порчи имущества и замещения временно отсутствующего работника (ч. 3 )

Если работник согласно медицинскому заключению вообще не может занимать свою должность, а также если его лишили специального права, ему предлагается не перевод на временную работу, а постоянный перевод. Установлено много иных случаев, когда следует предлагать постоянный перевод. Например, при отказе работника от работы в новых условиях при изменении организационных или технологических условий труда, повлекшем изменение условий трудового договора (), сокращении численности или штата работников (ч. 2 ), несоответствии работника занимаемой должности(ч. 3 ) и др.

Обратите внимание: в случаях, когда работодатель обязан предложить работнику временный перевод согласно таблице, работник будет обязан перейти на предлагаемую должность. В противном случае работодателю придется его отстранить, поскольку он уже не может выполнять работу по занимаемой должности

В других случаях, помимо этих и перечисленных в (например, производственная необходимость), нужно согласие работника на временный перевод.

Временный перевод: как оформить

Оформление временного перевода включает следующие шаги:

1. Составление дополнительного соглашения

1. ФИО сотрудника;
2. Должность, на которую сотрудник временно переводится;
3. Сроки временного перевода;
4. Условия работы на новой должности, включая режим рабочего времени и вознаграждение;
5. Порядок возвращения на прежнюю должность после окончания временного перевода.

2. Согласование с руководителями

После составления дополнительного соглашения необходимо согласовать временный перевод с руководителями организации. Руководители должны быть ознакомлены с причинами и сроками временного перевода, а также подтвердить его целесообразность.

3. Информирование остальных сотрудников

После согласования временного перевода, необходимо информировать остальных сотрудников о произошедших изменениях. Это поможет избежать недоразумений и слухов и поддержит коммуникацию в коллективе

Важно сделать акцент на том, что временный перевод не является наказанием или причиной для беспокойства о будущем сотрудника

4. Подписание дополнительного соглашения

После согласования и информирования необходимо подписать дополнительное соглашение между работодателем и сотрудником. Обе стороны должны быть ознакомлены со всеми условиями временного перевода и принять их. Подписание дополнительного соглашения является закреплением согласия сотрудника на временный перевод и обязательствами работодателя по соблюдению условий временной работы.

5. Ведение документации

При временном переводе необходимо вести соответствующую документацию. Работодатель должен оформить приказ о временном переводе, в котором будет указана информация о сроках, должности и условиях работы на новой должности. Также необходимо вести учет рабочего времени и оплату труда сотрудника.

Следуя данным рекомендациям, вы сможете правильно оформить временный перевод сотрудника на другую должность внутри организации. Корректное оформление поможет избежать недоразумений и споров и сделает процесс перевода более прозрачным и понятным для всех сторон.

Образец заявления о приеме на работу

Заявления Работница, ушедшая в декретный отпуск на 140 или более дней, по его окончании обычно берет отпуск по уходу за ребенком до 1,5 или до 3 лет. В связи с длительным отсутствием работницы у работодателя возникает задача найти работника на время отсутствия постоянного. Заменяющий работник принимается по срочному трудовому договору, сроком окончания которого становится момент выхода на работу человека, временно отсутствующего в связи с нахождения в декретном отпуске или по уходу за ребенком.

Принимаемому человеку нужно написать заявление о приеме на работу по срочному трудовому договору в случае, если работодателя принято такое документально оформление. Заявление — документ при приеме на работу не обязательный, однако часто оформляемый.Вопрос 3. Какой размер доплаты устанавливается работнику за временное замещение коллеги, который получил листок нетрудоспособности? Ответ. Размер доплаты фиксируется в колдоговоре или ином внутреннем документе. Он может быть любой, поскольку в законодательстве нет статей, позволяющих точно определиться с суммами.

Внимание

Вопрос 4. Замещение на время болезни непосредственно сотрудника фирмы ограничивается каким-то временным отрезком или нет? Есть ли максимальный срок? Ответ

ТК не устанавливает максимальную продолжительность ни срока замещения, ни совмещения. Руководитель по согласованию с сотрудником вправе установить тот период, на протяжении которого заболевший работник официально отсутствует на своем рабочем месте.

Оформление замещения на время больничного – процесс необходимый и несложный.